淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

譚春霞

摘要：高校檔案管理是高校管理工作中非常重要的內(nèi)容，真實的記載了高校發(fā)展的歷史，可作為高校不斷進步、創(chuàng)新、發(fā)展的參考依據(jù)。21世紀是信息時代，各種先進的信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)，并且深入到社會生產(chǎn)和人們的生活、工作中，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式很難滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展需求，加強高校檔案管理信息化建設(shè)是一種必然趨勢。本文主要介紹了高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性及必要性，并且提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號： G270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）01（c）-0000-00

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及應用，人們的信息意識也不斷增強，信息已經(jīng)成為繼資本、勞動力之外非常重要的生產(chǎn)要素之一。高校檔案作為高校最重要的信息資源，檔案管理工作的地位也不斷提高。在當前信息化時代背景下，高校急迫需要對檔案管理工作進行信息化管理改革，加強檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，構(gòu)建數(shù)字化高校校園。

1.加強高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1是推動高校進一步發(fā)展的客觀需要

目前，各大高校正在進行素質(zhì)教育改革，很多高校都以市場需求作為辦學導向，高校在改革的過程中也常常會遇到一些新事物、新問題、新動向，出現(xiàn)的這些新內(nèi)容逐漸提高了高校進行檔案管理信息化建設(shè)的需求。因為，隨著高校的不斷發(fā)展，相應的也會增加高校檔案的使用主體，不僅僅包括高校領(lǐng)導、各院系及高校內(nèi)部各部門，同時也包括各方投資者及債權(quán)人等。但是，高校檔案管理的理念陳舊，普遍存在“輕利用、重保管”的思想，開放意識、創(chuàng)新意識相對缺乏，在很大程度上限制了高校檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。傳統(tǒng)的高校檔案管理模式明顯滯后于現(xiàn)代社會發(fā)展步伐，高校檔案管理想要和社會發(fā)展保持同步，就應該順利社會信息化發(fā)展趨勢進行信息化管理改革。

1.2有利于提高高校檔案的服務水平

傳統(tǒng)高校檔案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內(nèi)容比較多，工作程序較為繁雜，往往需要花費大量的人力，也會浪費很多時間，工作效率不高，而且很容易由于人為因素而影響檔案質(zhì)量。比如，檔案裝訂立卷工作以傳統(tǒng)手工方式操作，工作人員的勞動量就非常大。又比如檔案信息檢索工作，如果采用人工方式尋找，檢索的時間很長，而且手續(xù)非常繁瑣。加強高校檔案管理信息化建設(shè)，可以利用現(xiàn)代化先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等對等高校檔案進行加工、整理，只要通過信息系統(tǒng)就可以完成檔案管理、分類、查詢等工作，而且可以通過計算機對以往檔案的案卷、全引、專題等目錄進行統(tǒng)一編目建立一個系統(tǒng)的計算機目錄索引系統(tǒng)，這樣可大大減輕工作人員的工作量，也可以提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質(zhì)量。同時，檔案管理信息化可使高校檔案信息資源得到最大程度的開發(fā)、利用，實現(xiàn)信息資源共享，從而提高高校檔案管理的服務質(zhì)量。

2.加強高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

2.1提高高校檔案管理建設(shè)的標準化

想要實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)，首先應提高檔案管理的標準化，也即是指在實際工作中應嚴格按照相關(guān)的標準、規(guī)范執(zhí)行，建立統(tǒng)一的工作標準和依據(jù)，從而有機組合高校檔案管理的各項工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。目前，高校檔案管理普遍存在標準不統(tǒng)一、各自為政的現(xiàn)象，而且檔案信息化軟件開發(fā)和信息化建設(shè)等方面較為分散，為此，應該安排專業(yè)的人員全面研究高校檔案信息化建設(shè)建立一套全國統(tǒng)一的檔案管理信息化建設(shè)軟件系統(tǒng)，同時應制定統(tǒng)一的檔案管理技術(shù)，而且應結(jié)合國內(nèi)外檔案管理標準以及檔案管理發(fā)展趨勢制定高校檔案管理信息化建設(shè)需要遵守的準則。比如，文獻索引標準、信息傳輸標準、通訊標準、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建立標準等。通過科學的組織、協(xié)調(diào)各高校檔案信息化建設(shè)，確保各高校的工作管理軟件統(tǒng)一，促進各高校檔案信息的互聯(lián)、互通，實現(xiàn)信息資源共享。

2.2加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)高校檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時會花用很多時間，導致每年高校檔案管理費用支出不斷提高。而且由于紙質(zhì)材料的特點，長時間很容易出現(xiàn)泛黃、粘連、發(fā)脆等問題，在很大程度上會損壞檔案質(zhì)量。加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)可以以計算機數(shù)據(jù)庫為平臺，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數(shù)字檔案可以復制，計算機數(shù)據(jù)庫的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化建設(shè)具有便于管理、安全性高等優(yōu)勢。

2.3加強網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)

在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于計算機網(wǎng)絡(luò)的特點，安全保密問題也是需要重視的問題，高校應結(jié)合自身的實際情況制定一套科學、合理、嚴謹?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，而且需要不斷加強檔案管理人員的安全防護意識以及技能。同時，應引進最新的計算機網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)，設(shè)置安全防火墻，及時、有效防范計算機“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

人是高校檔案管理工作的最終執(zhí)行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設(shè)，這就要求檔案管理人員具備較強的綜合素質(zhì)，不僅需要具備基本的計算機技術(shù)技能，同時要求具備良好的道德修養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)。因此，高校應注重檔案管理人員的培訓工作，制定科學的員工培訓管理制度，不僅應豐富檔案管理人員的信息化管理知識，也要提高管理人員的業(yè)務技能，培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理復合型人才隊伍。其次，應建立合理的考核機制，定期對檔案人員的實踐操作技能進行考核，并且將員工的工資和考核結(jié)果直接掛鉤，這樣有利于激勵檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業(yè)務能力。

總而言之，加強高校檔案信息化建設(shè)是適應現(xiàn)代社會發(fā)展以及高校發(fā)展的必然趨勢，高校應明確實現(xiàn)檔案管理信息化改革的重要意義，加強高校檔案管理的標準化、數(shù)字化、安全化建設(shè)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，全面促進檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

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