論圖書館數據庫的質量要求及管理

戴 玳

（射陽縣圖書館，江蘇 射陽 224300）

數據庫是信息產業發展的基礎，同時也是公共圖書館開展現代化服務的重要手段，隨著我國公共文化服務體系的逐步完善，數據庫服務已成為衡量公共圖書館服務水平的重要指標之一。近年來，公共圖書館在數據庫建設上投入了較大的財力和人力，數據庫的種類也相應增多，主要包括書目數據庫、資源數據庫、期刊目錄數據庫、自建數據庫等，大部分數據庫是以采購的方式來進行建設的，但針對圖書館的主要業務來說，最為核心的還是以書目數據庫為主，同時書目數據庫的使用及建設質量就成為了時下公共圖書館所關注的焦點問題。本文從公共圖書館書目數據庫存在的問題出發，論述了數據庫編目的質量要求及控制措施，并詳細的分析了數據庫編目工作的管理與維護。

1 公共圖書館書目數據庫存在的問題

1.1 失效數據

失效數據是指系統書目預定的數據或未被訂購而引入的數據，這類數據出現的頻率較多，以我館為例失效數據基本上占書目數據的百分之五，這些無效的數據占用了數據庫的部分空間，并且也影響到了書目數據的錄入和比對，在很大程度上增加了編目的工作量，同時對系統的穩定運用和使用速度也造成了一定的影響。

1.2 簡檔數據

簡檔數據產生于圖書館自動化建設的初期，主要是在數據庫建設之初錄入的數據，因建庫規則和制度都不健全，圖書館編目人員的工作經驗也不足，在進行編目時MARC字段的輸入不全，只是簡要的把書名、著者、出版發行單位、索書號、價格等信息進行錄入，而沒有把摘要、叢編、檢索詞等進行著錄，這極大的影響到了書目信息的質量，并且給讀者借閱帶來了不便。

1.3 重復數據

重復數據產生的主要原因是兩個數據庫之間合并產生了重復數據，這會引發一些書目問題，如：同書異號，標引類相同等。在數據庫建設過程中，因工作人員錄入時不夠仔細也會形成重復數據，并且因不同數據庫數據的標引規則不同，引發了大量重復數據的出現，長此以往將會造成書目數據庫的混亂，給圖書館的編目管理工作帶來麻煩。

1.4 非正規數據

現今我國多數圖書館還是以機讀目錄格式進行編目，但編目人員沒有按著標準的編目規則進行著錄，分類法也沒以有按著《中國圖書館圖書分類法》中的基本部類和基本大類進行編著，因此出現了很多非正規數據，這類數據會對書目數據庫的質量造成了較大的影響，不僅給讀者的檢索來了障礙，還對數據庫的共享和聯機檢索帶來了隱患。

2 數據庫編目的質量要求

2.1 著錄標準化

文獻的著錄應從標準化出發，著錄過程要以文獻的形式、特征、內容進行準確的描述，其目地是為了更好的反映文獻的基礎信息，方便使用者進行調用和查詢，然而現今的文獻出版形式較多，統一著錄標準非常必要。從數字化信息發展的需要考慮，文獻著錄的標準化至關重要，其不僅可以統一文獻信息的格式，還可以實現信息資源的共享與傳遞，所以文獻信息的標準化要以《文獻著錄總則》，《中國文獻編目規則》、《中國機讀目錄格式》為基礎，同時借鑒《國際標準書目著錄》規則，實現著錄工作的標準化。

2.2 規范化

編目工作的規范化是保證書目質量的基礎，規范化編目工作應包括以下幾個內容：標引著錄、機讀目錄格式、著者格式、外國著者格式、叢書格式與卷集格式、數字類標識符號等。隨著出版行業的發展，文獻本身的格式也存在著變化，不同編目人員在工作中所遇到的問題也不同，所以應規范化題名、著者、主題詞等編目內容。

2.3 標引

文獻的標引是編目工作的重要組成部分，圖書館一般把標引分為分類標引和主題標引，在圖書分類中要注意標引的正確性和一致性，特別是主題標引，如：成套圖書的標引，成集圖書的標引等，只有分清主題標引才能更好的進行多種成套圖書的編目和分類，同時標引的正確性還便于讀者進行查詢，避免漏檢和誤檢現象的發生。

3 數據庫編目的質量控制措施

3.1 健全著錄規章制度

數據庫的書目資料既有實效性又具備一定的歷史追溯性，所以在不同時期書籍的編目格式都不同，這造成編目人員的工作也更為復雜，尤其是在編目資料數據庫的共享與合并時，數據格式的不統一會引發數據庫的混亂，所以為了保證數據庫的質量，必須對書目數據的格式進行統一規范，健全著錄的規章制度和標準，并使得分類編目規則正規化、常態化。同時還要注意編目過程中的難點問題，及時的進行解決和處理，以此來提高編目人員的工作效率。規章制度實施的過程中，也要求編目人員必須遵守編目標準和規范，做好每一條文獻的機讀數據。

3.2 上傳數據的質量控制

隨著計算機技術和網絡技術的發展，圖書館的聯合編目工作發展較快，各圖書館的書目資料實現了共建、共享、交流，這極大的提升了圖書館編目工作的效率，并且節約了大量的人力，物力，財力。同時數據庫在共享時所上傳的數據需要進行認真的審核，如果不進行有效的控制，書目數據庫的質量很難得到保障，并且產生重復錯誤的數據信息也非常難以修改，所以應對上傳數據的質量進行控制，通過有效的審核后方可把編目數據上傳。一般對上傳數據的審核分為兩個部分，上傳數據前由編目人員審核，上傳后也需要專人進行數據的核查，以保證上傳的質量。

3.3 校對的質量控制

校對是確保編目數據真實可靠的重要手段，因編目人員在工作中很難發現自身產生的錯誤，僅僅依靠編目人員自己去查錯是難查到的，所以應由單位組織專業的編目工作人員進行校對，及時的發現編目數據庫中的錯誤數據，妥善的進行修改和補充。同時，在校對方法上也可以充分的利用“互檢互校”的方法進行數據的校對，以保證校檢結果的正確。另外，在校對過程中有一些錯誤很難發現，如：索書號錯誤、條碼號錯誤、字段錯誤等，對于這類問題在校對過程中應及時的進行總結，以此來提高編目數據的質量。

3.4 質量與數量的統一

網絡環境為編目工作帶來了極大的便利，圖書館也壓縮了相應的編目工作人員，隨著購書量的增大，編目工作人員的工作量也逐步提升，為了完成工作任務，編目人員只追求編目數量，而忽視了著錄的質量，嚴重的影響到了數據庫書目數據的質量。要想達到書目數據庫質量與數量的統一，筆者認為應從兩個方面考慮：首先，合理的制定編目工作人員編目的數據量，以保障數據庫數據質量為前提；其次，合理的調動編目工作人員的積極性，在提高工作效率的基礎上，實現書目數據質量與數量的統一。

4 數據庫的整理維護措施

4.1 規劃數據庫建設

書目數據庫的建設是一項科學而復雜的工作，其既有專業性的一面，又有周期性的一面。從數據庫建設初期來看，編目數據庫數據的著錄最為重要，隨著時間的推移數據庫應進行日常的 整理和維護，只有這樣才能更好的保證數據使用的質量，同時確保系統的正常運轉。圖書館在數據庫規劃建設時，要有步驟、有規劃、有目地的進行書目數據庫的建設與維護，在保證數據庫功能的同時還要注意數據庫各環節的銜接，如采購數據的合并、流通數據的利用率等，有針對性的規劃好數據的建設環節，避免發生數據混亂、丟失、失效等情況的發生，從不斷提高數據庫質量入手，保證數據的標準化、規范化、完備化，盡而提高圖書館的服務質量和信息保存質量。

4.2 維護人員

圖書館的書目數據庫應設立專職的編目人員進行維護，因書目數據庫維護是一個周期性較強的工作，需要有專職人員進行維護，并且要求專職人員具備相應的素質，能夠完成日常工作中的查詢糾錯。這項工作對維護人員的工作能力要求較高，必須懂得《中國文獻編目規則》和《中國機讀目錄格式》，并且熟練掌握《中國圖書館圖書分類法》，能夠獨立完成文獻的標引、分類、著錄等信息的錄入，同時還要求維護人員參與過數據庫的合并和回溯工作，能夠運用CNMARC格式進行審核。書目數據庫的維護工作具有細致性和經常性的特點，維護人員因此也要具備一定的耐心和細心，對數據要有較強的辨錯方法和糾錯能力。

4.3 協同合作

數據庫的維護以及數據質量的把關不是一個人能夠完成的，所以在數據庫建設和規劃中應設立專職人員進行維護，并且需要圖書館各部門進行協調和配合，以此來保證數據庫的完備性。數據庫的使用涉及到圖書館的各個部門，并且各部門所使用的功能也不同，如果想要進行完善的維護，必須依靠各部門的通力合作，并且做好數據在各部門之間的傳遞，保證出現的數據問題及時得到解決，如讀者借閱中發現異書同號，索書號出錯等問題，這時應及時把問題反應到采編部門或技術部門，由采編部門人員及時的對錯誤信息進行更改，并重新對此類書籍進行核查，確保圖書的流通質量。

4.4 標準化編目條例

標準化編目條例要結合國家所設定的具體細則進行，同時也要結合本館數據庫的數據特點，有針對性的對編目條例進行規范化，最終實現編目條例能夠滿足書目信息的交換和使用。新時期下，標準化編目也要結合聯合編目實現數據的編目格式的統一，這樣可以提高數據的實用性，同時還可以促進圖書館編目工作向規范化、標準化發展。

書目數據庫維護過程中，要注意非規范、非正常、非標準的書目數據，這類數據會限制圖書信息的交流和使用，不僅增大編目工作人員的修改量，還影響到讀者的正常檢索和查詢。所以在數據錄入時就需要做好編目的標準化，因錯誤數據非常不容易發現并且難以辨別，需要審核人員細致的進行分析，找出相同數據的差異和錯誤，并且重新進行整理和補缺，使標準化編目工作得以順利進行。各館也要對標準化編目條例加以重視，這不僅是提高編目工作質量的重要方法，同時也是提高數據庫信息質量的重要手段。

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