事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法

張曉偉

吉林省洮南市干部檔案室，吉林洮南 137100

事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法

張曉偉

吉林省洮南市干部檔案室，吉林洮南 137100

近年來，隨著現代化社會發展水平的不斷提升以及科學技術的進步發展，我國的檔案信息化管理水平也日益提升。由于，我國事業單位在檔案管理信息化管理方面仍然存在著諸多問題，嚴重影響著檔案管理工作的順利開展。因此，在事業單位檔案的管理工作中，應高度重視信息化建設。本文就事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題以及相關方法展開詳細論述。

事業單位；檔案管理；信息化建設；問題；方法

現階段，隨著我國社會科學技術的進步與發展，事業單位在檔案上的數量以及管理需求也在不斷增加，這一系列因素都在一定程度上促使事業單位的檔案管理形式發生了較為深刻的變化。近年來，我國事業單位的檔案管理信息化模式屬于新型檔案管理模式，然而在實際應用過程中或多或少會出現一些問題。因此，事業單位檔案管理的相關人員要清晰認識到信息化建設中出現的問題，并采取有效方法進行改進。

1 事業單位信息化檔案管理中存在的常見問題

1.1 檔案信息化建設期間針對性不強

現階段，我國部分事業單位已經推行了無紙化辦公，有效設立信息化平臺，逐步將檔案信息放置到該平臺中，從而使事業單位每一位員工都可以在信息化平臺上找到自己的信息檔案。這種平臺支持下，事業單位的檔案管理不僅可以充分利用相關資源，還可以大大節省文件材料查詢時間。然而，盡管檔案信息化可以在一定程度上提升管理工作效率，但是并不是所有軟件都可以適應事業單位檔案管理[1]。通常情況下，大多數軟件都能夠適用于相應的文書檔案，但是在科技檔案管理應用方面的適應性卻相對較差，因此難以得到全面利用，效果不理想。此外，部分事業單位盡管已經使用了局域網，其所有電子文件都能夠儲存到資料庫中，且該事業單位的全體員工都可以根據各自權限來讀取相關文件，擴大了溝通渠道，卻存在相對嚴重的管理不善問題，不能明確規定相關的電子文件儲存位置，還有部分員工僅僅將文件存放在本機，進而導致檔案查找不便。

1.2 檔案信息化建設安全性問題不能得到有效解決

現階段，事業單位當中的部分檔案資料與普通檔案資料之間存在著較大差異，有可能會涉及到國家機密，所以在實際信息化處理過程中，必須要高度重視文件資料的科學化存放以及安全化管理。而且每個事業單位信息化建設期間，應切實確保涉密資料安全化管理。然而，目前我國部分事業單位檔案管理工作中嚴重忽視了涉密資料的安全問題，進而威脅到了相關信息的安全性，一般表現在對相關公開信息資料在審查程序方面控制不嚴，還有部分涉密計算機使用了外網瀏覽網頁，非常容易造成黑客竊密[2]。所以，事業單位必須要嚴格根據相關的規范化規定對其檔案資料進行科學化管理與合理化公開，保證機密資料信息的安全化。

1.3 事業單位檔案管理人員綜合素質水平相對較低

目前，在現代化市場經濟快速發展的背景條件下，人們往往更加向往自由選擇職業，并對相關有活力單位比較感興趣。相反，一些平淡無奇崗位往往難以留住大學畢業生，從某種程度上講，事業單位檔案管理工作崗位就平淡無奇，沒有較大的吸引力，進而使事業單位檔案管理工作中的相關工作人員大部分都是實踐經驗相對缺乏或者是流動性相對較大的人員，直接對檔案整理工作以及檔案記錄產生了嚴重不利影響，最終造成檔案管理工作的混亂不堪，甚至存在丟失事業單位相關檔案文件的現象發生[3]。所以，事業單位相關管理人員應高度重視檔案管理工作，為其配置優秀人員，最大限度充實檔案管理的建設隊伍。

2 事業單位在檔案管理工作中信息化建設的方法分析

2.1 建立健全規范化的事業單位檔案管理制度

在我國國情背景下，事業單位屬于特殊單位，其檔案管理部門則處在邊緣化情況下，相關國家法律法規針對事業單位檔案管理有著非常明確的規定。所以，目前事業單位在檔案管理信息化管理工作上必須要在標準化法律法規允許之下開展，換言之，信息化檔案管理應受到一定的法律與法規約束，進而使其做到有章可循以及有法可依。此外，不同性質事業單位應根據自身情況，合理制定規范化的事業單位資料檔案管理制度體系，然后加強對相關工作人員的定期培訓，強化內部約束[4]。

2.2 完善事業單位信息化檔案管理的監督制度

從專業化角度出發，可行性較強的檔案管理監督制度能夠確保事業單位在檔案管理信息化開展期間得到有效制約以及監督，并確保其監督過程在合法范圍內。相對完善的檔案監督制度還能夠在一定程度上充分調動檔案管理人員的實際

工作積極性以及工作主動性，進一步培養其創新意識，有效保障事業單位檔案資料在信息化建設過程中的安全。我國事業單位必須要充分利用內部監督以及外部監督，并將兩者進行有機結合，做到相互補充以及相互合作，從而及時發現檔案信息化建設期間所存在的安全隱患[5]。然后對錯誤行為進行及時合理糾正，有效建設高效化以及安全化的事業單位信息化管理系統。

2.3 加強事業單位在檔案管理中信息化設備管理

事業單位的檔案工作屬于系統性相對較強的工作，其收集環節、保管環節以及利用環節都是非常重要的，而且每一個環節相互之間緊緊相扣。因此，事業單位的檔案裝備必須要齊全以及充足，能夠完全符合規范化要求，其不同門類以及不同載體資料在存放方面要做到有序化以及科學化，不僅要便于日常查找，還應保證在發生突發事件的時候可以得到及時搶救。此外，檔案管理相關人員要大力推進全文數據庫以及多媒體數據庫的快速建設，部分有條件事業單位還可以借助接收電子檔案，來實現各類型檔案管理的數字化錄入以及數字化管理，做到全文信息檔案電子化查詢，從根本上提升服務效率以及服務質量水平。

2.4 提升檔案管理人員素質水平

為了提升檔案管理的信息化建設水平，首先要使檔案管理人員熟練掌握信息化管理技能，加強信息化人才的培養，從而提升相關人員的綜合素質水平。具體來說，事業單位應增加對工作人員定期或者是不定期的培訓次數，不斷改變傳統形式的檔案管理結構以及管理方式，創新管理模式，全面增強檔案管理工作人員的服務能力與業務能力。

3 結論

總而言之，事業單位的檔案信息化管理工作是一項專業性以及復雜性都相對較強的工作，直接關系到事業單位檔案管理工作的順利開展，影響事業單位信息化水平的提升。因此，事業單位在檔案管理信息化建設過程中，可以通過健全檔案管理制度、完善監督制度、加強信息化設備管理以及提升人員素質水平等措施，推動檔案管理信息化建設的健康發展。

[1]斯琴高娃.事業單位檔案管理信息化建設初探[J].辦公室業務，2014（3）：174.

[2]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[3]朱紅艷.事業單位檔案管理信息化建設的相關問題分析[J].赤子（上中旬），2015（21）：203.

[4]馮維茜.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].東方企業文化，2015（15）：81.

[5]吳曉麗.關于事業單位檔案信息化建設有關問題的思考[J].黑龍江檔案，2015（04）：104.

G2

A

1674-6708（2015）150-0142-02