談企業(yè)檔案信息的增值方式

文/中國(guó)民用航空局檔案館 段志飛

企業(yè)檔案信息資源是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的并最終存儲(chǔ)于企業(yè)檔案載體之上的或作為檔案信息保存的一切信息資源的總和。從內(nèi)容上，既包括企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、流通及服務(wù)性活動(dòng)中形成的產(chǎn)品信息、科技信息、會(huì)計(jì)信息，又包括企業(yè)在黨政領(lǐng)導(dǎo)、政治生活及行政管理等活動(dòng)中形成的行政管理信息、人事信息等；從來(lái)源上來(lái)看，既包括來(lái)源于上級(jí)部門(mén)的關(guān)于企業(yè)的信息、來(lái)源于其他企業(yè)的各種信息和企業(yè)的內(nèi)部產(chǎn)生的信息。企業(yè)檔案信息資源既表現(xiàn)出信息資源的一般特征，如價(jià)值性、有序性、共享性等，同時(shí)又與企業(yè)的最終目的與使命結(jié)合在一起，也表現(xiàn)出競(jìng)爭(zhēng)性、排他性、注重利潤(rùn)性等特征。企業(yè)檔案是企業(yè)的核心資源，對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)以實(shí)現(xiàn)其增值，會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

一、企業(yè)檔案信息增值的含義

信息增值一般可以指信息在量、質(zhì)及價(jià)值上的增加。包括以下三層意思：一是信息在量上的增值。主要表現(xiàn)在信息加工、處理、交流、傳遞、利用等信息過(guò)程中信息量的變化。二是信息在質(zhì)上的增值。即信息滿足其使用者需要程度的大小。三是信息價(jià)值、使用價(jià)值上的增值。信息成為商品便具有使用價(jià)值和價(jià)值。信息在以上三個(gè)層面的增值,共同影響了信息的最終價(jià)值。

因此，企業(yè)檔案信息增值表現(xiàn)為企業(yè)檔案信息資源在數(shù)量上的增加、滿足用戶需求程度的增大和效用的提高。其過(guò)程是根據(jù)企業(yè)或市場(chǎng)的需要，以企業(yè)檔案信息資源為中心，并適當(dāng)聚合其他相關(guān)資源，如政策法律信息、行業(yè)環(huán)境分析信息等，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行整合與開(kāi)發(fā)，形成帶有一定價(jià)值和知識(shí)性的檔案信息產(chǎn)品。在這個(gè)過(guò)程中，檔案信息資源的數(shù)量是基礎(chǔ)，只有在占有一定數(shù)量檔案信息資源的基礎(chǔ)上，才可以對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步滿足用戶需求，提高檔案信息資源的效用。三者的關(guān)系如圖1所示：

圖1

二、企業(yè)檔案信息的增值方式

企業(yè)檔案工作主要涉及檔案的接收、整理、保管、提供利用等，在這一過(guò)程中，同時(shí)伴隨著檔案信息的序化，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的增值。因此，檔案信息的增值是通過(guò)檔案信息的有序化整流來(lái)實(shí)現(xiàn)的。首先要進(jìn)行信息的積累，然后經(jīng)過(guò)整理、分析、綜合等加工才有可能成為高質(zhì)量的信息，從而通過(guò)信息服務(wù)者的傳遞、信息用戶的接收、利用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的增長(zhǎng)。因此，信息的加工經(jīng)歷了以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：信息的來(lái)源→采集加工（整流）→積累→傳遞→利用，構(gòu)成企業(yè)檔案信息的增值鏈。如圖2所示：

圖2

（一）企業(yè)檔案信息在收集過(guò)程中的增值。檔案信息的收集過(guò)程也就是檔案信息數(shù)量的增長(zhǎng)過(guò)程，即信息增值中“量”的增加。檔案信息的收集是企業(yè)檔案工作的基本任務(wù)，豐富的檔案信息也是實(shí)現(xiàn)信息增值的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案信息數(shù)量除了與企業(yè)本身的性質(zhì)及活動(dòng)有關(guān)，企業(yè)檔案部門(mén)也可以發(fā)揮主動(dòng)性，通過(guò)適當(dāng)方式，促進(jìn)檔案信息的增長(zhǎng)。具體方式有：第一，擴(kuò)大企業(yè)檔案的收集范圍。企業(yè)檔案的收集范圍大體上涉及文書(shū)、科技、財(cái)會(huì)、設(shè)備、經(jīng)營(yíng)等。隨著企業(yè)自主性和創(chuàng)新能力的提高，應(yīng)著重加強(qiáng)對(duì)經(jīng)營(yíng)檔案和科技檔案的收集。第二，適當(dāng)收集其他可作為檔案保存的資料。這里所說(shuō)的可作為檔案保存的資料主要包括：直接服務(wù)于企業(yè)決策、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)的資料、企業(yè)通過(guò)科技成果轉(zhuǎn)讓得到的技術(shù)資料、通過(guò)一定渠道獲知的具有競(jìng)爭(zhēng)性的獨(dú)占情報(bào)信息等。

（二）企業(yè)檔案信息在加工過(guò)程中的增值。信息加工是實(shí)現(xiàn)信息增值的核心，包括了信息的序化和深度加工，并最終形成信息產(chǎn)品。對(duì)于企業(yè)檔案信息來(lái)說(shuō)，其加工過(guò)程涉及以下方面：1.檔案信息的分類。即根據(jù)企業(yè)檔案分類方案，確定檔案所屬類別，保持檔案的同源性或同質(zhì)性。2.檔案信息的檢索。主要是指檔案信息檢索工具的編制。3.檔案信息統(tǒng)計(jì)。用統(tǒng)計(jì)數(shù)字或圖表的方式按一定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)顯示。4.檔案編研。

根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，從檔案中選取相關(guān)內(nèi)容，編研加工形成各種專題材料。這是企業(yè)檔案信息增值的主要方式。

(三)企業(yè)檔案信息在積累過(guò)程中的增值。信息積累確定信息的最終存在形式，目標(biāo)是將檔案信息增值的成果進(jìn)行保存和安全管理，保證信息產(chǎn)品的及時(shí)、高效地交流與傳遞。對(duì)于企業(yè)檔案信息來(lái)說(shuō)，檔案信息和信息產(chǎn)品可以以傳統(tǒng)方式進(jìn)行保存，也可以存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)、光盤(pán)等新型載體上，同時(shí)，檔案信息也可以體現(xiàn)在企業(yè)的圖書(shū)、期刊、快報(bào)等形式中。

（四）企業(yè)檔案信息在傳遞過(guò)程中的增值。由于信息資源在時(shí)間和空間上分布不均，形成用戶利用信息資源的時(shí)空障礙。隨著信息資源的豐富，越來(lái)越多的用戶要求獲得這些資源和服務(wù)時(shí)，信息傳遞功能就變得非常重要。企業(yè)檔案信息對(duì)于企業(yè)外部來(lái)說(shuō)具有排他性和獨(dú)占性，更加劇了信息分布的不均衡性。企業(yè)檔案信息在傳遞過(guò)程中增值主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是傳遞方式的增加。企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)加快信息傳遞。二是傳遞范圍的擴(kuò)大。即企業(yè)檔案信息除了作用于企業(yè)內(nèi)部，還可以擴(kuò)大到企業(yè)外部。

（五）企業(yè)檔案信息在利用過(guò)程中的增值。信息利用是實(shí)現(xiàn)信息增值的最終環(huán)節(jié)，也是檢驗(yàn)信息或信息產(chǎn)品質(zhì)量和價(jià)值的最終標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息和信息產(chǎn)品能否滿足利用者的需要，一方面取決于信息的質(zhì)量，另一方面也取決于利用者的信息需求和素質(zhì)。

[1] 尚真.企業(yè)檔案信息資源管理理念與模式初探[J].蘭臺(tái)世界,2007(4):16-17.

[2] 王丙炎.論信息增值和圖書(shū)館信息增值服務(wù)[D].湖南:湘潭大學(xué),2006.

[3] 紀(jì)曉華.企業(yè)檔案的收集與整理[DB/OL].http://www.bianjibu.net/post/1120.html.2009-06-21.