淮安高等院校檔案信息化建設

劉 瑛

（淮陰師范學院，江蘇淮安，22233000011）

淮安地處蘇北，高等教育相對薄弱，但淮安高校檔案管理工作的信息化建設在1990年代初就開始起步，經過20年的發展，淮安高校的檔案管理水平正在突飛猛進地發展，逐漸縮短與蘇南高校的差距。

一、淮安高校檔案信息化建設基本情況

1.積極探索開展計算機管理檔案的新途徑。

淮安高校的計算機管理檔案工作最早始于1995年，當時淮陰師范專科學校（現淮陰師范學院）使用由南京大學開發研制的南大之星的單機版。起初，只是對檔案文件目錄進行著錄和輸入工作，實行簡單的目錄級查詢。隨著技術水平的不斷發展，單機版發展為網絡版，由簡單的查詢功能延伸至全文檢索、聲像、電子、辦公自動化等一體化管理。進入21世紀，隨著學校合并、升格、擴張，計算機管理手段的廣泛應用，各校也紛紛購置相應檔案管理系統，利用現代化手段管理學校檔案，為以后信息聯網做準備。

在上級和當地主管部門的指導下，為了加快計算機在高校檔案部門的推廣應用步伐，各學校經常組織檔案人員到自動化程度較高的淮陰師范學院、淮陰工學院進行學習，淮安地區大中專協作組成員單位每兩年舉辦一次深入交流學習活動，取長補短，互通有無，大大促進了全市高校檔案基礎管理和計算機管理水平的提高。有條件的學校跟隨市檔案局外出考察先進地區計算機管理檔案工作，協作組成員單位積極參加國家、省、市舉辦的計算機應用技術的培訓。近5年來，協作組內7所高校共參加省市各類上崗培訓、學習、交流等活動52次，學習236課時，培訓123人次，大大提高了檔案管理人員的業務水平和專業程度，淮安高校檔案管理水平邁上一個新的臺階。

2.加快淮安高校檔案信息數據庫建設進程。

實現檔案信息化建設的基礎工作是加快和完善檔案信息數據庫建設，這也是邁向檔案管理現代化的必要條件。加大技術資金的投入后，各個學校加速開展檔案數據庫建設工作，淮安地區大中專協作組內幾所院校先后建立起文件級檔案目錄數據庫和案卷級目錄數據庫等15種，其中淮陰師范學院、淮陰工學院、江蘇省食品職業技術學院、江蘇省信息職業技術學院、江蘇省財經職業技術學院5所高校建有重要的檔案全文數據庫、聲像檔案數據庫、實物檔案數據庫、榮譽檔案數據庫等6種數據庫。與此同時，各個學校也在加緊各類數據的錄入工作。截至2014年12月，淮安地區大中專協作組內各校已存有各類檔案目錄68萬條，全文掃描輸入系統管理數據185萬頁，聲像數碼電子照片6萬多條，掃描紙質照片檔案8655張。另外，除了中專校外，其余5所大學還設有專業機構存放大量的聲像檔案資料，例如信息中心、現代教育技術中心、多媒體演播室等，并建有專門的多媒體數據庫，刻錄VCD光盤1260多張，改善了館藏結構，豐富了館藏內容。

目前，淮安市各大中專院校建立的檔案信息數據庫已經發揮了作用。80%的學校已使用檔案管理網絡系統對全校的檔案進行網絡化管理，配備了相應的服務器、高速掃描儀、復印機、防磁柜等專業配套設施，并已實現網絡化查借閱、電子傳輸、PDF打印等功能。其中淮陰師范學院已經實現100%的學歷學籍類永久檔案全文掃描，80%長期檔案實現數字化。而使用單機版的其他學校也完成大部分存量檔案的目錄級管理，并能實現計算機檢索查詢功能，對內外提供服務，查全率、查準率達到95%以上，從檢索到調出檔案不超過3分鐘，已輸入的全文和照片檔案可直接打印輸出。其他幾所中專校也已建立數據庫并開始使用，初步實現了檔案利用的計算機檢索、查詢、統計、打印輸出。

3.各校積極創建檔案信息網站，建立檔案館（室）內部局域網。

檔案信息網站的建立可以有效地擴大服務范圍和實現遠程化服務方式。隨著數字化檔案館（室）的建立，為了擴大與外界的合作與交流，實現檔案信息資源共享，充分發揮檔案信息網絡的宣傳與指導作用，在市檔案局的指導下，淮陰師范學院于2012年12月開通檔案信息網，網站設有檔案館概況、館藏介紹、制度規范、業務指導、工作動態、百年校史、蘭臺內外、下載中心等欄目，以文字、圖片、視頻等形式從不同角度向校內外宣傳學校檔案工作的信息動態，展現學校在檔案管理方面取得的成就。同時，通過網站還可以登錄學校的檔案管理系統，方便于學校內部檔案管理人員使用系統。在下載中心，學校已逐步將館藏全宗目錄、館藏珍貴檔案、館藏資料等上網，供利用者下載使用，讓社會各界及不同地域的人不出家門，即可從網上查詢，得到了廣大畢業生、社會人士的普遍歡迎，截至目前，訪問該網站人數已達2萬人次。淮陰工學院檔案網站在2013年也逐步開通，其他學校也在積極地創建各類宣傳檔案的網頁。學校檔案網站的建立，向全社會宣傳了淮安高校檔案工作所取得的成績和發展動態，淮安高校檔案工作在全省的知名度有了明顯的提高。

二、淮安高校檔案信息化建設發展策略

1.推進高校檔案管理信息化。

檔案工作必然要加快步伐，運用現代化信息技術改造傳統的檔案管理工作，實現檔案管理和利用的數字化、網絡化。要從檔案事業的各個發展階段和具體環節入手，針對檔案工作過程中遇到的一系列難題，不斷發現新情況，及時解決新問題，形成新認識。

2.淮安大學的成立將推動檔案信息資源的整合。

2014年8月，先后經江蘇省教育廳、江蘇省政府同意，淮陰師范學院和淮陰工學院正式籌建淮安大學。淮安大學的成立意味著淮安終于有一所文理兼具的綜合性大學。兩所學校都是有悠久的歷史底蘊，為淮安乃至蘇北地區培養了大量的中小學師資教育力量以及具有專業技術能力的理工類人才，為淮安地區、蘇北地區的發展儲備了智力資源。兩所學校相似的建校歷史以及規模，為淮安大學的成立奠定了穩定的基礎。檔案機構成立的時間也相同，檔案庫藏的種類、管理模式、館藏數量等都非常接近，這也為日后淮安大學成立綜合性檔案館提供了堅實的基礎。

3.積極探索高校檔案館（室）創新人才的培養新途徑。

隨著科技的快速發展，高校檔案事業的發展迫切需要創新型人才，以適應高校發展的客觀需要，滿足高等教育自身發展的內在要求。作為高校檔案部門應該拓展思路，設法有效吸引、培養、用好專業人才特別是復合型人才（同時具有檔案與計算機雙技能）。人才是檔案管理活動中的主導因素，作為檔案管理部門應該注重培養具有“一專多能”基本素質結構的復合型人才，充實高校檔案管理隊伍，提升高校檔案管理的現代化水平。

2011年8月，江蘇省委省政府正式出臺《關于加快淮安蘇北重要中心城市建設的意見》，將支持淮安加快蘇北重要中心城市建設上升為重要的省級戰略。淮安高校檔案機構也應該為蘇北重要中心城市的確立，貢獻自己的力量。

淮陰師范學院