大型活動(dòng)檔案管理工作實(shí)踐與思考

傅小雨

（南京市檔案局，江蘇南京，210019）

隨著經(jīng)濟(jì)文化水平的進(jìn)一步提升，我國(guó)舉辦的國(guó)際大型活動(dòng)也日趨增多。本人有幸全程參加了南京青奧會(huì)的籌辦、舉辦、總結(jié)收尾，以及南京亞青會(huì)的申辦、籌辦及舉辦工作，親歷了兩個(gè)國(guó)際性大型活動(dòng)的檔案管理和指導(dǎo)，其間考察學(xué)習(xí)了北京奧運(yùn)會(huì)、廣州亞運(yùn)會(huì)、深圳大運(yùn)會(huì)的檔案管理工作，對(duì)于大型活動(dòng)的檔案管理工作的艱巨性和復(fù)雜性深有感觸，在此撰文與大家探討。

一、大型活動(dòng)檔案工作的特點(diǎn)

（一）周期長(zhǎng)

大型活動(dòng)尤其是國(guó)際性賽會(huì)一般分申辦、籌辦、舉辦、清算等階段，時(shí)間跨度比較長(zhǎng)。南京青奧會(huì)從2009年開(kāi)始申辦，2010年2月申辦成功，2014年8月成功舉辦，2015年結(jié)束，時(shí)間跨度為7年；亞青會(huì)時(shí)間跨度為4年。

（二）種類(lèi)多

大型活動(dòng)檔案涉及面廣量多。在活動(dòng)的籌備及舉辦過(guò)程中，除日常的公文往來(lái)、出訪、重大國(guó)際性會(huì)議、重要來(lái)賓接待，以及場(chǎng)館的改造、維修、新建，臨時(shí)設(shè)施的搭建等形成大量的文書(shū)資料外，一般還涉及工程、照片、實(shí)物、音視頻、會(huì)計(jì)、審計(jì)等各個(gè)類(lèi)別的檔案資料。隨著組織機(jī)構(gòu)不斷擴(kuò)大，人員逐步增加，對(duì)信息化程度要求越來(lái)越高，還會(huì)伴隨產(chǎn)生大量的電子文件。

（三）收集難

活動(dòng)籌備期間，組織機(jī)構(gòu)及參與人數(shù)由少到多，辦公地點(diǎn)也不再集中。以南京青奧會(huì)為例，2010年籌辦初期僅有8個(gè)部門(mén)，到2011年擴(kuò)展至17個(gè)部門(mén)，2014年進(jìn)入場(chǎng)館化階段后，設(shè)有21個(gè)城市專(zhuān)項(xiàng)指揮保障機(jī)構(gòu)、18個(gè)競(jìng)賽/訓(xùn)練場(chǎng)館團(tuán)隊(duì)、6個(gè)非競(jìng)賽場(chǎng)館團(tuán)隊(duì)、16個(gè)專(zhuān)項(xiàng)工作團(tuán)隊(duì)、7個(gè)組委會(huì)賽時(shí)運(yùn)行部門(mén)和11個(gè)區(qū)指揮保障中心，分布于全市11個(gè)區(qū)。

另外，根據(jù)國(guó)際奧委會(huì)的要求，組委會(huì)籌備工作分為36個(gè)職能，每個(gè)職能負(fù)責(zé)一項(xiàng)具體的籌備工作，因此活動(dòng)籌備期間的很多業(yè)務(wù)性工作都掌握在各個(gè)職能部門(mén)的負(fù)責(zé)人手中。賽事期間，每個(gè)職能在各場(chǎng)館團(tuán)隊(duì)設(shè)相應(yīng)的職能負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)單個(gè)團(tuán)隊(duì)中該職能的業(yè)務(wù)工作。這種情況使得大量的業(yè)務(wù)資料分散在各個(gè)職能負(fù)責(zé)人手中，出于工作連貫性的需要，活動(dòng)籌備結(jié)束之前，很多工作人員都不愿提交手中的文件資料，大大增加了文件資料收集工作的難度。

二、大型活動(dòng)檔案管理工作的實(shí)踐與思考

（一）明確大型活動(dòng)檔案工作的職責(zé)劃分

大型活動(dòng)一般由政府機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，因此，根據(jù)相關(guān)檔案工作法律法規(guī)要求，活動(dòng)所形成的所有文件資料都應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后交由同級(jí)國(guó)家檔案館保管。為了避免大型活動(dòng)結(jié)束后，關(guān)于檔案整理工作的推諉扯皮現(xiàn)象，在活動(dòng)伊始明確檔案行政管理部門(mén)及大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)非常重要。

1.檔案行政管理部門(mén)職責(zé)

一是幫助大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)建立檔案工作規(guī)章制度。新組建的組織機(jī)構(gòu)往往對(duì)檔案工作知之甚少，因此檔案行政管理部門(mén)應(yīng)在第一時(shí)間主動(dòng)上門(mén)指導(dǎo)，幫助其建立完善的規(guī)章制度，明確檔案工作各項(xiàng)要求，強(qiáng)調(diào)檔案工作對(duì)于大型活動(dòng)的重要性。二是根據(jù)大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)職責(zé)，指導(dǎo)其做好各類(lèi)文件資料歸檔范圍和保管期限表的編制。很多大型活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)屬于臨時(shí)機(jī)構(gòu)，缺乏檔案工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力，這就需要檔案行政管理部門(mén)及時(shí)跟進(jìn)指導(dǎo)，根據(jù)大型活動(dòng)組織活動(dòng)規(guī)律指導(dǎo)其做好各類(lèi)文件資料的歸檔范圍和保管期限表的編制工作。三是建立大型活動(dòng)檔案整理工作隊(duì)伍。大型活動(dòng)組織部門(mén)一般屬于臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，活動(dòng)一旦結(jié)束，人員會(huì)迅速撤離，如果沒(méi)有善后部門(mén)，檔案行政管理部門(mén)將承擔(dān)大量的整理工作。因此檔案行政管理部門(mén)在活動(dòng)籌備期間應(yīng)及早介入，幫助大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)和部門(mén)建立檔案工作團(tuán)隊(duì)，并對(duì)團(tuán)隊(duì)人員做好培訓(xùn)指導(dǎo)。

2.大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)職責(zé)

明確檔案工作任務(wù)，確定檔案工作負(fù)責(zé)人。將檔案工作作為大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要工作任務(wù)列入機(jī)構(gòu)工作職責(zé)，并明確分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人。在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下，結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立檔案工作系列規(guī)章制度，為今后檔案工作規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)打下基礎(chǔ)。二是在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下，做好檔案工作預(yù)算，并確定檔案整理工作經(jīng)費(fèi)來(lái)源。

（二）明確檔案工作經(jīng)費(fèi)來(lái)源

檔案行政管理部門(mén)應(yīng)該積極協(xié)助指導(dǎo)大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)做好檔案工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算。一是根據(jù)大型活動(dòng)規(guī)模、籌備時(shí)間、參與人數(shù)及組織機(jī)構(gòu)層級(jí)等預(yù)估活動(dòng)產(chǎn)生文件資料的類(lèi)型及數(shù)量；二是根據(jù)活動(dòng)可能形成的文件資料數(shù)量預(yù)估收集和整理工作所需的人力資源；三是根據(jù)預(yù)估文件資料數(shù)量確定檔案整理所需裝具、人力成本及數(shù)字化的費(fèi)用。

（三）搭建檔案工作團(tuán)隊(duì)

南京青奧會(huì)火種采集儀式

根據(jù)大型活動(dòng)性質(zhì)及組織機(jī)構(gòu)、人員構(gòu)成的變動(dòng)情況，檔案工作團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)部門(mén)設(shè)置的情況進(jìn)行構(gòu)建，可一次性搭建，也可以分階段搭建。一般由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)及活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)共同組建。如果有明確的活動(dòng)牽頭部門(mén)，可由該部門(mén)檔案人員牽頭負(fù)責(zé)該活動(dòng)檔案管理工作；如果屬于新成立組織，可由主辦地檔案行政管理部門(mén)專(zhuān)門(mén)派駐人員負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。

由于大型活動(dòng)籌備工作周期長(zhǎng)、跨度大、組織機(jī)構(gòu)由少變多，檔案工作團(tuán)隊(duì)可隨時(shí)間及工作量的變化進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)實(shí)際情況可嘗試以下兩種做法：

一是由大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，在現(xiàn)有人員基礎(chǔ)上建立工作團(tuán)隊(duì)，檔案行政管理部門(mén)配合跟進(jìn)指導(dǎo)。以南京青奧會(huì)為例，在青奧會(huì)籌備工作初期，南京市檔案局即派出一名工作人員入駐組委會(huì)，負(fù)責(zé)組委會(huì)檔案工作，并建立工作網(wǎng)絡(luò)，在組委會(huì)各部門(mén)明確一名工作人員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的收集管理。進(jìn)入場(chǎng)館化階段后，活動(dòng)的籌備工作由組委會(huì)管理體制轉(zhuǎn)化為賽時(shí)運(yùn)行指揮體系，各部門(mén)500名工作人員下沉至79個(gè)場(chǎng)館和團(tuán)隊(duì)，并新增了3600余名臨時(shí)借調(diào)人員。根據(jù)新的組織架構(gòu)，組委會(huì)及時(shí)建立了賽時(shí)指揮體系公文、檔案工作網(wǎng)絡(luò)，在各個(gè)團(tuán)隊(duì)分設(shè)檔案人員，組建新的檔案工作團(tuán)隊(duì)，市區(qū)檔案部門(mén)及時(shí)跟進(jìn)，對(duì)各團(tuán)隊(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，確保新的檔案工作團(tuán)隊(duì)在第一時(shí)間明確工作目標(biāo)、任務(wù)。

二是由檔案行政管理部門(mén)主導(dǎo)，建立檔案收集整理工作團(tuán)隊(duì)，再派駐活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)各部門(mén)從事檔案工作。北京奧運(yùn)會(huì)及廣州亞運(yùn)會(huì)均采取這種方法，不同的是北京市檔案局直接從市區(qū)檔案系統(tǒng)中抽調(diào)人員組成班子進(jìn)駐場(chǎng)館，廣州市檔案局則是提前招募人員，集中培訓(xùn)后組成臨時(shí)團(tuán)隊(duì)派駐至場(chǎng)館。兩種方法各有利弊，可根據(jù)實(shí)際情況選擇。

（四）建立大型活動(dòng)檔案工作制度

在大型活動(dòng)籌備伊始就需要建立相應(yīng)的各項(xiàng)管理制度，檔案管理工作制度尤其要先行。

1.公文處理辦法。從活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)組建開(kāi)始，就會(huì)產(chǎn)生文件資料，也就是今后的檔案。為從源頭抓好歸檔文件資料的規(guī)范，必須從規(guī)范公文處理開(kāi)始。對(duì)于大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，不僅要規(guī)范整個(gè)活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的公文處理工作，更要規(guī)范機(jī)構(gòu)內(nèi)各個(gè)部門(mén)的文件運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，做好制度建設(shè)和培訓(xùn)尤為重要。

2.文件資料歸檔范圍和保管期限。明確需要收集的文件資料的詳細(xì)范圍，包括照片、實(shí)物、會(huì)計(jì)、音視頻資料等各門(mén)類(lèi)文件資料的歸檔范圍和保管期限。

3.電子文件管理辦法。如前所述，隨著信息化程度的提高，大型活動(dòng)必然產(chǎn)生大量的電子文件，做好這些電子文件的收集歸檔工作尤為重要。除歸檔范圍和保管期限外，需明確規(guī)定各類(lèi)電子文件收集格式及相應(yīng)軟件規(guī)格等。

（五）大型活動(dòng)文件資料收集

1.注重文件資料收集的完整性及相互聯(lián)系。對(duì)于大型活動(dòng)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，文件資料的收集工作絕對(duì)是重中之重。對(duì)于整個(gè)大型活動(dòng)來(lái)說(shuō)，檔案工作人員必須認(rèn)識(shí)到申辦、籌辦、舉辦以及清算階段形成的文件資料都是同樣重要，各類(lèi)重要的規(guī)劃、活動(dòng)方案的修訂版和最終定稿同樣重要。檔案工作者必須要有開(kāi)闊的思路，著眼于每份檔案之間的聯(lián)系，而不是一味追求最終稿或者定稿。應(yīng)該說(shuō)，籌備工作中每一環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件資料對(duì)于今后的研究利用工作都是有價(jià)值的。

2.南京青奧會(huì)文件資料收集工作方法

第一，規(guī)范機(jī)要文件運(yùn)轉(zhuǎn)，確保主要文件資料的收集。大型活動(dòng)一般設(shè)有文電運(yùn)轉(zhuǎn)部門(mén)，負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的文件運(yùn)轉(zhuǎn)工作，一般稱(chēng)為機(jī)要處（或綜合辦）。這也是檔案管理工作制度建設(shè)最根本的方面，規(guī)范好文件運(yùn)轉(zhuǎn)工作，是檔案收集工作的基礎(chǔ)。南京青奧會(huì)從組委會(huì)組建開(kāi)始就制定了嚴(yán)格的文件管理制度和公文處理辦法，所有需組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件都須經(jīng)辦公廳機(jī)要處編號(hào)后統(tǒng)一送簽。組委會(huì)各部門(mén)請(qǐng)示件、傳閱件，以組委會(huì)及組委會(huì)辦公廳名義的發(fā)文、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要均在機(jī)要處留存。

機(jī)構(gòu)擴(kuò)大后，其內(nèi)設(shè)各部門(mén)的公文運(yùn)轉(zhuǎn)工作也應(yīng)作相應(yīng)規(guī)范，建立完善的工作制度，各部門(mén)及下屬單位所產(chǎn)生文件資料也應(yīng)收集歸檔。

第二，利用信息化平臺(tái)做好過(guò)程性文件收集。大型活動(dòng)籌備期間，除正式公文運(yùn)轉(zhuǎn)外，還有大量的過(guò)程性文件，比如一份規(guī)劃的起草過(guò)程必定經(jīng)過(guò)數(shù)輪的討論和修訂，一場(chǎng)大型會(huì)議的組織必定經(jīng)過(guò)若干次籌備工作會(huì)議的討論。這些過(guò)程性文件可以直接反映各項(xiàng)活動(dòng)組織程序和步驟，也是重要的檔案資料。但這類(lèi)材料往往散落在各業(yè)務(wù)工作人員手里，加上臨時(shí)機(jī)構(gòu)的人員調(diào)整會(huì)比較大，檔案人員不易掌握，這就需要有一個(gè)公共的信息化平臺(tái)，來(lái)進(jìn)行知識(shí)共享。南京青奧會(huì)是國(guó)際奧委會(huì)主辦的國(guó)際性大型體育賽會(huì)，國(guó)際奧委會(huì)對(duì)于賽會(huì)的知識(shí)管理工作非常重視，組委會(huì)也很重視辦賽知識(shí)的傳承和共享，在內(nèi)部辦公系統(tǒng)PMOA中設(shè)立了知識(shí)管理模塊，主要分為“文件庫(kù)”“圖片庫(kù)”“視頻庫(kù)”，并要求各職能部門(mén)將形成的文件上傳至指定地點(diǎn)，這樣就簡(jiǎn)化了過(guò)程性文件的收集步驟。

第三，重大活動(dòng)材料跟蹤收集。根據(jù)大型活動(dòng)籌備工作規(guī)律，在活動(dòng)籌備期間會(huì)有眾多重要會(huì)議及活動(dòng)，這些會(huì)議及活動(dòng)材料都應(yīng)該進(jìn)行跟蹤收集，一般應(yīng)要求牽頭或主辦部門(mén)在會(huì)議及活動(dòng)結(jié)束一周內(nèi)提交。主要包括會(huì)議（活動(dòng)）的方案、會(huì)議通知、通行證、參會(huì)證件、席卡、活動(dòng)海報(bào)、主持詞、開(kāi)幕詞、發(fā)言稿、會(huì)議總結(jié)稿、閉幕詞、會(huì)議材料等。另外，會(huì)議（活動(dòng)）照片、參會(huì)雙方贈(zèng)送禮品、會(huì)議錄音（錄像）、PPT等，均應(yīng)按規(guī)定收集。

第四，照片及音視頻檔案的收集。根據(jù)大型活動(dòng)的舉辦規(guī)模，應(yīng)有1—2人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)活動(dòng)期間照片及音視頻資料的收集工作，必要時(shí)可組織臨時(shí)攝影隊(duì)進(jìn)行拍攝。考慮到今后的利用，尤其是重要活動(dòng)的攝像，應(yīng)配置高清錄像設(shè)備，并及時(shí)整理、篩選后，根據(jù)照片檔案及音視頻資料的歸檔要求進(jìn)行初步整理，并形成文件包，隨時(shí)備查。

（六）大型活動(dòng)文件資料歸檔范圍

1.大型活動(dòng)組織部門(mén)機(jī)構(gòu)沿革、大事記、工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)等；

2.大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)及內(nèi)設(shè)部門(mén)各項(xiàng)工作制度、規(guī)范，反映主要職能的簡(jiǎn)報(bào)等；

3.大型活動(dòng)開(kāi)閉幕式、大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)主辦的各類(lèi)大型會(huì)議及活動(dòng)的請(qǐng)示、批復(fù)、方案、出席人員名單、坐席安排、通知、參會(huì)證件、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、紀(jì)要、備忘錄、新聞發(fā)布資料、照片、錄音錄像資料等；

4.大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)各類(lèi)領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議、日常性工作例會(huì)、電話(huà)視頻會(huì)議的方案、通知、紀(jì)要、備忘錄、照片、錄音等；

5.上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于大型活動(dòng)相關(guān)工作的批復(fù)、批示、函件、重要講話(huà)、會(huì)議紀(jì)要等；

6.大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)及內(nèi)設(shè)部門(mén)對(duì)外、對(duì)內(nèi)的發(fā)文，有關(guān)職能工作的請(qǐng)示、批復(fù)、函件、回函等；

青奧會(huì)倒計(jì)時(shí)110000天徽章發(fā)布

7.大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)及其內(nèi)設(shè)部門(mén)與其他單位所簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)、合作備忘錄等；

8.大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)工作人員代表大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)在國(guó)內(nèi)外大型會(huì)議、活動(dòng)中的陳述報(bào)告、交流材料等；

9.大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員編制方案，領(lǐng)導(dǎo)及工作人員任免、培訓(xùn)、招聘、補(bǔ)貼、表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等相關(guān)文件資料；

10.大型活動(dòng)會(huì)徽、吉祥物、主題歌、口號(hào)、特許產(chǎn)品等征集、評(píng)選以及最終確定、發(fā)布儀式活動(dòng)的相關(guān)文件資料和相應(yīng)實(shí)物資料；

11.大型活動(dòng)籌備和舉辦期間所形成的各類(lèi)出席人員名單、接待手冊(cè)、交通、住宿、餐飲、語(yǔ)言服務(wù)、醫(yī)療、安保等相關(guān)接待保障工作材料及注冊(cè)證件、車(chē)輛通行證、門(mén)票等；

12.大型活動(dòng)各類(lèi)新聞宣傳資料，各類(lèi)活動(dòng)指南、手冊(cè)等；

13.大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作預(yù)算決算、物資采購(gòu)、固定資產(chǎn)管理、審計(jì)等相關(guān)文件資料；

14.大型活動(dòng)志愿者招募、培訓(xùn)及相關(guān)活動(dòng)資料、照片、視頻等；

15.大型活動(dòng)籌備過(guò)程中接受的國(guó)內(nèi)外單位和個(gè)人贈(zèng)送的禮品、藝術(shù)品等實(shí)物，獲得表彰的各類(lèi)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。

（七）大型活動(dòng)檔案的整理

檔案整理必須尊重檔案的本質(zhì)特征、尊重歷史的本來(lái)面目、尊重檔案形成過(guò)程中的固有聯(lián)系。

1.提前做好規(guī)劃及預(yù)算。檔案整理工作尤其是大型活動(dòng)的整理工作非常繁雜，一切以順利完成整理任務(wù)為重。第一，經(jīng)費(fèi)預(yù)算。在大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)成立起，即由活動(dòng)組織部門(mén)或檔案行政管理部門(mén)牽頭，提出檔案整理工作預(yù)算經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)。第二，組建整理工作團(tuán)隊(duì)。由檔案工作團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，即大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)檔案人員及各內(nèi)設(shè)部門(mén)檔案人員；或者根據(jù)實(shí)際情況，由檔案工作團(tuán)隊(duì)將收集文件資料進(jìn)行初步整理后，提交專(zhuān)門(mén)檔案整理團(tuán)隊(duì)整理。

2.輕排列重著錄。所有整理工作都要以提供利用為最終目標(biāo)。首先，檔案的著錄工作一定要細(xì)化，確保各種關(guān)鍵詞的完整性，有兩個(gè)以上編號(hào)的文件，應(yīng)在備注欄中明確標(biāo)注。其次，文件資料排列時(shí)盡量尊重文件原有的排列順序，將相互聯(lián)系的各類(lèi)文件資料均納入整理范圍。由于大型活動(dòng)產(chǎn)生的文件資料種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大，整理過(guò)程中不必過(guò)于強(qiáng)調(diào)按事由結(jié)合時(shí)間的整理順序，一切應(yīng)以便于檢索為重點(diǎn)。第三，允許重復(fù)件的存在。大型活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)龐大，分工細(xì)化，組織機(jī)構(gòu)與其所屬部門(mén)之間，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)各部門(mén)之間會(huì)有多項(xiàng)文件往來(lái)。另外，組織機(jī)構(gòu)與外單位所簽訂的各項(xiàng)活動(dòng)合同、協(xié)議等文本需經(jīng)財(cái)務(wù)、法務(wù)等多個(gè)部門(mén)審批，各環(huán)節(jié)均有文本留存。在這些情況下，很容易產(chǎn)生重復(fù)件，但是，各文本在部門(mén)內(nèi)部又存在不同的辦理流程，因此，在一定范圍內(nèi)，原則上允許重復(fù)件的存在。這也是借鑒了北京奧運(yùn)會(huì)、廣州亞運(yùn)會(huì)等大型活動(dòng)檔案整理工作的經(jīng)驗(yàn)。

3.即時(shí)整理原則。特別是照片、音視頻及部分實(shí)物資料必須及時(shí)整理。如條件允許，建議按年度進(jìn)行數(shù)字化工作，以便于檔案最大限度地利用。

在整個(gè)大型活動(dòng)結(jié)束后，將進(jìn)行活動(dòng)總結(jié)、表彰、人員解散、物資處理、審計(jì)、清算、注銷(xiāo)等多項(xiàng)工作，其間所產(chǎn)生的文件材料依然要按照大型活動(dòng)文件資料收集范圍進(jìn)行收集并整理歸檔，在通過(guò)檔案行政管理部門(mén)驗(yàn)收合格后，移交國(guó)家檔案館永久保管。

大型活動(dòng)的檔案管理工作，貫穿活動(dòng)申辦、籌辦、舉辦、清算等各個(gè)階段，是整個(gè)活動(dòng)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，是大型活動(dòng)留下的珍貴遺產(chǎn)的主要載體。因此，舉辦城市檔案管理部門(mén)應(yīng)高度重視、密切關(guān)注，及時(shí)做好跟進(jìn)服務(wù)，這也是提升檔案館館藏水平、豐富館藏內(nèi)容的重要契機(jī)。