規(guī)范檔案管理工作提高檔案管理的質(zhì)量和效率

摘要：檔案管理工作對企業(yè)來說至關(guān)重要，本文著重探討如何規(guī)范化管理檔案與如何提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；提高質(zhì)量；提高效率

引言

檔案管理工作是每個企業(yè)單位基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容之一，對企業(yè)的發(fā)展起到了鋪墊作用，然而由于各種各樣的因素的影響，使得檔案管理工作并不受到重視，從而導致了檔案管理質(zhì)量不合格，效率低下，在一定程度上阻礙著檔案管理工作的發(fā)展。本以檔案管理工作為切入點，通過對檔案管理工作的介紹，了解檔案管理工作的基本內(nèi)容，通過分析現(xiàn)階段檔案管理工作存在的一般問題，引出檔案規(guī)范化管理與提高管理質(zhì)量與效率的相關(guān)措施，切實提高檔案管理水平。

一、檔案管理工作相關(guān)介紹

所謂的檔案管理工作就是對檔案進行管理，從管理內(nèi)容上看，其主要包括檔案的統(tǒng)計、歸類、編號、裝訂、登記等以便于查詢與注銷。

就檔案的統(tǒng)計而言，其主要是對檔案的收進、移出和案卷利用數(shù)量等情況進行及時準確地統(tǒng)計。不僅如此，還要按照上級檔案部門的要求，及時報送本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

就檔案的歸類而言，其主要是按照相關(guān)的準則規(guī)定，將檔案進行分類。且不同的分類方式，就會有不同的分類結(jié)果，例如：按照檔案形成的時期分類與按照檔案歸屬地分類有著天壤之別。

就檔案的編號而言，一般在每卷基本檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號?；緳n案的檔號由分類號、項目代號、案卷號和件、頁號組成，即“類別號 - 項目號 - 案卷號 - 件號”。

就檔案的裝訂與登記而言，一般采用三點一線的方式進行裝訂。在檔案的登記過程中，采用冊、表和單等多種形式對檔案的進出、整理、保存以及利用等情況進行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的安全性以及完整性。

二、現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題分析

盡管檔案管理工作已然十分明確，但實際的管理過程中仍有許多的問題存在。我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時間跨度長的檔案，且要保證檔案的不丟失，加之，每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格也不統(tǒng)一等，就形成了檔案管理普遍較差的局面。具體表現(xiàn)如下：

1.缺少完善的檔案管理制度

檔案管理工作對于每個單位來說都是至關(guān)重要的。然而，由于檔案的管理工作較為基礎(chǔ)，且較為繁雜，所以得不到足夠的重視，相關(guān)企業(yè)單位缺少完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作沒有制度可以依靠，工作的開展不免有幾分盲目。

2.檔案內(nèi)容質(zhì)量不符合要求

在檔案管理過程中，存在著檔案內(nèi)容質(zhì)量不符合要求的現(xiàn)象，集中表現(xiàn)檔案材料的收集不齊全與檔案整理不規(guī)范兩方面。其中檔案材料收集不全主要體現(xiàn)在很多施工項目上一些需要記載的信息和蓋章，經(jīng)常會漏下。而檔案整理不規(guī)范主要表現(xiàn)在檔號標注標準不統(tǒng)一、案卷題名不規(guī)范、編頁號與裝訂不善等方面上，加之在日常工作中對檔案的不重視，就會出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過程中需要用到的時候，就會用其他的類似文件去代替，用這種方式來逃避文件丟失的過錯，使檔案內(nèi)容的質(zhì)量嚴重下降。

3.檔案缺少完整性與真實性

大多數(shù)的施工企業(yè)沒有按照標準的國家規(guī)定的程序，對檔案的操作程序進行嚴格的管理和保存，同時還出現(xiàn)一些為了使項目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴重的影響了檔案的完整性和真實性，降低了檔案本身存在的價值。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平較低

很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)知識的培訓，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設(shè)立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。

三、規(guī)范檔案管理工作相關(guān)措施

為了切實做到檔案管理工作趨于標準化與規(guī)范化，就要引起相關(guān)工作人員的高度重視，提高工作人員的專業(yè)管理素質(zhì)，在進行檔案管理基礎(chǔ)工作的時定期檢查檔案的編號、裝訂等相關(guān)問題，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象及時解決。以下為具體分析討論。

1.全面檢查檔案，清除無效檔案與重復檔案

上文已述，檔案過多，信息相對雜亂，不可避免的會出現(xiàn)對有些無效檔案的剔除與重復檔案的去重處理等工作的疏忽。對于重份或無查考價值的檔案要及時的處理掉，對檔案資料信息進行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。

2.查缺補漏，完善相關(guān)信息的填寫

對于那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范，不但能夠保持適當?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴展性，并且能使得館藏更加科學化、規(guī)范化，進一步完善檔案管理的規(guī)范化和標準化。

3.統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率

在分類的過程中要加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤，并且要經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識，統(tǒng)一標準，盡量做到前后標引一致、同一類文件標引一致、從而達到標準化和規(guī)范化管理。

四、提高檔案管理質(zhì)量與效率的相關(guān)措施

1.加強施工管理，強化檔案材料編制工作

依照標準的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎(chǔ)的工作能力。一個施工團隊在編制工程項目材料上出現(xiàn)問題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實性和完整性就在于編制過程中是否專業(yè)。施工企業(yè)應(yīng)該要充分明確自己身上肩負的責任，提高檔案編制的規(guī)范性，對各個環(huán)節(jié)進行嚴密的檢查和監(jiān)督，嚴格依照建筑工程檔案管理的真實性和完整性編制，為后期工作的順利開展打下堅實的基礎(chǔ)。

2.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓的力度

檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務(wù)意識，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強自身的知識素養(yǎng)，學會結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢，采用科學合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。

3.實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展

案卷質(zhì)量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當打字員與保管員的角色了。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對于企業(yè)單位來說十分重要，但在實際的管理過程中仍然存在許多問題，使得檔案管理工作不盡人意，檔案管理工作的質(zhì)量與效率急需提高。切實提高檔案管理質(zhì)量與效率才能做好檔案管理工作。

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