加強(qiáng)人才檔案管理 提高檔案利用效益

韋麗麗

（射陽縣人力資源和社會(huì)保障信息中心 江蘇 鹽城 224300）

加強(qiáng)人才檔案管理 提高檔案利用效益

韋麗麗

（射陽縣人力資源和社會(huì)保障信息中心 江蘇 鹽城 224300）

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高人力檔案利用率迫在眉睫，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。加強(qiáng)人才檔案管理，提高檔案利用效益要從硬件設(shè)施投入、信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建、信息化人才配備、信息化安全保障等方面進(jìn)行完善提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展已成為適應(yīng)國家改革和社會(huì)發(fā)展的必然需要。

人力資源；檔案管理；信息化建設(shè)；提高效益

為切實(shí)做好檔案管理這項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，著力提升檔案管理水平，要進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部管理、提高服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)自身發(fā)展，明年我們?cè)谧龊脵n案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上，改善檔案管理現(xiàn)狀，逐步投入檔案信息化工作要加大檔案信息化投入工作，購買檔案管理系統(tǒng)，完善檔案管理體系，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)變，全力提高人事檔案管理效率。

一、嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)辦理，提高檔案管理服務(wù)水平

一是嚴(yán)把檔案接收關(guān)口。工作中實(shí)踐中，射陽縣人力資源和社會(huì)保障信息中心對(duì)新接收的正本檔案嚴(yán)格把關(guān)，做到每本檔案接收都要認(rèn)真審核驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，不留隱患。上年度，共接收正本檔案3646本，其中大中專畢業(yè)生檔案3505本，縣直單位人員檔案141本，全部審核并錄入微機(jī)、換袋入庫上架。

二是準(zhǔn)確辦理檔案業(yè)務(wù)。射陽縣人力資源和社會(huì)保障信息中心上年度向縣內(nèi)外轉(zhuǎn)出人事檔案612本，力保檔案轉(zhuǎn)遞無差錯(cuò)。辦理人員退休、干部任免、養(yǎng)老金續(xù)繳、失業(yè)金領(lǐng)取、工齡、年齡核對(duì)、職務(wù)與職級(jí)并行等業(yè)務(wù)檔案摘抄2600余人次、檔案查閱、咨詢5000余人次，力爭(zhēng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)能及時(shí)準(zhǔn)確辦理，確保人事檔案業(yè)務(wù)辦理零失誤。

三是做好材料審核接收。嚴(yán)格把好材料審核接收關(guān)，對(duì)不符合要求、章印不全的材料當(dāng)場(chǎng)退回，禁止不符合要求的材料進(jìn)入個(gè)人檔案。今年共接收調(diào)資、年度考核等零散單一材料1萬余份，每份經(jīng)過仔細(xì)核對(duì)、查詢，并按類投放歸檔。做好公務(wù)員檔案專項(xiàng)審核工作。根據(jù)干部人事檔案專項(xiàng)審核要求，經(jīng)組織部部署，今年對(duì)公務(wù)員身份檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核。

二、落實(shí)制度，保守機(jī)密，提高人才檔案使用效益

一是嚴(yán)格學(xué)習(xí)管理制度。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是保障檔案信息安全，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施。各級(jí)檔案管理部門、檔案管理者應(yīng)積極改革那些不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，努力實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。不僅要堅(jiān)決貫徹落實(shí)國家頒發(fā)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全保密方面的法律、規(guī)定，還要結(jié)合本系統(tǒng)、本單位的實(shí)際盡快制定出計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的具體實(shí)施辦法，如計(jì)算機(jī)信息檔案的安全與保密制度、計(jì)算機(jī)信息檔案的安全保密防護(hù)辦法，真正做到有法可依，有章可循。要認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策與規(guī)定，學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的各項(xiàng)法律文件，刻苦學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，嚴(yán)格按檔案的法律、法規(guī)及有關(guān)制度辦事。

二是嚴(yán)格保守檔案機(jī)密。檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎跈n案日常查詢上要嚴(yán)守檔案制度，按照檔案管理?xiàng)l例辦理。要認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)工作，維護(hù)檔案的完整與安全，保證檔案的合法利用。認(rèn)真搞好對(duì)檔案保護(hù)的各項(xiàng)措施，最大限度地延長檔案壽命，認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作，按規(guī)定接收、保管、利用檔案。

三是嚴(yán)格執(zhí)行查閱制度。設(shè)立專門的檔案室，配備檔案櫥具，健全庫房溫濕度記錄，繪制檔案存放示意圖，嚴(yán)格按照“八防”措施管理檔案。認(rèn)真熱情接待檔案利用者的查詢、借閱工作，嚴(yán)格執(zhí)行查借閱制度，認(rèn)真做好檔案查詢登記工作。貫徹執(zhí)行檔案的八項(xiàng)制度，制定檔案管理人員職責(zé)，嚴(yán)格按干部人事檔案管理制度執(zhí)行。

三、加大投入，提升效益，提高檔案信息管理程度

一是加大硬件投入力度。數(shù)字檔案的基本原理就是借助電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等多媒體設(shè)備，將檔案管理全部進(jìn)行數(shù)字化處理后，通過光盤刻錄機(jī)，把全部信息拷貝到光盤上，建成電子檔案或全文本電子檔案。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展，要加大資金投入，添置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、監(jiān)控、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、防盜器、除臭機(jī)、殺菌機(jī)、除濕機(jī)、防磁柜、溫濕度計(jì)等設(shè)備和器材，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。

二是整合檔案管理資源。要將分散在各科室、各單位的檔案全部集中移交至文檔中心，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，配備專兼職檔案員，建立標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的綜合檔案管理室。在檔案基礎(chǔ)整理工作完善的同時(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作信息化，對(duì)每一份檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行掃描掛接，形成了一份電子檔案，在本局域網(wǎng)內(nèi)可以隨時(shí)查詢權(quán)限范圍內(nèi)的電子檔案，完善檔案管理信息綜合數(shù)據(jù)庫，建立動(dòng)態(tài)信息收集網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，制定檔案動(dòng)態(tài)信息收集內(nèi)容，建立動(dòng)態(tài)信息的轉(zhuǎn)遞方式，克服數(shù)據(jù)庫信息源數(shù)據(jù)不新、不準(zhǔn)的問題。節(jié)省了時(shí)間，方便了群眾，檔案“電子化”彰顯了服務(wù)的人性化。

三是配備檔案管理人才。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展要配備一支高素質(zhì)的從事檔案管理的信息化人才。這些人才不僅具備良好的個(gè)人素質(zhì)，較高的文化知識(shí)、有一定的外語水平，更要懂得檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和維護(hù)知識(shí)，具有管理信息資源的創(chuàng)造能力，要能全面了解和自覺執(zhí)行檔案管理信息方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)。作為檔案管理部門，一方面要注重信息化人才的引進(jìn)，另一方面要加大對(duì)在職、兼職檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)發(fā)展的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，緩解信息化業(yè)務(wù)人才的需求壓力。

綜上所述，檔案管理的信息化管理是改革和發(fā)展的必然趨勢(shì)，必須加快其建設(shè)步伐。工作實(shí)踐中，要不斷加強(qiáng)檔案信息化、數(shù)字化問題的研究，及時(shí)解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問題，認(rèn)真做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，唯此才能促進(jìn)檔案工作質(zhì)量的不斷提高，使檔案管理煥發(fā)新的生機(jī)與活力，開創(chuàng)一個(gè)科技興檔的新局面。