淺談內部信息傳遞控制在企業內部控制中的重要性

張慧卿

（山東經貿職業學院會計系，山東 濰坊 261011）

信息資源是一個企業賴以生存的重要因素之一，它貫穿于企業進行管理決策、控制及日常運作的整個過程。信息的有效溝通和傳遞為企業內部控制活動的實施提供可靠的前提和保障。財政部等五部委專門制定了《企業內部控制應用指引第17號——內部信息傳遞》，以促進企業信息傳遞制度的建立，保障生產經營管理信息在內部各管理層級之間的有效溝通和充分利用。

一、內部信息傳遞控制概述

企業所需的信息主要是指能夠反映企業生產運營狀況，并為企業的決策與控制以及日常運營管理提供支持的資源。信息在企業內部進行有目的地傳遞，對于制定與實施企業發展戰略、識別與防控風險、保證企業生產經營有序運行具有重要作用。

企業內部信息的傳遞，是服務于企業生產經營管理決策，因此，內部信息傳遞的對象僅限于企業內部的管理層。企業內部管理層按照職責與權限一般分為高層管理者、中層管理者和基層管理者三類。每層管理者由于權限與職責不同，其所需要的信息和所應知悉的信息也有所不同。高層管理人員需要大量內部和外部的，與組織未來發展有關的信息；中層管理人員需要來自本部門以及相關部門的大量內部信息，以及少量的與業務相關的、關乎組織未來的外部信息；基層管理人員更多需要來自操作層和本部門的內部信息，對與組織未來相關的信息需求較少。

信息貫穿于整個管理決策與控制過程的始終，企業各職能部門在履行各自職責分工時，都需要進行信息收集、分析、使用和傳遞，進行決策與控制。這就導致了有的部門既是信息供應者又是信息處理者和使用者。眾多部門參與內部信息傳遞，既可能發生重復勞動，浪費人力資源，又可能使部門信息稱為“孤島”，不能為其他部門所共享，還有可能“各自為政”，影響企業信息化水平的提高。因此有必要建立比較完善的內部信息傳遞體系。目前比較完善、應用也比較廣泛的內部信息傳遞體系是矩陣式內部信息傳遞體系，該體系強調各部門協調配合，明確各部門的信息管理職責，統一管理、分級負責、分工協作。在部門設置上，針對信息管理需求，設立信息化管理委員會、信息中心以及總經理辦公室，分別履行不同職責，更好的完成內部信息的傳遞。

二、內部信息傳遞流程與主要風險

（一）內部信息傳遞流程

內部信息傳遞是企業內部各管理層級之間通過內部報告形式傳遞生產經營管理信息的過程。內部信息傳遞流程要根據企業生產經營的特點、組織架構、職責分工而定。一般來說，內部信息傳遞可以分為內部報告形成、內部報告使用和內部報告考評三個階段，包括內部報告需求調研分析、設置內部報告指標體系、收集信息、整理分析信息、編制內部報告、審核內部報告、內部報告的流轉、使用內部報告、評估內部報告、績效評價與獎懲十個環節。各項內容之間相互關聯、相互作用、相互銜接，并周而復始地循環，從而實現對企業所有經濟活動的科學管理與有效控制。

（二）內部信息傳遞的主要風險

企業進行內部信息傳遞至少應該關注以下三項主要風險：

1.內部報告系統缺失、功能不健全、內容不完整，可能影響生產經營有序運行。通過內部報告的傳遞，滿足企業決策與控制需要，從而使得企業內外部資源進行有效整合,促進企業生產經營活動的有序運行。如果內部報告系統缺失、不健全、內容不完整，企業管理者就無法充分獲取所需要的相關信息，企業的資源配置將失去信息支持，企業管理所具有的計劃、組織、指揮、協調與控制功能將無法實現，企業的機遇將會喪失，企業生產經營的有序運行可能會受到影響。

2.內部信息傳遞不通暢、不及時，可能導致決策失誤、相關政策措施難以落實。在日趨激烈的競爭環境中，能否及時作出準確、恰當的決策對企業的發展甚至存亡至關重要。這就要求內部信息順暢、及時地進行傳遞，保證相關決策人員及時獲取所需的信息并對信息進行處理和利用。如果企業政策措施落實過程中相關信息的傳遞和反饋受阻，必然影響控制的效果，相關政策措施就難以落實。

3.內部信息傳遞中泄露商業秘密，可能削弱企業核心競爭力。內部信息一旦泄露，就可能被競爭對手利用，削弱自身的核心競爭力，從而導致企業喪失相對競爭優勢，或者喪失機遇。

三、內部信息傳遞的控制措施

為了讓信息在企業內部更安全、快速、有效的傳遞，合理的規避風險，應當從信息傳遞的各個環節都進行適當的控制，保證信息傳遞的質量。具體來說，可以從以下幾個方面進行控制。

（一）內部報告指標體系設置

內部報告指標體系設置是內部信息傳遞的起點，也是內部信息傳遞的關鍵環節。因此，在設置指標體系時要根據發展戰略、風險控制和業績考核要求，合理設置關鍵信息指標和輔助信息指標，并及時進行補充和完善。這就要求在設置指標體系時，要進行深入的信息需求分析，同時與全面預算相結合，使指標的設置符合企業整體利益，滿足企業長期發展以及戰略管理的需要，實現資源的有效配置和管理的協同效應。逐步建立內部報告指標動態調整機制，及時調整和完善內部報告指標體系。

（二）信息收集環節

信息的收集貫穿于整個生產經營活動過程的始終，有助于企業隨時掌握市場情況、政策變化等，因此信息的收集要準確、適用、及時、經濟。這就要求在此環節，首先要制定切實可行的收集計劃，按照信息收集的目的和要求設計出合理的收集提綱和表格，按不相容職務相互分離的原則安排專門人員對信息進行審核和鑒別，以調查報告、數據圖表等形式把獲得的信息整理出來，進行對比分析和評價，保證信息質量。

（三）內部報告編制環節

收集的信息要形成高質量的內部報告，為企業的戰略規劃、前景預測等提供重要的分析指導和保障，因此報告要盡量客觀準確、簡潔易懂、及時有效。為此，在編制報告環節首先要對收集的信息進行適度的加工，去偽存真、去粗存精，使信息簡明扼要、條理清晰。讓企業不同層級的管理人員合理的參與報告的編制，從而明確信息使用者的需求，形成準確、適用的報告。最后，應當委派專門人員對其傳遞過程進行復核，確保信息正確的傳遞給使用者。

（四）內部信息傳遞環節

內部信息傳遞是信息資源價值得以實現的重要條件。報告形成以后，要及時、有效、安全的進行傳遞，明確傳遞對象，有選擇性和針對性的傳遞到需要的用戶手中。因此，企業可根據信息的重要性、內容等特征，確定流轉環節，明確傳遞責任和傳遞方式、規定傳遞時限、界定查閱權限，對內部報告的流轉應做好記錄，出現問題及時查明原因，做出處理，充分利用信息技術，選擇恰當的信息傳遞方式，建立用戶身份識別，關鍵流程中設置適當的職權分離，加強管控，確保信息安全。

（五）內部報告使用環節

能夠充分發揮信息的作用，信息的傳遞才有意義。在報告的使用環節，要保障信息使用的充分、有效、及時、保密。因此，企業可以通過效益指標的考核，間接促使企業管理層充分利用相關信息。完善監督機制，明確風險防范責任，發揮信息反饋作用。嚴格內部報告保密制度，建立內部報告保管制度。

（六）內部報告評估環節

內部報告的評估是企業內部信息傳遞的最后一個環節，是對內部報告從形成到使用整個過程的綜合評價。如果缺少了評估環節，可能導致各種程序和相關制度得不到執行和遵守，內部信息傳遞體系的建設就會流于形式。因此，建立科學合理的內部報告的評估制度，定期組織對內部報告的形成和使用情況進行全面評估，重點關注內部報告的及時性、安全性和有效性。對制定的評估制度要嚴格執行，嚴格獎懲機制，發現問題的，及時修訂和完善。

（七）反舞弊環節

如果企業中存在舞弊問題，可能導致整個內部信息的傳遞流于形式，或者產生虛假信息，而使企業受到損失。舞弊可能發生的領域包括虛假財務報告、侵占資產、不恰當的關聯方交易、貪污等。企業應當建立可行的反舞弊機制，堅持懲防并舉、重在預防，建立舉報監督機制，并充分發揮審計委員會信訪、內部審計、監察等職能，建立反舞弊情況通報制度和舉報人保護等制度并切實的貫徹落實。

信息在企業內部進行安全、有效、及時地傳遞，對于制定與實施企業發展戰略、識別與防控風險、保證企業生產經營有序運行具有重要作用。因此，應將內部信息傳遞控制作為企業內部控制的一項重點工作，引起足夠的重視，確保企業所需信息能夠順利傳遞，為企業創造價值。