獨立學院人力資源信息庫的建設

程清宇

摘要：隨著時代的發展和進步，管理信息化已經成為全球的一個重要課題，高校展開信息化建設是順勢而為，由于獨立院校相對于其他本科院校來說，無論是人資還是管理方面都相對滯后，使獨立院校的發展受到影響。本文首先介紹了獨立學院人力資源管理信息化建設的問題，然后探討了整個人力資源信息庫建設的流程，同時為獨立學院人力資源信息庫建設提出相關建議。

關鍵詞：獨立學院；信息庫；人力資源

信息庫是一種現代儲存、發送信息的系統，采用微縮膠卷、計算機等多種合理手段，儲存眾多的圖片、文字、音頻文件等資料，有必要時可以加工這些初始資料向使用者提供更有效的信息，節省了大量的人力物力財力。在獨立院校中由于和一本、二本的院校有很大差別，人力資源管理信息化建設相對滯后，因此研究獨立學院人力資源信息庫的建設意義重大。

一、獨立學院人力資源管理信息化建設現存問題

獨立學院信息庫是一項現今的技術，能夠彰顯出系統性、個性化和高效性的人力資源開發環境，進而能夠在很大程度上提高獨立學院的人力資源工作效率，進而使人力資源配置得到優化。就目前而言，獨立學院資源信息庫建設存在以下問題：

1.故步自封，體制不完善

在大多數獨立學院人事管理狀況來著眼，人力資源管理仍舊停留在初期的人事管理時期，并沒有對人力資源管理和研發給予充分的重視。人資部的工作只是在老師以及相關人員應聘、師資勞資的競選以及分配、保管人員檔案等幾個方面展開。人資部應傾向于平常工作管理，例如本著以人為本的原則，應重視老師個性化發展，在實踐中將該原則落實到位。

2.沒有適用于自身特點的管理系統

當前，市場上所暢銷的人資管理系統大多數是適合一本二本大學和企業，并不能將獨立學院的管理機制體現出來，當然也不能將靈活性呈現出來。大多數獨立院校通常是照搬普通高校的人資管理信息系統，這就使得整個人力資源管理系統不能有效的發揮作用。

3.部門內部信息重復采集

在現有的人事部中通常會分成考勤、師資、調配和勞資等科室。各個科室分別統計其他科室的數據，信息重復收集的狀況十分嚴重，這就是因為他們之間沒有構建共享機制而導致，進而導致人力、物力的浪費。

二、人力資源信息庫的建設

1.建設人資信息庫的原則

在獨立院校中建設人資信息庫的目的，是為了能夠高校、快捷、準確、便利的整理歸納高校教師職工的有關信息提供給使用者，進而達到使用者信息使用效率提升的目的。因此，在建設獨立院校人資信息庫時應當本著操作簡易、數據精準、快速查詢、糾錯及時的原則。

2.信息庫建設的流程

以津沽學院為例，來對建設信息庫的整個流程給予闡釋。津沽學院的人資信息庫應當包含認識材料、人事管理、和電子材料庫這三個數據庫，其中處在核心地位的是人事管理數據庫，承載著輸入、整理、輸出信息的功能。而電子人事材料信息庫則是用相關數據支撐著人事管理信息系統。

在老師及相關工作者入職以及整個工作流程中，需要輸入和更新人事管理信息系統中的信息，要求人資部將有關人員的相關證件原件和復印件提供給人事管理信息系統，經過審查相關材料，并確定沒有錯誤后，就開始向信息庫中輸入這些信息，掃描相關原件錄入到電子材料信息庫當中，然后下發給教師及工作人員本人，人資管理則將復印件收入到人事資料信息庫中存檔。這樣就能夠保證整個信息庫中數據的正確性。人資管理人員在工作的流程中發現錄入信息有錯誤或者無法確定其是否準確時，就可以將這些留存的復印件和掃描的原件從相關信息庫調出來，這樣不但能夠免去找教師職工再次遞交材料的麻煩，將人資管理員的工作效率提升，還能夠在潛移默化的提高教師及相關職工認可人資管理工作的程度。

將信息都錄入到相關的信息庫當中之后，就對人事管理系統的權限和賬號進行分配，并且將信息提供給有關人員。每個教師職工都能運用自己所申請的賬號通過登錄人事管理系統來查詢本人信息；部門管理者則能夠通過登錄賬號在本系統中查詢自己部門全部員工的有關信息；人資管理者則能夠在人事管理系統中查詢整個獨立院校所有員工的信息，并且及時修改和更新有關信息。

招聘員工則是由人事管理信息系統來開展。想要來津沽學院工作的人就可以在人事管理信息系統中注冊賬號，然后點擊招聘信息頁面的招聘職位展開職位申請。管理員在本系統中對申請職位的人員進行第一次選拔和審查，然后將滿足招聘條件的人員信息下發至各個用人部的管理者，此時部門管理者在進行第二次的考核和篩選。人事管理信息系統招聘與傳統的招聘相對比，前者不但能夠使工作效率提升，而且將津沽學院投遞紙質簡歷的環節省略掉，與現今無紙化辦公的走勢正好相契合。

另外，科研部門、教務處以及OA辦公系統等可以與人事管理信息系統展開有機對接，本系統中可以向科研部遞交書面報告、教務評審、網上辦公等模塊共享有關信息，進而使各個部門間的合作加強，為提高獨立院校各部的工作效率奠定基礎，以下是人力資源信息庫的應用流程。

圖 2-1津沽學院人力系統信息庫流程圖

3.信息庫在現實中的應用

在津沽學院中人資信息庫在管理中地位愈來愈高，有共享信息、工作率提升和部門合作的功能。據有關統計得知，一個科室的人事信息數據要向獨立院校的有關領導和部門提交30到50次不等。按著原先用excel表格進行有關數據的統計，每次統計都要進行選擇、審核、計算等很多個環節，因此在人員操控下難免會有失誤發生。然而運用本系統中統計信息的功能，在高效率的前提下還會大大降低了出錯率。

與教務辦公系統進行對接，成效顯著。在老師上崗和辭職時，人事管理系統首先會進行有關信息的更改，然后同步更新到教務辦公系統中，達到實時完成添減有關人員的目的，進一步提升了各部之間的協同合作能力。

三、建設獨立院校人力資源信息庫的意見

1.提高決策層和相關領導要給予重視

人力資源信息庫是新型的管理理念，即用新的管理理念才能衍生出新的管理策略。因此決策層和各級領導之間都應當對本信息庫給予充分的重視、理解、支持。以津沽學院自身的現狀為依據，重視信息庫建設，才能將信息庫的效果充分發揮出來。

2.傾向于人才的培養和潛力開發

信息庫建設應當類屬于管理工作，因此在人力資源信息庫是一個不斷更新和改革的過程，在運轉中需要有關技術人員和全部教師工作者的密切協作，才能確保信息庫建設與獨立學院的發展目標相契合，這才能為獨立學院持續穩定發展奠定基礎。然而，獨立學院有其特殊性，在人資各方面都與一本、二本院校有著很大差異，因此促使人力資源管理信息化并非是一蹴而就就能完成，而是經過長期的積累才能完成，這就需要有更多的人才投入到信息化管理當中，為人力資源管理信息化建設不斷向前發展提供保障。

總之，獨立院校應當注意到建設人力資源信息庫并不是只牽扯到技術，而是與管理密切相關的問題，因此想要建設更高效的人力資源信息庫，就必須要經歷一個復雜、漫長的過程，在構建人力資源信息庫建設后并不是完成了目標，需要相關工作者不斷努力和探索，才能使信息庫的正能量充分在獨立院校管理中發揮出來，為建設獨具特色的人力資源信息庫奠定基礎。

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