淺論高校科研經費信息化管理

呂曉芹

摘 要：隨著國家科教興國戰略的逐步實施，高校成為科技力量的主力軍，承擔了越來越多的科研任務。提高高校科研經費管理水平，變得益發重要。新的高校財務制度要求，財務管理應精細化、信息化和科學化。傳統的科研經費管理模式已不能適應科研經費管理的需要。文章初步探討科研經費管理信息化的必要性和可行性以及具體的設想和內容構建。

關鍵詞：高校科研經費 信息化 管理

中圖分類號：F234；G64 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）12-107-02

隨著國家經濟和社會發展的需要及高校科研水平的蓬勃發展，高校承擔的科研經費呈逐年增長態勢，科研收入成為高校的重要資金來源。科研經費來源渠道不斷拓寬，除國家、地方政府撥入的縱向科研經費外，還包括企事業單位的橫向科研經費。經費來源廣、數額大，對科研經費管理提出了更高的要求。傳統的科研經費管理模式已遠遠不能適應科研經費發展的需要，迫切需要搭建信息化網絡平臺，充分利用現代信息化技術，實現科研經費的信息化管理。

一、高校科研經費管理現狀

隨著國家對科研經費監管力度的不斷加強，各高校越來越重視科研經費的管理。很多高校成立了專門的科研管理機構，出臺了各種科研管理制度，從項目的申報、經費的使用和監管實行全過程管理。但在信息化建設方面，重視程度不夠，處于初級階段。沒有充分利用互聯網，借助現代信息化的平臺，充分共享資源，整合科研管理業務。

（一）科研管理系統和財務管理系統相互封閉，形成信息孤島

高校科研經費采用科研部門、項目負責人和財務部門分級管理的機制。科研管理部門負責項目的管理，協助項目負責人申報項目、填報預算、簽訂合同和辦理結題。財務部門負責科研經費的管理和核算，包括項目的經費立項、經費的使用、經費的匯總、經費的報表、經費的監管。

科研管理部門使用的是項目合同管理系統，財務部門使用的是經費管理系統，兩個系統均屬封閉系統，系統之間沒有對接，數據不能交互利用，資源沒有進行充分共享，形成信息孤島。負責項目管理的科研部門不了解經費的使用情況，負責經費管理的財務部門不了解項目的研究狀態。

科研部門注重的是項目合同管理，主要以國家批復的課題編號和簽訂的合同號為基礎進行管理的，而財務部門注重的是經費管理，按項目的財務編號來管理，財務編號與項目編號沒有一一對應，項目信息不對稱。

（二）資源共享不夠，科研管理流程落后，工作重復，效率低下，信息不準確

科研部門、財務部門之間沒有搭建一個信息共享平臺，信息傳遞不暢。受其影響，科研管理流程落后，工作重復，效率低下。如某些高校在科研項目立項時，科研人員不僅要在科研管理系統中提交項目信息，獲得科研部門審核，還要到財務部門現場辦理經費立項。財務部門經費立項時，按科研部門審核單逐筆入賬，并逐筆沖銷科研到賬款。這種模式下的管理流程非常落后。一是工作重復，浪費人力和時間，二是系統之間的信息會有偏差，不利于同步管理。

（三）科研人員與財務部門信息溝通渠道不暢，不能即時了解經費的使用情況

科研人員是科研經費的主要責任人，對經費的使用負直接責任。現有的管理模式，沒有提供供科研人員自主獲取經費使用情況的平臺。科研人員不能即時了解經費的當前余額，已使用經費的執行情況；不能隨時知道經費的預算執行情況，不知道哪些預算已執行完畢，哪些預算還有結余。

（四）科研人員與財務人員對經費管理的理解，角度不同，溝通困難，難于達成共識

每一項科研經費管理都有其特殊性，同一筆科研經濟事項，科研人員與財務人員理解有偏差。財務人員核算時，會考慮每一項科研任務的特殊性，根據財務制度要求，合理進行經費的核算和歸類，這就需要科研人員向財務人員提供項目預算資料和信息。目前很多高校還沒有將項目的資料和信息納入到財務信息平臺，科研人員只向財務人員提供紙質資料，不便于財務人員操作，也不利于科研經費的預算管理。

二、科研經費信息化管理的必要性和可行性

高校科研信息化管理是高校科研工作發展的重要保障，也是高校財務管理的必然趨勢。加強科研管理信息化建設，能適應財務管理的精細化和科學化要求，提高科研經費管理水平和管理效率，把財務人員從繁重的人工賬務中解脫出來；加強科研信息化建設，能提高對科研經費的管理和控制能力，有效規范科研經費的使用，使得經費的使用與預算一致；加強科研管理信息化，能促進科研經費管理信息的公開化，科研人員通過網絡平臺，能實時了解科研項目經費的使用情況，當前余額和每一筆支出的預算控制余額。

近年來，現代化信息技術和管理技術得到了長足的發展，各高校領導非常重視校園數字化建設，校園信息建設為財務管理信息化提供了良好的平臺。校園信息建設將學校的教學、科研、后勤、人事、學工等資源整合起來，部門之間的信息溝通變得順暢了，為財務部門與其他部門數據交換提供了便利。

三、科研經費管理信息化的設想和構建

科研經費管理信息化的構建，首先應梳理科研經費管理和控制流程，利用信息一體化平臺，使科研項目管理系統與財務管理系統對接起來，實現信息共享，加強各部門之間的協作管理，實現各部門之間的數據交換。財務部門對科研人員開放信息平臺，方便科研人員網上自助報銷，隨時查詢項目經費使用情況、項目經費余額、項目額度結余和打印結題報告。

（一）實現科研經費立項信息化

1.經費到賬數據對接給科研管理部門。財務部門從銀校互聯系統中下載科研經費到賬清單，傳輸給科研管理系統，實行系統對接，數據共享。

2.科研管理系統中的立項登記。科研項目負責人登錄科研管理系統，填寫立項信息，包括項目編號、項目負責人、經費分解明細等信息，提交科研管理部門審核。科研管理部門審核后，定期數據返回給財務部門。

3.財務部經費立項處理。財務部門接收反饋的數據，按類自動編制財務編號，導入到財務系統中批量處理，自動生成憑證，完成科研經費立項。

上述立項流程，科研管理單位和課題負責人，按承擔的責任，分工共同完成立項工作。體現了管理的科學性，分清了責任。所有的立項工作都在網上完成，節省了課題負責人現場辦事的麻煩。兩系統數據對接，保證了科研信息的同步，提高了立項的準確性。財務數據批量處理，提高了工作的效率。

（二）推行網上報銷模式，實現經費的自動控制

所謂網上報銷，就是搭建、利用一個網絡信息平臺，讓報賬人在信息平臺上填寫報賬信息，由財務人員直接從信息平臺上獲取數據，自動生成憑證。

高校科研經費數量多、金額大、來源廣，每類科研經費都有各自的管理辦法，各類科研經費的開支范圍和核算管理模式也千差萬別，允許報銷禁止報銷的規定細致繁多。為了緩解財務人員報賬壓力，推行網上報銷模式，根據每類科研經費的管理制度、開支范圍和口徑，將開支范圍對應的會計科目植入到每類科研經費報賬模塊中，通過各種設置，將經費的管理辦法用信息化方式控制起來，用電腦計算替代人腦記憶，從而起到提高效率減少差錯的作用。

科研經費報銷模塊的設立，首先按科研經費的來源劃分成不同的類別，再按照各類經費對應的管理辦法，歸納出開支范圍。按開支范圍的不同分類，制作相應的報賬模塊，如973、863支撐計劃分屬不同經費來源，但管理辦法的開支范圍相同，適用的報賬模塊相同。將報賬模塊賦予給每一科研項目，每一個項目對應著相應的報賬模塊。科研人員登錄財務報賬系統，在財務系統指定的報銷范圍內報銷經費。

網上報銷系統，除了限定每個項目的報賬口徑之外，還應控制每一項支出的預算控制，保證網上報銷給科研人員帶來便利的同時，也加強了經費管理和預算控制。

（三）開放信息化平臺，科研人員自主在網上提交財務部門所需的信息資料

大多數科研項目在申報時都有嚴格的預算，每一類經費的支出都必須在預算范圍內，我們通常將經費的支出預算稱之為額度控制。為了保證項目每一項經費的支出按預算控制執行，多數高校都會利用核算系統的預算控制系統，將每一個科研項目的預算額度錄入預算控制系統，控制每一項經費使用的額度。通行的做法是，由財務人員在經費立項時，將預算控制額度錄入系統中。需要變更預算時，科研人員將變更說明交由財務人員操作變更。

建立科研管理信息化，財務部門可以開放信息平臺，由科研人員自主將經費預算和變更預算錄入到財務管理系統中。并將科研項目的具體預算上傳給財務部門，方便財務人員對經費的管理和控制。

（四）開通網上適時查詢功能，供科研經費參與主體實時獲取財務信息

傳統的科研經費管理，財務系統對外封閉，科研項目的收支情況和預算執行數據存在財務管理系統中，科研部門與科研人員不能實時獲取相關財務數據，不利于科研管理部門對科研項目的全面了解和掌握，也不利于科研人員及時了解經費使用情況。

財務部門應建立信息查詢平臺，開通網上查詢功能。查詢平臺提供的信息應及時、全面、多維度，應涵蓋全過程信息需求，包括科研到賬經費查詢平臺、經費余額查詢平臺、經費的使用情況、網上報賬信息、經費使用情況匯總表、經費的額度結余情況等等。

科研經費管理信息化建設是一個長期的過程，需要領導的重視，需要財務人員的不懈努力，更需要學校各部門和科研人員的大力配合。

參考文獻：

[1] 教育部、財政部關于加強中央部門所屬高校科研經費管理的意見.教財[2012]7號

[2] 王海紅.高校科研經費信息化管理初探. 會計之友，2013（10）

[3] 喬志芳，馮妍.以信息化手段助推科研經費管理——以××大學為例.中國管理信息化，2014（07）

[4] 張興乾.淺析信息化環境下的高校科研經費過程管理.現代經濟信息，2015（12）

[5] 董文鳳.高校科研經費精細化管理探討.會計之友，2011（33）

（作者單位：武漢大學財務部 湖北武漢 430070）

（責編：紀毅）