淺談企業銷售業務典型內控漏洞

李貞淑

（延邊大學財務處，吉林 延吉133002）

企業應當對現行銷售業務流程進行全面梳理，查找管理漏洞，及時采取切實措施加以改正；與此同時，還應當注重健全相關管理制度，明確以風險為導向的、符合成本效益原則的銷售管控措施，實現與生產、資產、資金等方面管理的銜接，落實責任制，有效防范和化解銷售業務相關風險。銷售環節的典型內控漏洞有：

1 未編制銷售計劃或計劃編制不合理

銷售計劃通常是整個公司經營計劃起點，決定了公司生產、采購、資金等活動計劃，其編制準確性對公司經營影響非常大。銷售計劃內控漏洞表現形式通常有：未編制有效的銷售計劃；銷售計劃編制未充分搜集信息；銷售計劃未經內部恰當溝通、討論和審核；銷售計劃未能有效分解。

銷售計劃內控漏洞導致潛在不利影響可能有：銷售計劃不符合市場實際，直接影響采購、生產等業務活動，不能滿足市場需求或導致庫存積壓，公司資源不能有效安排。例如，某家電生產企業未對市場趨勢進行深入研究，由總部拍腦袋制訂銷售計劃，然后與子公司討價還價后定出子公司銷售目標，銷售目標缺乏基礎；銷售計劃沒有在各個片區、產品、季節、業務員進行分解，難以具體落實；沒有制訂與銷售數量指標配套的銷售資源投入計劃和方案，銷售業務員無從制訂具體的銷售活動方案；銷售計劃中缺乏對回款、費用的考核指標。由此帶來的后果是：庫存積壓，銷售費用高居不下，應收賬款高，銷售人員積極性受到嚴重挫傷，次年大量離職，對公司經營帶來非常不利的影響。

企業應重視銷售計劃編制，明確銷售計劃編制流程。銷售計劃編制應基于充分有效的市場調研，銷售計劃經過內部部門恰當溝通、恰當分解；具備銷售計劃調整溝通機制以應對市場變化。

2 銷售流程不相容職責未有效規避

銷售業務環節有很多不相容職責，如未分離可能導致錯弊，如銷售人員挪用貨款、銷售人員出賣企業信息資料、濫用銷售費用等等。為了預防這些問題，企業可將銷售與收款循環中的業務環節進行拆分。例如，將前期的市場拓展和銷售合同簽訂、客戶信用評估以及售后服務進行分割；銷售人員的業務主要集中在市場拓展和銷售合同簽訂；客戶服務由客戶服務部負責；信用評估則由獨立的信用管理部或財務部信用管理人員負責；銷售發貨則由物流部組織安排；銷售人員催款，而貨款回收則由財務部為主負責辦理。

一般來說，銷售環節必須做到以下主要職務的分離：銷售訂單／合同的簽訂與審批；銷售業務執行與信用控制；接受客戶定單的人不能同時是負責最后核準付款條件的人；客戶對賬與銷售業務執行人員；發貨通知的編制人不能同時執行存貨的提取；填制發票的人不能同時擔任發票的復核工作；辦理退貨實物驗收工作的與退貨賬務記錄工作不能由同一人兼任等。案例：某石油公司加油站站長的監守自盜。據媒體報道，陳某原是南京某石油公司加油站站長兼任管賬員，自1997年以來，他采取截留銷售款、賬內做假賬等方式，將單位公款用于賭博，使國家直接經濟損失70余萬元。他開始也只是玩點“小來兮”，但逐步由小賭變成大賭、狂賭。1997年他有過一個月內輸掉21萬元的“記錄”。陳某挪用公款的手段很簡單：一是直接挪用銷售款，陳某自1997年擔任站長起，多次從加油站油款中直接拿取現金，兩年的時間里挪用公款50多萬元去賭博，在兼任管賬員期間，又利用負責清理回收油站的外欠款機會，他又將收回的外欠款數十萬元輸在了賭桌上；二是做假賬，陳某利用自己既是站長又是管賬員的便利，一方面大力截留銷售款，另一方面又采取賬內做假賬的方式來掩蓋其舞弊行為。

3 缺乏信用管理或信用管理不嚴

信用管理是保障公司資產安全，減少壞賬損失的最有效的方法。信用管理不當導致公司應收賬款高、產生巨額壞賬損失是銷售循環中的突出問題。不少企業面對市場的巨大需求，為了占領市場盲目擴大客戶源，單純追求沒有現金流保證的銷售收入，缺乏對市場信用風險的有效控制，缺少對客戶資源（信息）的集中統一管理，缺少對應收賬款系統化、科學化的管理體系，從而在買方市場條件下，企業一方面通過信用交易（賒銷）以爭取客戶擴大銷售，另一方面巨大的信用風險使企業陷入貨款被拖欠、經營虧損的困境中。

從公司內部進一步分析信用管理的不足我們可以看出，企業產生賬款拖欠的原因有二：一方面企業缺少科學的信用管理制度和組織體系。比如：客戶信息管理問題，檔案不完整；財務部門與銷售部門缺少有效的溝通；企業內部業務人員與客戶勾結；企業內部資金和項目審批不科學，領導主觀盲目決策。另一方面企業對客戶缺少科學的信用政策和規范的業務管理流程。比如：缺少準確判斷客戶的信用狀況的方法；沒有正確地選擇結算方式和結算條件；對應收賬款監控不嚴；對拖欠賬款缺少有效的追討手段。

為了加強信用管理，企業應該建立一套全程信用管理體系，包括：信用管理組織結構的建立；信用管理操作流程的規范和客戶信用等級和信用額度的確定。

從組織結構上看，信用管理職能最好與銷售職能分開，由獨立的信用管理部或財務部來履行對客戶的信用的評定、實施和監督。其主要職能包括：協助制定和執行公司信用政策、建立客戶檔案管理數據庫、科學評估客戶信用，審核客戶信用限額、監控應收賬款，執行收賬政策。

從信用管理操作流程上看，企業應該將信用理念貫穿到整個銷售循環中，在接觸客戶時就對客戶信用進行評估，設定客戶的信用政策（包括信用等級、信用期限和信用額度），以做好事前控制；在與客戶進行具體交易的時候要時刻審視客戶的信用狀況，不給客戶超信用發貨，做好事中控制；在收款環節也要對客戶的還款期限進行跟蹤，并實施必要的催收，做好事后控制。

4 銷售價格管理不當

銷售價格管理常見內控漏洞包括：未制定嚴謹的銷售政策／銷售價格體系；銷售政策／銷售價格體系執行不力；價格體系的制定缺少與財務部門的溝通；銷售定價權缺乏有效管理；價格折扣和折讓實施缺乏控制；對需要保密的銷售價格信息被不當泄露，被競爭對手或客戶利用。為此，公司應制定書面銷售價格表，并完善銷售價格表編制和維護流程，定價或調價需經具有相應權限人員的審核批準。銷售折扣、銷售折讓等政策的制定應由具有相應權限人員審核批準。銷售折扣、銷售折讓授予的實際金額、數量、原因及對象應予以記錄，并歸檔備查。

案例：南昌的廖先生在東航售票網上發現，東航部分2010年2月份的航班價格低得驚人，比如原價700多元的南昌飛廈門航班，網上報價只需20元，而原價1980元的南昌飛北京的頭等艙票居然只售60元，比他坐臥鋪回北京還要便宜100元左右。于是他當即決定購買特價票，和他一起買票的還有二十多位同事，他們都決定要體驗一下這廉價的頭等艙服務。

據東航股份公司總經理馬須倫介紹，這次事件是由于東航南昌分公司的一位工作人員在網上錄入價格失誤所致，當時他把一批機票的“折扣前價格”錄入成了“折扣后價格”。雖然公司及時發現，并修改了錯誤價格，但已經有300張低價票被旅客訂走。由于正值春運旺季，這次失誤給公司造成的損失預計超過30萬元。

類似案例其實有不少企業發生過，說明企業在銷售價格方面未能進行嚴格控制。

5 發貨管理存在疏漏

發貨管理是實物控制的一個重要措施。由于發貨要牽涉到多個部門，包括銷售部、財務部、倉庫和物流部等，所以很多企業由于信息傳遞的錯誤和倉庫管理的不善造成發貨錯誤或混亂，甚至遭遇欺詐。發貨環節常見內控漏洞：遭遇欺詐提貨（譬如偽造提單或發貨單據）；發貨未經適當授權審批；不符合信用政策的發貨；重復發貨；貨物發給了錯誤的客戶；貨物未能及時備好發給客戶；發貨未留提貨人簽收證據等。

為此，倉儲部門應加強發貨審核，關注提貨單據真偽，是否已收到客戶款項或符合信用政策，對首次交易客戶或陌生客戶尤其要注意風險防范。

6 經銷商缺乏嚴格管理

對大多數制造企業來說，銷售是通過經銷商來完成的。如果對經銷商沒有相對完善的管理體系，將嚴重影響到公司市場拓展、回款及客戶服務等工作。經銷商管理常見內控漏洞有：缺乏經銷商準入機制；缺乏經銷商的考核和獎懲i對經銷商激勵政策不合理；對經銷商不當行為（如偽造授權、濫用授權、串貨、違反價格政策）缺乏監督和糾正機制；經銷商沒有淘汰機制等。

為此，公司應制定統一的經銷商管理制度，對經銷商進行分類，并明確經銷政策，持續監督經銷商行為，對經銷商違規行為及時糾正，表現優秀的經銷商予以獎勵，保持經銷商體系健康發展。

7 銷售收款存在漏洞

收款安全是銷售管控中重要一環，財務人員尤其要關注銷售收款問題。銷售收款環節常見內控漏洞：收款過程中存在舞弊，貨款被不當挪用或貪污；結算方式選擇不當，票據管理不善，賬款回收不力，導致銷售款項不能收回或遭受欺詐；應收賬款未采取恰當催收措施等。

針對收款環節的風險，企業結合貨幣資金管理，完善收款流程，企業在和客戶簽訂合同時，應在銷售合同中明確結算方式和公司收款賬號。原則上不應由銷售人員收款，如確需銷售人員收款，應取得公司授權并要求收款后及時上交公司。企業應建立應收賬款分析制度和催收制度，確保貨款及時回收。

以上對我國企業常見銷售業務內控漏洞進行了探討，需要特別說明的是，由于銷售業務內部控制具有復雜性，上述漏洞只是典型問題示例而非窮舉，不同企業情況千差萬別，需要各企業靈活分析和應用。

［1］馬軍生.內控漏洞識別與財務應對[D].云南大學出版社,2014,3.

［2］秦榮生,張慶龍.企業內部控制與風險管理[M].經濟科學出版社,2012,9.