基于利用需求視角的高校學籍檔案管理問題與對策

李錦峰

（肇慶醫學高等專科學校 ，廣東　肇慶　526020）

基于利用需求視角的高校學籍檔案管理問題與對策

李錦峰

（肇慶醫學高等專科學校 ，廣東肇慶526020）

學籍檔案，不僅僅是反映學生在校期間的一段時間表現情況，同時也對學生管理工作、科研工作、教學以及高校的整個教育具有重要的參考意義。本文探析了基于利用需求視角的高校學籍檔案管理問題，以及解決高校學籍檔案管理問題的對策。

需求視角；高校；學籍檔案；管理問題；對策

引言

高校學籍檔案管理在不斷發展以及探索的過程中獲取了一定的成績，同時也發揮著其重要的作用以及價值，然而因為一些現實以及歷史的原因影響，導致管理中存在一些比較嚴重的問題。學籍檔案，實質上是非常重要的信息資源，可以提供給學校教學管理部門更多的、可靠的決策信息依據，并且是學生在高校生活以及學習整個過程的信息庫，可以提供給用人單位以及社會更多的選拔錄用畢業生的參考依據。

一、基于利用需求視角的高校學籍檔案管理問題

（一）檔案管理人員專業素質偏低，管理觀念相對落后

首先，在很多的高校，相關的學籍檔案管理工作沒有十分嚴格的管理制度，具有非常大的工作隨意性，這樣容易導致學籍檔案管理出現雜亂的現象，同時也會浪費很多后期鑒別整理的時間以及人力［1］。其次，由于管理學籍檔案的團隊人員不是非常固定，人員的綜合素質不是非常高以及很多人員不具有十分強的職業能力，這樣在實際工作中就缺乏很好的創新意識、主動性以及全新的觀念，也無法真正地認清管理學籍檔案的真正作用以及價值，這樣更加容易降低整個工作的效率，同時也會直接影響到學籍檔案在學生管理工作、教學研究以及教學管理中發揮的重要作用［2］。

（二）教學管理者檔案意識淡薄

在高校的學籍檔案管理工作中，由于高校教學管理者對檔案的意識淡薄以及認知程度不夠，尤其是很多基層教學工作者無法真正地認識到檔案管理工作的重要作用，常常會出現比較嚴重的輕學籍檔案、人事檔案、重視行政的不良現象。同時，這樣也更加容易出現不規范和不認真填寫有關表格、懈怠學籍檔案管理、收集相關的材料不完整、辦公自動化程度低下、投入的財力、物力、人力嚴重不足等問題［3］。另外，當前社會對高校畢業生要求越來越高，高校利用學籍檔案的效率越來越高。大多數的用人單位常常會覺得當前的學籍檔案材料越來越不全面，無法在學籍檔案中全面地了解高校畢業生的真實情況，例如：學生的綜合素質、平時表現等等［4］。

（三）學籍檔案整理不規范

在管理學籍檔案的過程中，需要對原始材料進行收集，收集之后對這些材料排列以及分類，在管理學籍檔案工作中，檔案的整理占據十分重要的作用。學籍檔案在被整理的過程中，應該要做到裝訂整齊、目錄清楚、編排有序、分類準確等，案卷歸檔需要根據實際年度進行分類排列［5］。最近幾年，我國對高等學校的教學評估工作也更加重視，同時也將管理學籍檔案的工作歸為評估的范圍中，這樣的評估可以有效地促進學籍檔案管理工作的發展，然而在實際的管理工作中卻發現存在一些比較顯著的問題，主要有以下幾點：（1）材料分類以及時間編排比較混亂，部分學生是根據學生畢業年度編，部分學生根據入學年度編，這樣的整理顯得十分雜亂。（2）沒有規范地進行組卷裝訂，例如：組卷學生學籍卡的時候沒有詳細的規定，有時候幾個班級一起組卷，有時候單獨一個班級組卷，這樣裝訂出來的案卷的厚薄程度不一樣，不僅影響美觀，還會造成比較嚴重的查找不便的現象。需要將學生的照片張貼在學籍卡的右上角，而在裝訂的時候沒有處理就一起裝訂，這樣就造成非常明顯的案卷照片位置突顯，導致不能夠合攏案卷的封面，還會外露出檔案內芯，這樣更加容易造成嚴重的檔案損壞等不良現象。（3）檔案質量無法保證，容易出現不符合要求的現象。在高校學生還沒有畢業之前，學生歸屬的輔導員會對學生的學籍檔案進行管理，部分管理員由于檔案管理意識淡薄，會采用鉛筆以及圓珠筆等進行填寫，這樣就會出現字跡模糊，不方便檔案長期保管的現象。另外，部分輔導員還會不按照實際要求完整地填寫好學籍的檔案欄目，這樣的檔案就會出現比較嚴重的不足以及不完整等現象，在一定程度上降低了學籍檔案的實際應用價值。

（四）管理方式以及管理體制方面存在比較嚴重的問題

實質上，管理體制方面存在比較嚴重的問題就是因為在實際管理過程中沒有認清相關的管理權屬問題。一方面，沒有統一化的管理方式，也不具備一致化的管理標準，大多數的管理部門只是根據其自己最適宜的管理方式進行學籍檔案的管理，直至最后就會出現非常多的歸檔問題；另一方面，管理職責不清晰明確，管檔的不管人，以及管人的不管檔，容易出現比較嚴重的脫節現象，這樣就無法保障檔案相關的資料以及內容足夠地完整準確地歸檔。

二、解決高校學籍檔案管理問題的對策

為了有效提高管理學籍檔案的工作水平，高校相關的學籍檔案管理部門以及管理者應該更加重視這些問題，并且制定出一系列有效可實施的方案來加強高校學籍檔案管理，創新更多管理學籍檔案的方式，可以根據高校學籍檔案的實際狀況以及學生學籍檔案類型進行分類管理，提高高校學籍檔案管理的效率以及質量，認真做好收集工作，保障高校學生學籍檔案的完整性，具體實施方案如下所述：

（一）創建具有高素質、穩定的學籍檔案管理團隊

當前，我國科學信息技術水平不斷提升，開發利用相關學籍檔案的工作，電子數據處理、電子檔案管理以及電子文件歸檔，對所有的學籍檔案管理者提出了更高的要求，只有創建具有高素質、穩定的學籍檔案管理團隊，將所有管理學籍檔案的相關人員的整體素質提高，才能夠提供更加優質的服務、科學的管理，以及科學的決策。由此可見，只有加強管理學籍檔案團隊的建設，把管理學籍檔案的團隊打造成具有現代化水平、精明能干、一專多能，能攻堅、會管理、業務精以及政治強的穩定團隊，才能適應新時期對學籍檔案管理工作的新要求。

（二）加強對學籍檔案管理工作的領導

從開始形成學籍檔案到歸檔完畢的整個過程中，全校檔案工作的開展以及完成會涉及到非常多的人員及相關部門。高校的領導者以及管理人員應更加重視管理學籍檔案的工作，有效地提高相關管理人員的工作效率及工作質量，應在每個學生、老師以及校領導的思想中注入檔案管理意識。由此可見，只有加強對學籍檔案管理工作的領導，形成管理學籍檔案的每個環節都由專人進行負責，更加規范學籍檔案管理工作中的每一個環節，加強對學籍檔案管理工作的領導，并且高校應該將各個管理部門管理學籍材料的完整性、及時性以及原始性歸為考核的內容中。

（三）創新更多管理學籍檔案的方式

在實際開展學籍檔案管理工作的過程中，需要根據學生所在的專業運用不同的方式進行學籍檔案的管理，實施分層次以及分專業的多類管理，這樣的管理方式能夠有效地提高學籍檔案管理的效率以及學籍檔案管理的完整性，同時也方便后期進行查找和翻閱。大多數的學生需要按照其自身的實際學習狀況選擇選修課程，這樣可以更加全面地掌握好相關的成績考核以及實際選課評分的狀況，之后將選修課程實際狀況分類記錄在學籍檔案中就會更加方便，可以更加充分地體現出學分制辦學的實際效果，更好地服務于社會以及幫助學生完成高校的整個學習過程。因為當前大多 數的高校最常實施的就是學分制，學生能夠按照自身的實際狀況進行學習方式的選擇，這樣就會對正常管理學籍檔案造成比較大的難度。所以，高校創新更多管理學籍檔案的方式，選擇出更加合適的管理方法，根據高校學籍檔案的實際狀況以及學生學籍檔案類型進行分類管理，讓高校學籍檔案的管理的效率以及質量提高。

（四）認真做好收集工作以及保障高校學生學籍檔案的完整性

相關的高校學籍檔案管理制度中有明確地規定：各個高校的學年度歸檔部門以及教學部門必須要在次學年度寒假前將學生的學籍檔案歸檔。由此可知，學籍檔案管理部門應該認真做好收集工作以及保障高校學生學籍檔案的完整性，在管理高校學生學籍檔案的過程中應該嚴格按照實際規定歸檔制度來收集歸檔材料，同時要消除一些不及時收集檔案材料以及不具有全面的檔案材料等不良狀況，確保歸檔按時，這樣可以更好地保障檔案內容的完整性以及檔案的齊全。

（五）建章立制，推進學籍檔案管理的規范化

在開展學籍檔案管理工作的過程中，應該建章立制，制定統一化的管理要求以及標準，推進學籍檔案管理的規范化，并且由相關的管理人員將具體的工作落實到每一個工作崗位中，這樣更加有助于形成網絡化的學籍檔案管理工作系統。另外，在制定更加合理科學的歸檔范圍時，應該編制更加合理的卷內目錄、規定印制的尺寸、以及各類表格的形式等，還應該建立更加全面的管理職責、去假存真、鑒別歸檔、保密保管、修損補缺、檢查校對以及收集整理等各個措施以及規章制度，做到照章辦事、有據可依以及有規可循，應用這樣科學的規章制度可以更加有效地對調控管理工作進行科學的管理，這樣開展的學籍檔案管理工作也會更加規范化以及制度化。

三、結語

綜上所述，在學校檔案信息資源中，學籍檔案是最主要的形式，同時也是高校最重要的文件檔案之一。在開展學籍檔案管理工作的過程中，只有強化管理好學籍檔案，更加重視開發以及利用學籍檔案，才可以更好地為高校發展服務，同時也能為學生就業、管理以及教學提供更多的經濟效益以及社會效益。

［1］朱寧.基于利用需求視角的高校學籍檔案管理問題與對策［J］.檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2013，24 （3）：125-126.

［2］弋曉寧. 新形勢下高校學籍檔案管理存在的問題與對策［J］.運城學院學報，2014，26（4）：104-105.

［3］黃錦旺.談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策［J］.廣西大學學報：哲學社會科學版，2015，30（z2）：197-198.

［4］黃慧敏.高校成人教育學籍檔案管理存在的問題與對策［J］.廣東醫學院學報，2010，28（15）：579-580.

［5］劉佳.基于就業視角的高校學生檔案管理創新分析［J］.辦公室業務，2015，25（15）：256-260.

G647.24

A

李錦峰（1979-），男，漢族，廣東羅定，肇慶醫學高等專科學校，科員，研究方向：學籍檔案管理。