中小制造業財務與采購管理內部協同效應探討：基于價值鏈視角

中小制造業財務與采購管理內部協同效應探討——基于價值鏈視角

林仁灶

(福州外語外貿學院)

【摘要】中小制造業財務與采購管理內部協同效應對于企業的長遠發展至關重要，通過協同效應可以促進企業成本的降低和效益的提升，為用戶提供優質的服務，最終實現企業的價值增值。本文從內部協同效應的概念、現狀和策略三個方面展開論述，希望能夠為中小制造業實現財務與采購管理的內部協同效應提供參考。

【關鍵詞】財務管理采購內部協同效應

【中圖分類號】F275

一、引言

制造業是我國實現現代化的原動力，是國家實力的支柱，但中國制造業受上下游兩端擠壓的影響，企業的獲利能力較差。中小制造業可以通過內部挖潛，降低管理成本，提升其獲利能力。中小制造業的內部管理是基礎，企業內部協同管理是內部管理的重要組成部分。企業在日常管理中要避免各部門的力量相互抵消進而減少公司有限資源的浪費，要讓團隊形成合力，這樣才有可能為提升管理水平打下堅實的基礎，提高企業競爭力，最終實現企業的價值增值。

二、內部協同效應概念

協同創始人哈肯認為協同是系統的各部分之間相互協作，使得整個系統形成微觀個體層次不具備的新結構特征。

協同理論認為，通過對社會系統中各子系統進行時間、空間和功能結構的重組，能產生新的時間、空間和功能結構，其效應遠高于各子系統效應之和。

葉棉金和白勝（2013）認為協同效應是由于協同作用而產生的結果，是指復雜開放系統中大量子系統相互作用而產生的整體效應或集體效應。主要有內部協同創新與外部協調創新。內部協同創新的主體是企業組織本身，其實現依賴于企業內在要素之間的協同。

項凱標和葉龍（2013）認為內部協同創新是指通過企業內部各創新要素和相關部門之間的協同，更好地實現企業創新目標。以產品價值鏈為核心，加強企業各部門之間溝通協作，以協同創新提高企業創新績效。

馬偉和王慶金（2014）指出企業內部協同創新包括四個方面：創新目標協同、資源協同、職能協同和文化協同。

財務和采購部門都是企業運營和管理的重要部門，在企業中都起著舉足輕重的作用，兩者相互關聯、相互影響。財務部門和采購部門有各自的目標、控制的資源，企業需要對這些因素進行內部協同管理，建立協同運行機制，使企業內部各要素之間相互協調、相互配合，產生協同效應。

三、中小制造業財務與采購管理內部協同效應現狀

兩個部門要內部協同，才能產生1+1＞2的協同效應，最后實現企業的價值增值，由于企業財務和采購部門是企業的兩個不同的職能部門，職責不同造成部門本位主義，兩個部門內部不協同主要有以下幾方面。

（一）目標不協同

制造企業的最終目標是完成用戶的訂單來滿足用戶的需求進而實現企業的價值增值。采購部門的目標是按時采購回物料來保證產出，目標十分明確；財務部門由于工作涉及面廣，且掌握公司的資金資源，并受到企業的戰略、管理層決策、與金融機構之間關系、客戶貨款回籠等因素影響，財務部門的目標除保證產出外，還有其他目標如并購、對外投資等目標。采購部門的目標單一性同財務部門的目標多樣性存在不協同。

（二）資源配置不協同

在實際的工作中經常會出現財務部門與采購部門資金調配出現矛盾的問題。如果公司發生資金周轉困難，財務部門就會挪用流動性資金用于非生產方面，不能按照采購部門的計劃安排采購款，最終影響交貨，給公司的利益和聲譽帶來很大的影響。不履行采購合同約定的付款條件在中小企業中表現尤為突出。

（三）信息溝通不暢

中小制造業信息化發展尚處于起步階段。財務和采購之間的信息不能及時、準確地共享，缺乏規范的制定和業務流程。這造成兩個部門的信息不對稱。

如采購的物料提前到貨意味付款期也要提前，約定貨到3個月內付款，供應商提前15天到貨，相應地企業付款期也要提前15天，增加企業的資金成本。

另外供應商的發票是交給采購員入賬，財務部門要求采購部門在發票收到的當月及時入賬來增加公司的抵扣稅額。但由于財務部門無法掌握采購員收到供應商發票的準確時間，當發票沒有及時入賬時，采購員經常以用戶沒有及時寄出或者各種理由來推脫責任。

（四）財務部門和采購部門職責不清

有些公司為方便公司的資金合理調配，對供應商的排款職責規定的模棱兩可，兩個部門都有職責安排支付供應商的貨款。公司對安排采購付款職責規定不清的情況下會造成兩個部門相互推諉，當由于付款問題影響采購物料及時到貨時，采購部門認為是財務部門沒有及時付款造成、而財務部門認為是采購部門沒有及時做好用款計劃造成的。

如果財務部門直接安排支付采購款，這就使得供應商繞過采購部門直接與財務部門聯系，造成供應商與采購部門的配合度降低，導致采購部門難以對供應商的交貨期和物料質量進行管控，難以管控供應商。

四、基于價值鏈增值的促進內部協同效應策略

根據波特的價值鏈理論：企業內外價值增加的活動分為基本活動和支持性活動：基本活動涉及企業生產、銷售等活動；支持性活動涉及財務、開發、采購等活動，基本活動和支持性活動構成了企業的價值鏈。

財務和采購均是屬于企業的支持性活動，最終目標是按時完成用戶的訂單、滿足用戶的需求、為用戶提供優質的服務，最后實行企業的價值增值。企業的一切活動圍繞這一目標展開，目標協同應為第一層次。在同一目標下，企業應進行服務理念協同，這是屬于第二層次。在這兩個層次下，企業進行資源、職責、信息等協同。具體見下圖。

圖1　內部協同要素層次圖

（一）同一目標下的協同

財務和采購管理活動均屬于支持性活動，其最終目標是保證訂單準時產出，實現客戶的利益最大化，進而實現公司的價值最大化。財務和采購部門均應圍繞生產產出、保證用戶訂單按時保質保量完成，為用戶提供優質的服務。兩個部門應在同一目標下進行協同，其他工作均要圍繞這個目標開展。

如何進行目標協同，企業應該建立一套考核指標，財務和采購部門為保證公司最終目標的實現，應該相互考核，相互監督。具體指標如下：

1.采購部門的考核指標：除了到貨及時率，采購成本控制、采購訂單按時完成率等一些關鍵指標外，還應考核：

（1）付款申請及時率。保證付款申請單及時提交到財務部門，減少由于采購部門人為因素造成的應急采購用款，督促采購部門做好采購資金預算，保證財務部門做好資金的合理調配。

（2）采購貨物到貨提前率，應保證采購貨物準時到貨，保證采購資金合理使用，而不應該無正當理由提前到貨，提前到貨如果提早一周以上就應該進行考核。

2.財務部門的考核指標：除了采購款項保證率等一些關鍵指標外，還應考核：

（1）付款及時率，基于采購部門申請付款及時并準確的前提下，財務部門應及時付款，維持好與供應商的關系。

（2）付款條款履行率：財務部門按照合同條件付款的履約率，保證按照采購合同條款付款，維護公司的聲譽。

3.此外為保證兩個部門相互配合，應設立周邊績效考核指標，即考核雙方配合度的指標。由采購和財務部門相互考核打分以增加雙方合作度，協同完成公司的目標。

（二）服務理念協同

財務與采購管理是輔助活動，是支持企業的生產活動。兩個部門均是服務部門，應樹立全員服務意識理念。如果沒有樹立服務理念，部門之間就會產生各種矛盾、部門之間地位就會不平等、部門之間合作不協調，浪費企業有限資源，進而增加企業的內耗。服務理念應在企業的目標協同下，引領企業的其他內部協同因素。

財務與采購部門的服務主要有對外服務和對內服務兩方面。

1.對外服務,主要指對供應商和客戶的服務。

（1）對供應商服務。企業不能以買方強勢地位來對待供應商，供應商和公司之間合作是平等的。工業品的采購與日常家用品采購不一樣，雙方是重復合作，地位上是平等的，應轉變顧客是上帝這種思想。特別對財務部門來說，掌握企業最關鍵的資源資金，更應該樹立為供應商服務的理念。

（2）對客戶服務。只有為客戶提供優質服務，滿足客戶提出的各項要求，企業才能實現價值增值，這是企業所有部門工作的核心。

2.對內服務。采購部門對內服務于生產部門保證產出，財務部門對內服務采購部門及時做好采購的資金調配工作以及服務好其他部門做好生產產出。總之，財務和采購部門在公司內的地位是平等的，均應做好為保證用戶的訂單準時完成而服務，以及樹立為客戶提供優質的服務觀念。

（三）加強資源配置協同

財務部門的調配資源是公司的資金、采購部門的調配資源是供應商。兩個部門的資源配置協同需要從以下幾方面來進行：

1.企業要加強內部的資源共享和協調體系的建設，這樣可以進一步降低成本、提高效率、增強企業的核心競爭力，要將企業內部的資源進行整合，實現資源協同，重點針對不按合同要求付預付款和不按合同條件付款兩個突出的問題，進行采購部門與財務部門的良好溝通與協調，在采購部門需要加急訂單時，要有效保證采購部門的加急訂單的預付款的到位，防止造成采購合同延長的現象。針對不同合同條件付款，重點要加強采購與財務的協調與溝通，盡量滿足采購部門和供應商商定的銀行轉賬和電匯的要求。當公司資金調配困難時，應由采購部

門與供應商協商。這樣有效促進企業部門設置的系統性，防止財務部門與采購部門產生矛盾，從而影響企業內部的協同效應。

2.企業要不斷完善內控制度和業務流程。良好的內控制度和完善的業務流程是公司正常健康發展的重要條件。對公司的業務流程進行系統化的統籌安排和調整，以達到最優狀態。如簽訂采購合同時，要采購部門、財務部門、生產部門、銷售部門對采購合同共同進行評審，最后公司內部應確定一個部門對采購合同進行最終評審。只有通過重重的評審和企業層層的監督管理和內部控制，以及完善的業務流程，財務部門對已經授權簽訂的采購合同就沒有權限提出變更，只有當發現采購合同存在舞弊或損害公司的利益時向公司提出重新對合同進行評審。這樣才能取信于供應商，也才能更好地促進企業財務與采購管理的內部協同，共同促進企業盈利目標和戰略目標的實現。

（四）加強部門職責協同

明確的部門職責是企業各個部門做好自身工作、各部門之間達成內部協同效應的前提，如果各個部門的權責不清，遇到問題時就會造成相互推諉責任，出現問題無法問責。

采購部門是安排對供應商付款的責任部門，財務部門監督采購部門是否按照合同約定付款。供應商與公司對接部門是采購部門，而不是財務部門，這樣可以使采購部門在與供應商的合作中處于有利地位。

采購部門做好采購用款預算工作，財務部門做好資金調配工作，具體的采購用款預算和付款由采購部門負責，當采購物料無法及時到位時應由采購部門負責，供應商在公司內部對接部門只能是采購部門，樹立采購部門在供應商中的權威地位，以便采供雙方更好合作。

（五）加強信息協同

雙方信息透明、共享，這樣才能使采購信息和財務信息對稱。

企業要進行信息化建設，要建立起一套信息化的系統，有效將采購、倉庫、財務信息對接，將物料到貨、驗收、付款的信息上傳到企業的信息系統中，方便采購部門的管理和督促，也使得財務部門能夠看到采購部門的進行階段，督促其完全按照系統的要求進行，防止人為的因素，杜絕以個人在采購和財務之間的影響力。

加強雙方對信息的關注點的協同性。采購部門關注的不缺貨，同時也應加強對庫存資金占用情況的關注，財務部門對采購預付款審查較嚴，也要對到貨后一定時間付款的供應商的審查進行加強。要認真核對合同的交貨條款。加強雙方的信息對接、和對貨物驗收、到貨以及付款信息協同，有效降低企業資金的占用，降低庫存資金成本，促進企業整體效益的提升。

五、結語

由于采購工作在企業生產活動中具有特殊性，在中國存在過度競爭，盛行潛規則的情況下，采購極易產生腐敗。而財務和采購部門要內部協同，需要相互配合、相互幫助。但是要防止兩個部門之間配合過度，造成采購舞弊，也要防止兩個部門與供應商勾結，多付預付款以及早于付款期的付款等舞弊現象發生。這需要公司其他部門監督，公司要做好內部控制建設，并做好內部審計工作，在同一目標下真正實行內部協同，使內部協同產生效應進而實現企業價值增值。

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責編:王怡