依托人性化管理理念實現醫院行政檔案管理的優化

袁天驕

【摘 要】醫院行政檔案是醫院一項寶貴的文化資產，同時也是支撐醫院更好運作的理論工具，因此必須對行政檔案管理工作重視起來，在檔案管理中，實施人性化管理策略能夠打破傳統制度的約束，為醫院長遠發展打下良好的基礎。本文首先介紹了醫院行政檔案的定義及特征，然后分析了人性化管理理念及在醫院檔案管理中的價值，最后闡述了依托人性化管理理念實現醫院行政檔案管理的策略，希望能對醫院行政檔案管理工作的開展提供一些幫助。

【關鍵詞】人性化管理；醫院；行政檔案管理

人性化管理理念是由兩大部分構成，分別為人性學和管理理論，屬于一種非常文明的管理方式，把“以人為本”作為管理的核心理念，使醫院管理制度更加科學、規范，極大促進了醫院的文化建設，本文就從人性化管理的角度來闡述行政檔案管理工作的優化，現報告如下。

一、醫院行政檔案的定義及特征

醫院行政檔案的定義可以從廣義和狹義兩個方面進行闡述，廣義的行政檔案就是醫院在經營過程中所產生的具有價值和意義的各種資料，而狹義的行政檔案則是醫院在進行行政管理工作時所產生的具有行政特征的檔案，屬于文書檔案，主要包括公文、規章制度以及計劃等內容。

醫院行政檔案特征分為下面幾種：其一，歷史性，行政檔案并不屬于正在形成的產物，而是由過去形成，行政檔案把過去、現在和未來融合到了一起，具有連續性和統一性特點；其二，社會性，行政檔案是在實踐中慢慢構成的，檔案中所包含的內容就是各種實踐記錄；其三，原始記錄性，這是行政檔案最顯著的一項特征，同時也是行政檔案同其它檔案的不同之處，在管理行政檔案過程中，任何方法都不會對檔案特征造成影響，檔案本質就是要把事實的事件記錄下來，體現出記錄的意義和作用。

二、人性化管理理念及在醫院檔案管理中的價值

人性化管理理念屬于一種新型管理理念，同時也是一個不斷發展過程，其理念核心就在于以人為本，主要作用就是要充分激發員工的主動性和潛力，重視員工的主體性地位。人性化管理理念另一大作用在于穩定人與人之間的關系，加強對人的尊重，進而擴展到增強醫院效益的范疇上，通過科學的發展規劃，實現有組織、有紀律的發展。

依托人性化管理理念來進行醫院行政檔案管理，其重點就在于尊重員工、信任員工，把“以人為本”作為核心理念，其主要價值體現在下面幾個方面：其一，對檔案工作的優化；其二，對檔案工作氛圍的優化；其三，對檔案工作人員的管理。

三、依托人性化管理理念實現醫院行政檔案管理的策略

（一）完善人性化管理制度

醫院行政檔案管理的制度主要包括歸檔、保密以及借閱制度等，這些制度都需要進行再次審核，保證其符合人性化管理理念，使人們在查閱、借閱時能夠保持一種良好心情，營造出一種和諧的環境，也可以開展咨詢等活動，以此提高檔案管理的整體效益。上述這些工作的前提是檔案管理人員必須要具備較強專業技能，通過學習不斷完善自己的整體能力，擴大知識面，盡可能使查閱者獲得更多資料；同時檔案管理人員還要加強思維創新，增強管理檔案的效率，提高管理利益。

（二）重視檔案室的建設工作

醫院檔案室中包括了醫院所有的檔案，是對檔案進行集中管理的地方，對于醫院來講，檔案室是非常重要的場所之一，不僅是檔案管理工作的核心，同時也是醫院經營者的助手，更是增強醫院工作效率的重要因素，因此醫院必須要重視檔案室的建設工作。總體來看，檔案室的價值體現在下面幾個方面：首先，檔案室能夠實現檔案的開發工作，為醫院更好發展提供服務；其次，檔案室能夠更加科學的管理醫院所有資料；最后，檔案室能夠對醫院所有部門檔案進行管理。

（三）加強檔案信息化建設

現如今科學技術發展越來越快，在醫院檔案管理中也發揮出非常重要的作用，紙質類型檔案都已經逐步被電子文件檔案所取代，已經被非常廣泛的應用。傳統紙質類型檔案具有分散的特點，管理難度比較高，不能妥善管理，所以當前的一項重要工作就是統一檔案管理，電子文件是必不可少的。電子文件檔案在歸檔時要保證完整、真實，其主要內容包括兩個部分，其一，對醫院長久發展起到重要意義的文件要永久保存，例如醫院制度、規定以及各種文件等；其二，醫院日常活動文件要長期保存，通常時間為15年到50年，也就是對醫院發展起到一定參考作用的文件。

（四）提高檔案人員的業務技能

醫院行政檔案人員一方面要具備管理、哲學、法律等專業知識，另一方面還要能夠靈活運用各種管理軟件，不斷豐富自己的知識面，盡可能增強工作效率。醫院必須要保證所有檔案工作人員都具有較強的專業能力，可以采取績效評定方式來提高員工的熱情，通過人性化管理方式創建一支高效的檔案工作隊伍。另外在工作過程中，醫院經營者也要以人性化作為核心的管理方式，站在檔案管理人員角度來思考問題，滿足員工需求，以此增強工作人員的主動性，進而有效提高檔案管理的效率。

（五）增強對檔案工作人員的培訓

通過調查能夠發現，導致醫院檔案管理水平不能有效提高最重要的原因就是檔案工作人才缺乏，針對這一現象，在檔案人員質量文件中已經做了明確的規定，所以醫院管理人員必須要把培訓檔案人員的工作重視起來，加強工作人員的素質及道德，把人員內在潛力充分的激發出來，增強其主觀能動性，真正做到“忠于職守、公正服務”的基本要求。

（六）行政檔案的充分利用

行政檔案包含了醫院在管理方面的所有環節，對于醫院發展中所面臨的問題都能夠從行政檔案中獲得解決對策，體現了非常重要的價值和意義，具有豐富性、可靠性特點。但是就目前情況來看，我國很多醫院對于行政檔案還沒有充分的重視起來，沒有認識到檔案所具有的重要價值，普遍存在“重保管、輕利用”的現象，沒有把行政檔案具有的指導作用充分發揮出來。因此必須要增強對檔案的管理理念，有效保存行政檔案，發揮其價值和意義。

四、總結

通過上述分析能夠看出，依托人性化管理理念實現醫院行政檔案管理的優化符合當前醫療機構發展，由于醫院檔案的管理工作涉及到很多學科，因此各個科室之間要加強溝通與交流，從管理方面、服務方面、團隊素質方面不斷進行優化，只有這樣做才能更好保障醫院檔案管理工作的科學性。

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