淺析ERP環(huán)境下企業(yè)全面預算管理再造 ★

淺析ERP環(huán)境下企業(yè)全面預算管理再造★

劉江輝阮君文李希妍

（廣東外語外貿大學）

【摘要】全面預算管理對企業(yè)的資源配置、績效考核、風險控制及戰(zhàn)略發(fā)展作用重大，已經(jīng)成為企業(yè)管理最為實用的模式之一。傳統(tǒng)的全面預算管理由于缺乏信息化手段的支持，在具體執(zhí)行過程中仍然存在種種問題，難以發(fā)揮應有作用。本文分析傳統(tǒng)的全面預算管理的落后性，并研究通過將全面預算管理與ERP系統(tǒng)進行有機融合，為企業(yè)管理帶來的優(yōu)勢，進一步對ERP環(huán)境下企業(yè)全面預算管理再造的可行性與創(chuàng)新性進行解析。

【關鍵詞】ERP環(huán)境全面預算管理企業(yè)戰(zhàn)略

【中圖分類號】F272.2

★本文受2015年廣東外語外貿大學大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練計劃項目資助。

全面預算管理的核心價值是滿足企業(yè)的戰(zhàn)略目標，通過對企業(yè)各部門、各層業(yè)務工作的考核與分析，將人力、物力、財力等各項資源在企業(yè)內部進行有效地分配及控制，在復雜多變的企業(yè)環(huán)境中更有效地組織協(xié)調生產經(jīng)營活動，以實現(xiàn)企業(yè)的資源配置和企業(yè)發(fā)展目標保持動態(tài)平衡。

在實踐中，“全面預算管理”作為一種先進的綜合管理機制已被大多數(shù)企業(yè)所接受，但傳統(tǒng)全面預算管理受限于其落后的管理手段及管理方式，產生了一系列預算管理效率低下、部門間信息割裂等問題，而ERP系統(tǒng)作為新一代集成化信息管理系統(tǒng)，通過建立供應鏈管理、銷售與市場、客戶服務、財務管理、制造管理及庫存管理等模塊，對企業(yè)的物流、信息流和資金流進行全面監(jiān)控與管理，借助該系統(tǒng)企業(yè)對各業(yè)務活動的管理依據(jù)也從財務數(shù)據(jù)拓展到了更全面的信息化層面，在ERP環(huán)境下進行企業(yè)全面預算管理的再造有其必要性和創(chuàng)新性。本文通過討論傳統(tǒng)預算管理的劣勢，分析ERP環(huán)境下企業(yè)全面預算管理的先進性，并進一步論證其可行性和創(chuàng)新性。

一、傳統(tǒng)預算管理的劣勢

現(xiàn)代經(jīng)濟環(huán)境中，企業(yè)生產經(jīng)營活動復雜多變，產生的信息量越來越龐大，由于缺乏信息化技術，傳統(tǒng)預算管理在實行過程中不斷遇到工序繁瑣、可控性差、各部門間形成“信息孤島”等一系列問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）編制手段落后，工序復雜

目前企業(yè)進行全面預算管理時，從預算編制、預算控制到預算分析，主要使用的管理工具都是Ms Office Excel表格或財務軟件,雖在一定程度上實現(xiàn)了電算化預算管理，但編制的手段仍非常落后。在用Excel表格進行預算管理時需要建立多張相互關聯(lián)的報表，雖然可以通過建立鏈接的方式減

少大量繁瑣的手工計算，但仍然存在預算信息和實際運行信息散亂，且難以進行信息有效集成的缺點：預算管理過程涉及大量信息數(shù)據(jù)的錄入及反復修改,在此過程中由于數(shù)據(jù)量太大,預算指標之間的鉤稽關系復雜，出差錯的可能性很大，相關人員需要花費更多的時間精力在多張關聯(lián)表格中一一查找出現(xiàn)差錯的地方，一旦數(shù)據(jù)錯誤未被發(fā)現(xiàn)，整個預算管理體制可能會陷入混亂狀態(tài)。此外，使用Excel表格進行預算管理時還存在預算信息實時共享程序復雜、事后核算工序繁瑣、缺乏安全性和保密性等缺點。

使用財務軟件進行全面預算管理是如今大多數(shù)國內企業(yè)采取的方式。財務軟件雖在一定程度上可以解決用Excel表格進行管理的問題，具有較強的信息收集能力和財務分析能力，但缺少對企業(yè)業(yè)務流程方面的預算、監(jiān)督和控制，無法達到預算管理體系“全面性”的要求。這在一定程度上也反映了當前國內企業(yè)對于全面預算管理存在認識上的誤區(qū)，即認為預算管理只屬于財務部門的責任，從而使其它部門缺乏參與企業(yè)預算管理的動力，管理的效果大大下降。

（二）各部門間未形成有機互動，預算缺乏整體性和目的性

我國很多企業(yè)缺乏完善的預算管理程序，預算管理機制很不規(guī)范，常常僅是財務部門參與到預算管理中去，傳統(tǒng)預算管理僅僅是財務數(shù)據(jù)的羅列，對企業(yè)經(jīng)營管理的控制也僅涉及資金流方面，各部門之間缺乏有機互動，預算的動因也并不明確，整個企業(yè)對預算缺乏更高層面、全局性的分析和管理，從而無法把部門預算與企業(yè)經(jīng)營目標有機地聯(lián)系在一起，而且部門內往往會存在“本位主義”的思想。為力圖達到部門利益的最大化，部門的業(yè)務行為可能會與其他部門的業(yè)務行為以及企業(yè)整體目標存在利益沖突，形成企業(yè)內部各自為政、相互獨立、相互博弈的現(xiàn)象，再加上預算管理部門一般給定預算額后只對各部門超預算部分進行控制，對實際發(fā)生的預算內資金浪費或挪用現(xiàn)象缺乏有效監(jiān)控，企業(yè)資金運作難以產生“1+1>2”的效益。

（三）傳統(tǒng)預算管理方式對于預算缺乏實時控制能力和事后分析能力

全面預算管理系統(tǒng)在對生產經(jīng)營活動進行事中控制時，要求及時掌握企業(yè)各部門的預算執(zhí)行情況，反饋實際變化數(shù)額與預算數(shù)額之間的差異，并根據(jù)執(zhí)行情況和當前企業(yè)、市場各方面狀況及時調整企業(yè)計劃。然而在傳統(tǒng)預算管理中，由于缺乏必要的信息化工具，全面預算管理系統(tǒng)難以及時獲得實時動態(tài)數(shù)據(jù)并對企業(yè)生產經(jīng)營過程進行實時監(jiān)督控制，也難以對預算和實際的執(zhí)行情況進行執(zhí)行分析并提出有效恰當?shù)念A算調整計劃。對預算管理進行事后分析時，由于Excel表格和財務軟件的局限性，傳統(tǒng)預算管理體系需要對大量的財務數(shù)據(jù)和其他業(yè)務數(shù)據(jù)進行復雜計算，大大消耗了企業(yè)的人力、物力、財力，且效率低下，分析周期被大大延長，分析的成效也并不顯著，從而削弱了全面預算管理的作用。與此同時，傳統(tǒng)預算管理也無法支持企業(yè)從不同角度對反饋的預算信息和實際執(zhí)行情況之間以及對不同的預算之間進行差異分析，從而難以更全面精準地找出企業(yè)在預算和生產經(jīng)營中存在的問題或不足。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)全面預算管理的優(yōu)勢

相比于傳統(tǒng)預算管理，多數(shù)情況下僅能提供財務數(shù)據(jù)的狀況，融合ERP系統(tǒng)的全面預算管理可提供更多角度、多樣化的信息，同時部門間的溝通與聯(lián)系越來越密切，提高企業(yè)的預算管理水平。

（一）實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高企業(yè)全面預算管理能力

傳統(tǒng)預算管理由于存在時效性的問題，企業(yè)管理者和員工難以獲取實時數(shù)據(jù)而無法科學合理地評估企業(yè)實際情況和市場運行狀況，并容易由此造成錯誤決策而嚴重危害企業(yè)利益。而ERP系統(tǒng)實操過程中，各部門根據(jù)相關運作流程錄入及修改數(shù)據(jù)，而各業(yè)務活動在進行的同時其相關的各種原始單據(jù)也同時被錄入系統(tǒng)形成憑證，經(jīng)ERP系統(tǒng)流轉

后匯集到財務模塊中,再由相關會計人員最終匯總到總賬中去，大大簡化了全面預算管理的工序。

ERP系統(tǒng)的實時共享功能也為企業(yè)員工和管理者在獲取實時信息上提供便利。各部門通過ERP系統(tǒng)可以及時獲得企業(yè)多部門的實時動態(tài)信息，并將本部門的信息數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)上進行共享，為其他部門的決策和經(jīng)營提供便利。企業(yè)甚至可以利用ERP系統(tǒng)與處于不同地區(qū)的總公司、分公司、供應商、銷售商和客戶進行信息互通。這種信息的實時性和及時性為企業(yè)快速有效分析企業(yè)價值鏈和預測市場供求情況創(chuàng)造了可能。在如今瞬息萬變的市場環(huán)境中，進一步加強企業(yè)面臨突發(fā)事件的處理能力和在激烈競爭環(huán)境下的生存能力。

（二）協(xié)調部門關系，維持企業(yè)整體預算目標與經(jīng)營戰(zhàn)略間的動態(tài)平衡

ERP系統(tǒng)是一個高度集成化的信息平臺，系統(tǒng)通過對企業(yè)內各部門、各層級的業(yè)務活動進行有效整合以及對業(yè)務流程進行合理優(yōu)化，將多個獨立的工作空間整合成一個單獨實體進行運行和管理。這種對數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一的組織和管理，有利于協(xié)調企業(yè)各部門的協(xié)同關系，克服傳統(tǒng)預算管理體系中常見的各自為政、相互博弈的現(xiàn)象，從而減輕各部門之間以及部門與企業(yè)整體的利益矛盾。與此同時，ERP系統(tǒng)能夠提供業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)的實時共享，所有定義數(shù)據(jù)不再受到部門界限分工的限制，進而促進各部門之間的信息互通與交流，解決企業(yè)信息不對稱問題。ERP系統(tǒng)的整體化運營和信息共享在一定程度上將會帶來企業(yè)員工和企業(yè)管理者在思想觀念上的轉變，團隊合作和企業(yè)的整體意識不斷加強，部門業(yè)務行為和企業(yè)整體預算目標之間利益沖突得到緩解，并減少因各部門工作不協(xié)調帶來的風險和損失，優(yōu)化全面預算管理實施環(huán)境，幫助企業(yè)達到整體預算目標。

（三）更好地完成全面預算管理的計劃、控制與分析

事前計劃是預先設立的企業(yè)所有生產經(jīng)營活動在進行過程中所指向的戰(zhàn)略目標。傳統(tǒng)預算管理系統(tǒng)由于信息收集和存儲的不足而難以真正達到事前計劃的要求，而利用ERP系統(tǒng)企業(yè)能夠迅速、及時地收集各部門、各業(yè)務的動態(tài)信息并進行合理的分類存儲，因此能為全面預算管理提供所需的幾乎全部數(shù)據(jù)信息，而其它信息也較容易通過拓展計算提供。企業(yè)在進行事前計劃時，可以及時調出系統(tǒng)實時數(shù)據(jù)并基于實時數(shù)據(jù)預測和分析企業(yè)經(jīng)營狀況和市場情況，配合企業(yè)的整體目標產生下一預算年度經(jīng)營數(shù)據(jù)指標體系，從而更為科學合理地對全面預算進行編制，防止數(shù)據(jù)不充分或不合理導致的編制問題。

事中控制是對企業(yè)在生產經(jīng)營活動中進行日常性控制，傳統(tǒng)預算管理難以獲得實時數(shù)據(jù)并進行及時控制，而ERP系統(tǒng)能為企業(yè)提供及時精準的實際運營信息，有利于各部門以及企業(yè)管理層對于企業(yè)的生產經(jīng)營過程進行實時的監(jiān)督控制，并可以迅速分析實際運營情況與預算計劃之間的差異，幫助管理層根據(jù)分析結果提出恰當有效的預算調整計劃，提高企業(yè)預算的可執(zhí)行能力。

事后分析是對企業(yè)生產經(jīng)營活動的事后核算，其核心是實際發(fā)生額與預算計劃的比較分析。傳統(tǒng)預算方式由于應用軟件的局限性需要耗費大量的計算才能得出核算和分析成果，而且由于數(shù)據(jù)的不足和不準確，分析結果往往會與實際情況存在較大差異。ERP系統(tǒng)充分利用現(xiàn)代計算機技術，實現(xiàn)信息迅速有效的儲存、收集和計算，大大降低人工計算的計算量和錯誤率，從而提高事后分析的效率和精確性。與此同時，企業(yè)可以充分利用節(jié)省下來的人力和時間從不同角度對反饋的預算信息和實際運行情況、以及對不同的預算之間進行差異分析，更為全面精確地找出企業(yè)在預算和生產經(jīng)營活動中存在的問題，為企業(yè)下一年度的預算編制提供更有效的參考意見。

三、實施ERP對企業(yè)全面預算管理再造的可行性及創(chuàng)新性

（一）兩者具有相同的管理理念，有機融合簡單

易行

ERP系統(tǒng)將企業(yè)運作涉及的方方面面細分成各個小模塊對應至各部門，系統(tǒng)化協(xié)助管理企業(yè)采購、生產、銷售、物力、人力、財力等多個層面，為企業(yè)決策層及其他各部門進行資源配置、追求企業(yè)效益最大化提供決策運行信息及手段。

ERP系統(tǒng)的目標是通過協(xié)調企業(yè)內各部門之間的關系，綜合管理企業(yè)擁有的人力、財力、物力、信息、時間等各種資源，充分合理利用企業(yè)現(xiàn)有資源，進一步實現(xiàn)企業(yè)資本收益和內在價值的提升。而全面預算管理的實施過程同樣是對企業(yè)資源的分配管理過程，其目的在于通過預算管理實現(xiàn)企業(yè)合理的資源配置，使之為企業(yè)創(chuàng)造收益。由此可見，ERP系統(tǒng)和全面預算管理都體現(xiàn)了相同的核心理念，即優(yōu)化企業(yè)資源配置，在最大程度上為企業(yè)創(chuàng)造財富和價值，從而逐步實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。

（二）借助ERP與全面預算管理的有機融合，企業(yè)可建造良好的內部控制體系

ERP系統(tǒng)通過自上而下賦予權限并進行監(jiān)控以達到即時管理，管理層在ERP系統(tǒng)中設定相關的政策和程序限制后，進行其他各部門使用ERP系統(tǒng)時有相應的準則可依。管理層可以通過設定相關用戶的操作權限，隨時查看用戶的操作日志等手段進行預算使用情況的監(jiān)控。而ERP系統(tǒng)內各模塊之間的聯(lián)系進行了相關限制，比如審批崗位不能錄入或修改具體某項業(yè)務數(shù)據(jù)或原始憑證,非倉庫管理人員不能修改存貨項目等庫存管理內容等，形成了良好的內部控制體系，每項預算的支出與運作都有跡可循，增加了內部員工操縱預算的難度。因此，企業(yè)可對業(yè)務進行實時監(jiān)控，降低風險的發(fā)生，企業(yè)運作出現(xiàn)問題時也可快速查出原因。同時ERP系統(tǒng)中各項業(yè)務活動錄入并生成憑證后都能即時反應在財務核算系統(tǒng)中，預算管理部門能夠對預算的使用狀況進行實時控制和分析，決策層也可以對業(yè)務的各個環(huán)節(jié)的情況做實時了解與監(jiān)督。因此，ERP系統(tǒng)的功能可以切實滿足全面預算管理中規(guī)范業(yè)務流程，實施實時監(jiān)控，以預算為引導、控制企業(yè)生產經(jīng)營活動全程的標準等要求。

ERP環(huán)境下的企業(yè)全面預算管理再造利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡通信技術，將企業(yè)的各項業(yè)務活動集中起來形成一個形式多樣的管理平臺，增強了企業(yè)對預算的管理能力，降低了企業(yè)的管理成本，并強化了企業(yè)生產經(jīng)營活動中的戰(zhàn)略導向，更有利于促進現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展。

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責編:夢超

更正啟事

由于印刷疏忽，《國際商務財會》2015年第8期第16頁圖1內容出現(xiàn)錯誤，特向作者和讀者致歉！正確圖示如下：

圖1　新舊長期股權投資會計準則關于成本法和權益法適用范圍的對比