論新時期圖書館辦公室工作

周艷紅 顏習煌 劉優平

（1．南昌工程學院圖書館，江西 南昌 330099；2．南昌工程學院土木工程學院，江西 南昌 330099）

在任何一個企事業單位里，處在行政中心的辦公室起到傳遞信息、承上啟下、聯系內外的作用，是上層領導者的參謀和決策的執行者。在新的形勢尤其是信息社會的背景下，辦公室的工作更應該以發展和創新的眼光，緊跟時代步伐，不斷優化自身的職能和提高工作效率，更好地為內外上下的組織部門服務。圖書館是一個信息服務部門，辦公室是圖書館對外提供信息服務一系列工作的保障。

辦公室工作的質量關系到圖書館的科學管理、工作效率和整體形象[1]。圖書館是對知識進行儲存加工和流通的地方，是供讀者進行科學文化學習和研究的公益性機構。圖書館的工作流程從前到后可分為采訪、編目、典藏、上架、流通和借閱等。這些業務流程緊緊相聯，無論哪一環節出現問題必然影響前后工作的有序進行。于是為保證整個圖書館工作的有效運作，圖書館辦公室的工作顯得尤為重要。圖書館辦公室工作是圖書館的樞紐，是圖書館的行政和后勤保障，負責圖書館的全面工作，是每個流程有效進行的基礎。

1 圖書館辦公室工作的內容

1.1 負責圖書館的全面工作

辦公室是圖書館內部信息傳播和與外部聯系的中心。館長的指令需要辦公室來傳達，辦公室要承擔搜集整理和傳達信息的責任，在一些政策和原則下指導整個圖書館的工作。圖書館的業務工作就是信息加工和流通，在加工和流通的過程中，需要資金、人力和一些規范性文件的支持，辦公室的作用就是將這些有限的資源進行合理調度，在各個部門間安排人力和物力，讓資源發揮最大的效益。例如一個中等規模的圖書館，藏書100萬冊，工作人員60名，年增加新書約10萬冊，采訪和流通的任務相對比較大。辦公室在配合其工作時要做好充分的人力和物力調配。在眾多圖書的保養、修復以及舊書剔除工作上，辦公室也要承擔大量的協助工作。

業務工作之外，工會活動和黨組織活動也需要辦公室人員的計劃、組織協調。圖書館的水電、衛生和維修都要辦公室來安排。辦公室的工作大而具體，涉及到人、財、物和一些政策指令各方面，關系到每個圖書館員工能夠順利開展自身工作和切身利益?？梢哉f只有辦公室的工作有條不紊地進行，整個組織才能保持持續開展工作和不斷成長。

1.2 為讀者的閱讀和學習服務

圖書館是讀者借閱和學習的地方，是汲取科學文化知識的殿堂。來圖書館的讀者都是平等的個體，都有平等享受圖書館服務的權利。圖書館的閱覽室、自學室、期刊部和電子閱覽室都應該積極歡迎讀者，做好服務。辦公室也會承擔一部分讀者的服務職能，比如讀者證的損壞補辦、損壞圖書的補修、公共設施的維護等。辦公室工作人員必須思想政治覺悟高，具備全心全意為讀者服務的意識和良好的語言溝通能力[2]。在一些有條件的圖書館比如高校圖書館，辦公室還要承擔讀者的入館教育培訓工作。讀者入館教育培訓是個系統的工作，需要周全的計劃安排，有專業知識背景的員工承擔培訓者，為新入館的讀者介紹圖書館的館藏分布和電子數據的檢索方法。

1.3 對外開展信息類服務

為了適應信息和數字化社會，圖書館的傳統職能也在不斷得到創新和進步，在一些省級圖書館和有條件的高校圖書館，除了流通功能外，參考咨詢、科技查新和信息咨詢等工作都得到了開展，大大提升了圖書館的服務能力和水平。參考咨詢是圖書館一系列活動的總稱，包括解答咨詢、書目參考、原文傳遞、代查代檢、情報檢索等?？萍疾樾率轻槍蒲许椖苛㈨椈蛏陥笾R產權的活動，提供文獻檢索和情報調研的服務，確定查新委托人課題或項目的新穎性，最終提供有對比性、有結論的查新報告。信息咨詢是一種有償性的產業活動，是有著專業知識背景的專家利用現代信息處理技術為組織或個體提供信息整合、反饋和問題解決方案等信息產品的活動。比如某個高校圖書館有專門提供SCI收錄檢索代查工作的部門，年工作量在100件以上，而且隨著該?？蒲许椖康脑黾佣鹉暝黾印Ｐ畔⒆稍兪菆D書館廣泛開展信息服務功能的有益補充。在一些高校圖書館，部分師生的科研項目立項或查新活動就是由圖書館來完成。這些有技術含量的活動需要圖書館辦公室來計劃指導和分派人員來完成，辦公室人員必須具備一定的的業務知識和專業技術水平。

2 目前圖書館辦公室工作存在的一些問題

2.1 觀念落后，領導不重視

目前我國圖書館整體進入“混合圖書館階段”[3]，即處在實體圖書館和數字圖書館之間的發展階段，紙質信息和數字信息并存，在服務上提供紙質圖書和一定量的數字資源檢索。但大部分圖書館員工思想觀念上還處在傳統實體圖書館階段上，辦公室人員只單純解決繁雜的事務性工作，不注重人員的素質和業務能力的培養，管理跟不上時代步伐。大多數圖書館領導認為圖書館就是借書還書的地方，不重視辦公室工作，反而將流通部視為圖書館的核心部門，沒有認識到辦公室的真正地位，在人力物力的支持上沒有政策傾斜。

2.2 人員配置不合理，能力不足

圖書館辦公室工作包括一些行政性的工作，還有圖書館業務上的，甚至要配合一些信息服務類工作，對辦公室人員的要求是比較高的。但現實是領導不重視，在人員配置上往往因人設崗，大多數只有一名辦公室主任和一到兩名科員，與其他部門相比要少得多。辦公室工作如此專業和廣泛，相應人員卻沒有很好的科學管理和組織協調能力?！暗?、拿、靠、要”的思想很嚴重。辦公室缺乏一套科學管理的制度，也沒有業務創新拓展的規劃，只顧著解決一些事務性工作，思想被動，阻礙了工作效率的提升和業務的創新。

2.3 工作方向沒有把握好，角色定位不準

辦公室的工作就是為整個圖書館業務流程做后勤服務的，當然和某些流通的環節也有工作上的交叉。比如，在圖書采訪階段，辦公室和館領導都可以參與圖書招標的工作，但如果沒有和采編部的人員溝通協調好，可能引起工作上重復甚至是沖突，造成資源的浪費。辦公室的工作內容復雜，在實施上大包大攬，沒有明確自己的職責范圍，一切都聽從于館領導的安排，角色定位模糊。另外，辦公室在制定工作計劃上，往往欠周密，缺乏預見性，不能很好地適應日益復雜的圖書館業務工作。

3 對圖書館辦公室工作的一些建議

3.1 轉變觀念，加強辦公室素質和能力的培養

從最初單純提供紙質圖書信息服務到現在各類信息咨詢類服務，圖書館的服務隨著信息化社會已進入數字化的前階段了。圖書館的業務更加復雜多樣化，相應辦公室的工作就要重新計劃和整合。這就要求辦公室人員要轉變觀念，首先在思想上跟上步伐。館領導一定要重視辦公室的工作，在人力和物力上要作相應傾斜。加強對辦公室人員的現代管理知識的培訓和與圖書館相關的信息技術的學習，提高計劃和執行能力?？梢栽趦炔窟x拔優秀的管理人員到辦公室來工作，也可以將辦公室人員送外去學習。在培訓過程中，除了技術業務上的內容，還要有政治思想和法律、知識產權等方面的學習，也要注重培養辦公室人員的服務意識，改掉過去那種“等、拿、靠、要”的觀念，變被動為主動。

3.2 合理人力配置，加強科學管理[4]

人力資源是整個組織的核心，管理學家德魯克說“人力資源是最有生產力、最有用處和最為多產的資源”。一個國家間的競爭力靠的是人才，小到一個組織，一個圖書館的核心競爭力也是人才。辦公室工作質量的提高，就是要充分發揮人的作用。辦公室主任要在館長及其他館領導的帶領下，做好辦公室統籌規劃工作。在人力資源配置上，要因地制宜，并且要有預見性。要結合圖書館自身的特點調配人力，并且做到勞動分工明細，各司其職，提高效率。辦公室主任要發揮先進帶頭作用，做好每一步工作的計劃，獎罰分明，調動人員積極性。堅持目標管理[4]的制度，樹立服務觀念和責任觀念，做好整個圖書館的得力后勤。

3.3 加強圖書館各部門的團結合作

圖書館各部門工作有分工，但又是緊密相連的，各部門要在館領導的帶領下，團結一致，支持配合辦公室的工作。辦公室是領導決策的執行者，又是各平行部門的服務者。辦公室每一項工作都是基于整體思維和站在大局上出發的，如果各部門各自為政，不團結，不配合執行辦公室的決策，圖書館的服務質量就會下降甚至工作中斷。要做到團結一致，首先要求辦公室在開展工作時要善于調查研究，密切聯系群眾[5]，廣泛聽取各部門意見，做好信息收集和整理的工作。其次各部門在開展工作時要互相溝通，對辦公室傳達的信息要及時反饋，定期組織部門溝通會，培養民主自由的工作氛圍。

4 結論

圖書館是我國社會主義文化事業的一部分，本質是公益性和服務性的。圖書館各項工作能夠順利開展離不開辦公室的支持。在圖書館領導的正確帶領下，在技術和理念快速進步的信息社會里，辦公室要迎難而上，快速轉變思想，提高自身的業務水平和管理能力，更好地為圖書館各部門服務，扮演好信息傳送樞紐和決策執行者的角色。

［1］楊敏.淺談如何做好圖書館辦公室主任工作[J].科技與企業,2015(3):43.

［2］陳卓.高校圖書館辦公室服務職能研究[J].中國市場,2015(17):98-99.

［3］初景利.復合圖書館理論與方法[M].上海:上海交通大學出版社,2009.

［4］宋晨暉.高校圖書館辦公室的觀念轉型與科學管理[J].科技風,2015(1):276.

［5］戴麗.新形勢下優化公共圖書館辦公室決策支撐職能的社會學探討[J].江蘇科技信息,2015(14):45-47.