加強人才檔案管理 提高檔案利用效益

韋麗麗

（射陽縣人力資源和社會保障信息中心 江蘇 鹽城 224300）

加強人才檔案管理 提高檔案利用效益

韋麗麗

（射陽縣人力資源和社會保障信息中心 江蘇 鹽城 224300）

隨著知識經濟和信息時代的發展，加強檔案信息化建設，提高人力檔案利用率迫在眉睫，信息技術的迅猛發展和廣泛應用，為檔案資源的開發利用創造了前所未有的契機。加強人才檔案管理，提高檔案利用效益要從硬件設施投入、信息數據庫系統構建、信息化人才配備、信息化安全保障等方面進行完善提高。實現檔案管理信息化的發展已成為適應國家改革和社會發展的必然需要。

人力資源；檔案管理；信息化建設；提高效益

為切實做好檔案管理這項重要的基礎性工作，著力提升檔案管理水平，要進一步加強內部管理、提高服務質量、促進自身發展，明年我們在做好檔案業務工作的基礎上，改善檔案管理現狀，逐步投入檔案信息化工作要加大檔案信息化投入工作，購買檔案管理系統，完善檔案管理體系，逐步實現紙質化檔案向電子化檔案的轉變，全力提高人事檔案管理效率。

一、嚴格把關，及時辦理，提高檔案管理服務水平

一是嚴把檔案接收關口。工作中實踐中，射陽縣人力資源和社會保障信息中心對新接收的正本檔案嚴格把關，做到每本檔案接收都要認真審核驗收，發現問題及時糾正，不留隱患。上年度，共接收正本檔案3646本，其中大中專畢業生檔案3505本，縣直單位人員檔案141本，全部審核并錄入微機、換袋入庫上架。

二是準確辦理檔案業務。射陽縣人力資源和社會保障信息中心上年度向縣內外轉出人事檔案612本，力保檔案轉遞無差錯。辦理人員退休、干部任免、養老金續繳、失業金領取、工齡、年齡核對、職務與職級并行等業務檔案摘抄2600余人次、檔案查閱、咨詢5000余人次，力爭各項業務能及時準確辦理，確保人事檔案業務辦理零失誤。

三是做好材料審核接收。嚴格把好材料審核接收關，對不符合要求、章印不全的材料當場退回，禁止不符合要求的材料進入個人檔案。今年共接收調資、年度考核等零散單一材料1萬余份，每份經過仔細核對、查詢，并按類投放歸檔。做好公務員檔案專項審核工作。根據干部人事檔案專項審核要求，經組織部部署，今年對公務員身份檔案進行專項審核。

二、落實制度，保守機密，提高人才檔案使用效益

一是嚴格學習管理制度。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是保障檔案信息安全，逐步實現規范化管理的有力措施。各級檔案管理部門、檔案管理者應積極改革那些不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，努力實現從紙質檔案管理向電子檔案管理理念的轉變。不僅要堅決貫徹落實國家頒發的計算機信息系統的安全保密方面的法律、規定，還要結合本系統、本單位的實際盡快制定出計算機信息安全保密方面的具體實施辦法，如計算機信息檔案的安全與保密制度、計算機信息檔案的安全保密防護辦法，真正做到有法可依，有章可循。要認真學習、宣傳、貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作的方針、政策與規定，學習與檔案相關的各項法律文件，刻苦學習檔案專業知識，搞好檔案管理，充分發揮檔案的作用，嚴格按檔案的法律、法規及有關制度辦事。

二是嚴格保守檔案機密。檔案工作是一項嚴謹的工作，在檔案日常查詢上要嚴守檔案制度，按照檔案管理條例辦理。要認真執行《保密法》，嚴格保守檔案機密，每年對檔案進行一次核對工作，維護檔案的完整與安全，保證檔案的合法利用。認真搞好對檔案保護的各項措施，最大限度地延長檔案壽命，認真負責檔案的鑒定工作，按規定接收、保管、利用檔案。

三是嚴格執行查閱制度。設立專門的檔案室，配備檔案櫥具，健全庫房溫濕度記錄，繪制檔案存放示意圖，嚴格按照“八防”措施管理檔案。認真熱情接待檔案利用者的查詢、借閱工作，嚴格執行查借閱制度，認真做好檔案查詢登記工作。貫徹執行檔案的八項制度，制定檔案管理人員職責，嚴格按干部人事檔案管理制度執行。

三、加大投入，提升效益，提高檔案信息管理程度

一是加大硬件投入力度。數字檔案的基本原理就是借助電子掃描儀或數碼相機等多媒體設備，將檔案管理全部進行數字化處理后，通過光盤刻錄機，把全部信息拷貝到光盤上，建成電子檔案或全文本電子檔案。實現檔案管理信息化的發展，要加大資金投入，添置計算機、服務器、監控、掃描儀、復印機、打印機、防盜器、除臭機、殺菌機、除濕機、防磁柜、溫濕度計等設備和器材，引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統，實現檔案資源的合理配置和利用。

二是整合檔案管理資源。要將分散在各科室、各單位的檔案全部集中移交至文檔中心，實行集中統一管理，配備專兼職檔案員，建立標準化、現代化的綜合檔案管理室。在檔案基礎整理工作完善的同時，進一步推動檔案工作信息化，對每一份檔案的具體內容進行掃描掛接，形成了一份電子檔案，在本局域網內可以隨時查詢權限范圍內的電子檔案，完善檔案管理信息綜合數據庫，建立動態信息收集網絡機構，制定檔案動態信息收集內容，建立動態信息的轉遞方式，克服數據庫信息源數據不新、不準的問題。節省了時間，方便了群眾，檔案“電子化”彰顯了服務的人性化。

三是配備檔案管理人才。實現檔案管理信息化的發展要配備一支高素質的從事檔案管理的信息化人才。這些人才不僅具備良好的個人素質，較高的文化知識、有一定的外語水平，更要懂得檔案管理專業知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，具有管理信息資源的創造能力，要能全面了解和自覺執行檔案管理信息方面的法律、法規、制度和標準。作為檔案管理部門，一方面要注重信息化人才的引進，另一方面要加大對在職、兼職檔案管理人員的信息化業務發展的培訓，提高檔案管理人員的業務素質，緩解信息化業務人才的需求壓力。

綜上所述，檔案管理的信息化管理是改革和發展的必然趨勢，必須加快其建設步伐。工作實踐中，要不斷加強檔案信息化、數字化問題的研究，及時解決數字化進程中的疑難問題，認真做好新形勢下的檔案管理工作，唯此才能促進檔案工作質量的不斷提高，使檔案管理煥發新的生機與活力，開創一個科技興檔的新局面。