淺談新形勢下的檔案管理工作

文/常州市金壇區(qū)物價局　史曉仙

淺談新形勢下的檔案管理工作

文/常州市金壇區(qū)物價局史曉仙

在不斷發(fā)展進步的社會中，檔案管理工作也要與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理模式和制度。本文分析了檔案管理工作的重要性和目前檔案管理工作存在的問題，并提出了在新形勢下規(guī)范檔案管理工作的策略。

新形勢；檔案管理工作；問題；策略

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是企業(yè)或單位部門工作的重要組成部分，儲存著企業(yè)單位和人員的信息，記錄著企業(yè)單位的發(fā)展過程。檔案管理工作的規(guī)范化，可以為企業(yè)管理者提供詳細全面的信息，了解企業(yè)單位在各個階段的發(fā)展狀況，有利于企業(yè)制定正確全面的發(fā)展規(guī)劃。檔案記錄著企業(yè)和單位的成功經驗和失敗的教訓，為企業(yè)單位今后的發(fā)展提供借鑒，有利于決策者做出正確的決策。檔案能夠給人們提供準確的參考信息，記錄著企業(yè)和單位的變遷，是企業(yè)文化傳承的主要載體，真實反映企業(yè)和單位的實際情況。規(guī)范的檔案管理工作不僅對企業(yè)和單位有重要意義，而且對社會的意義也很重大。

二、目前檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理不重視，管理人員素質低。許多單位或企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作不重要，只是簡單的信息錄入和管理。許多單位或企業(yè)的檔案管理人員的素質不高，職業(yè)素養(yǎng)較差，沒有責任意識。許多檔案管理工作人員并不具備相關的專業(yè)知識，對檔案管理工作的知識了解較少，不能很好的管理檔案信息。由于檔案管理人員的知識缺乏，致使檔案信息的缺失、遺漏的現象經常出現。許多單位或企業(yè)的檔案管理人員很少有機會進行培訓，很少有機會提高自身的能力水平。

（二）管理體制不健全。許多企業(yè)和單位檔案管理的體制不健全，檔案管理人員的聘用，主觀性較強，相互監(jiān)督管理的制度不健全。在任命人員的過程中缺乏監(jiān)督，檔案管理人員的配置和數量都不合理，許多專業(yè)性的人才被分配到非專業(yè)性部門，才能無法發(fā)揮。而又有一些非專業(yè)人士被分配到專業(yè)部門，缺乏相關的知識，在其位不謀其事。有些單位的檔案管理人員冗雜，機構的設置也不合理。

（三）檔案管理工作的信息化水平較低。現代信息技術發(fā)展的十分迅速，但是許多企業(yè)和單位對檔案管理工作的信息化建設卻相對落后，有些單位檔案管理工作的硬件設備較差。大多數情況下，檔案管理工作管理人員還要靠自己去翻找需要的信息，浪費了大量的人力和物力不能利用互聯網等高科技手段提高檔案管理工作的效率。一些企業(yè)仍然依靠紙質檔案的管理方法，跟不上社會變化發(fā)展的需求，紙質化檔案管理不僅占據大量的空間，儲存的信息量也比較小，制約了檔案管理的發(fā)展。

三、規(guī)范檔案管理工作的策略

（一）提高檔案管理工作人員的素質。企業(yè)單位要招聘具有較高專業(yè)素質的檔案管理人員，擇優(yōu)錄取，定期的對檔案管理人員的檔案管理知識和操作能力進行考核。也要給在職的檔案管理人員提供培訓的機會，讓他們提高專業(yè)素質，掌握計算機檔案管理方面的知識，學會靈活的運用檔案管理軟件，提高工作效率。還要提高檔案管理人員的網絡和計算機知識，一旦出現任何問題能夠快速及時的進行修補，避免出現較大的損失。加強對檔案管理人員的教育、培訓和考核，提高檔案管理人員的工作能力和管理水平，不斷優(yōu)化檔案管理人員結構。檔案管理人員也要以身作則，規(guī)范自身的行為，嚴于律己，認真負責。

（二）提高檔案管理工作的信息化水平。現代企業(yè)和單位應利用先進的科學技術進行管理檔案工作，運用現代數字化技術和網絡技術，進行查詢檔案、管理檔案等各種工作。可以充分的利用互聯網更加快捷方便的管理檔案，學習其他企業(yè)和單位先進的檔案管理經驗，實現網絡資源共享。利用高水平的信息化管理方式來提高檔案管理工作的效率，還可以開發(fā)用于檔案管理的軟件，實現檔案信息管理的智能化。利用先進的技術完善檔案管理資源的科學配置，建立數字化的管理數據庫系統(tǒng)，全面地總結和歸納數據。企業(yè)單位要采用先進的檔案管理技術，完善硬件設備，用信息化手段完成檔案的收集、整理、管理、查詢等過程。

（三）創(chuàng)新檔案服務工作模式。新形勢下，檔案的管理工作要與檔案服務工作銜接，樹立以人為本的理念，提高檔案服務質量。建立完善的用戶資料檔案，了解用戶的分類和不同的需求，并以此建立不同的服務模式。要經常檢查檔案的完整性，制定開放的檔案目錄，定期刊發(fā)，使用戶能詳細的清楚所需的檔案信息。同時也要創(chuàng)新檔案的管理體制，提高檔案管理工作的質量和水平，給予一定的資金投入，科學地配置人力和物力資源，提高檔案管理工作人員的積極性和主動性。

四、結論

在新形勢下，檔案的管理工作要適應時代發(fā)展的需求，提高對檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作的信息化水平，這不僅利于企業(yè)、單位自身的發(fā)展，也會對社會的整體發(fā)展做貢獻。

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