大數據時代下的高校人事檔案管理中的挑戰及應對途徑分析

文/薛強

大數據時代下的高校人事檔案管理中的挑戰及應對途徑分析

文/薛強

大數據時代，迎接機遇、面對挑戰，需要進一步優化高校人事檔案管理，構建“大檔案思維”，使檔案資料數據能更好地發揮自身的作用，為高校人事檔案管理工作的順利開展提供保障

從某種意義上說，大數據背景下的檔案管理人員需要收集海量的數據信息，并對其進行合理化的處理與分析。為此，必須不斷優化大數據技術，構建合理化的人事檔案管理平臺，使其更好地服務于高校教學、科研等方面。

一、大數據時代概述

大數據，是繼物聯網、云計算之后信息技術行業一次質的飛躍。就大數據而言，學術界并沒有給出統一的定義。但大數據都具有一些共同特征。一是具有較大的數據量。在互聯網作用下，人們在獲取所需要信息的同時，也會產生大量的數據信息。二是數據種類比較多。比如，文本、微博、視頻、二維碼。三是價值密度比較低。從某個側面來說，數據量和數據價值之間屬于反比例關系。在信息數據不斷增值的過程中，信息數據的價值密度逐漸變小。四是處理速度非常快。數據量不斷增加的同時，數據傳播速度也不斷加快。因此，加快數據處理速度需要不斷優化的數據創新技術。需要注意的是：“大價值”才是大數據的本質，并非“大容量”。

二、大數據時代下高校人事檔案管理面臨的挑戰

1、高校人事檔案信息資源收集方面

就高校人事檔案管理而言，新形勢下的高校人事檔案信息資源收集主要有以下幾個方面工作。一是學校教職工的個人檔案，這也是高校人事檔案的核心組成部分；二是退休員工的檔案；三是離職人員還沒有提取的檔案。此外，由于學習專業、系別較多，學科處于發展中，造成高校人事檔案管理工作變得非常繁雜。以學科門類為例，檔案管理人員需要進行歸檔的人事數據較多，形式多樣。而大都以紙質檔案為主，檔案管理的信息化程度比較低，大大增加了檔案管理人員的工作量，工作難度。

2、高校人事檔案管理業務方面

就傳統型高校人事檔案管理形式來說，“收”指的是各個院校向人事管理部門、檔案信息管理部門遞交相關部門職工工作方面的信息，也包括教職工向院校的檔案信息管理、人事管理部門提供自己的工作檔案信息。在大數據背景下，需要對其進行數字化管理，運用電腦信息化管理程序來取代傳統的手工操作和紙質檔案。為此，需要充分利用云平臺儲存對應的數據信息，并準確計算、分析高校人事檔案管理，使這些繁雜的人事檔案管理變得程序化、規律化。

3、高校人事檔案服務人事管理方面

傳統型人事檔案管理工作，缺乏必要的開放服務理念。檔案信息管理權限沒有統一的歸屬部門，又以紙質檔案管理為主。如果想要查找相關信息，需要經過一系列繁雜的程序，檔案信息資料利用率較低，處于被動利用狀態。為了減少運營成本，高校不能定期更新檔案管理設備及引進先進的技術，管理水平和設備的落后，不利于檔案管理工作的正常運行。大數據背景下，高校人事檔案管理的核心在于構建對應的數據庫，整理、分類檔案信息，并進行合理化的分析，找到信息數據間的連接點。進而，使那些“死檔案”變為“活信息”，為決策提供重要的理論依據，也能使這些檔案信息資源得到優化利用。

三、大數據時代下高校人事管理檔案優化策略

1、優化高校人事檔案管理模式

已有的人事檔案管理體制對人事檔案管理權限做出了嚴格規定，在實踐過程中，各方面的問題日益突顯，導致人事檔案名存實亡。為了扭轉高校人事檔案的命運，需要站在客觀的角度，不斷優化人事檔案管理模式。以此，使高校人事檔案管理權限明確化，有效解決運營過程中存在的各種問題，提高人事檔案信息資源利用率，把檔案信息儲存到最有利用價值的地方，為高校選拔人才提供有利的參考依據，不斷促進高校事業向前發展，提高辦學效率。

2、適度公開人事檔案信息

站在客觀的角度來說，適度公開人事檔案信息是非常必要的。它能夠有效地監督過去封閉的人事檔案管理工作，使其更加規范、公開、透明，解決人事檔案信息的真實性、有效性問題。由于人事檔案信息屬于個人隱私，具有其特殊性質，要使相對人的知情權和隱私權、開發和保密之間有機融合，能夠更好地為教職工服務。

3、優化人事檔案信息管理制度，人事檔案數據庫。

大數據時代在要求數據資料數量大的同時，也要求在處理各種數據的時候，能夠得到所需的所有數據。首先，要合理調整認識檔案的形式，使其具有一定的保密性。要對那些由個人填寫并逐步完善的部分（如，個人基本信息、科研成果）進行開放式處理，讓檔案所有人可以隨時查閱個人檔案資料，了解相關信息，并對其進行補充說明，完善檔案信息資料。而對于需要保密的部分要繼續采用可行的對策做好保密工作。其次，需要加大宣傳力度。高校要加大宣傳力度，使各院系、人事檔案信息管理部門等都能意識到該工作的重要性，轉變已有的觀念，提高教職工的檔案意識，與時俱進，客觀而全面地認識人事檔案管理工作，逐漸養成主動整理、完善個人檔案資料的良好習慣，減少學校相關部門工作人員的工作量。最后，構建人事檔案資料實時更新平臺。要對人事檔案信息進行動態化監控，及時更新相關信息記錄。如，高校人事檔案管理部門要提供“及時更新”人事檔案信息的服務。便于教職員工把自己的業績成果以數據形式，及時、準確錄入到對應的人事檔案數據庫中。

4、構建“大檔案”思維

大數據背景下，轉變思維模式，滿足大數據時代客觀要求，通過構建“大檔案”思維，全方位、多維度掌握繁雜的大數據人事檔案信息資料，構建合理化的“大檔案”體系，已成為高校人事檔案信息管理部門的必然選擇。所謂的“大檔案”體系是以指定的端口為基點，能夠準確、快速地檢索個人各個方面、多種形式的檔案信息資料。以此來提高高校各部門的工作效率與質量，為高校各項工作的順利開展提供有利的支撐力量。在建立“大檔案”體系的過程中，要全方位考慮檔案信息安全問題，比如，用戶權限的設定、訪問權限的限制，合理化解決，確保教師個人信息不被竊取，知識產權不被侵害。

5、組建“大檔案團隊”，實現人事檔案信息數據化。

簡單來說，“大檔案”體系只是一個規模較大、信息量齊全的數字化檔案庫。而預測才是大數據時代的終極目標。能夠及時發現，準確理解檔案信息內容、信息和信息之間的某種關聯性，需要實現人事檔案信息的數據化。具體來說，掃描那些紙質的書籍，以圖片形式呈現出來，制成電子書是信息的數字化。而信息數據化是在充分利用數字圖像的光學字符識別軟件的基礎上，識別電子書的字、詞等。在一定程度上，檔案信息資料數據化的實現是大數據背景下高校需要完成的首要任務，使檔案信息資料能夠被檢索、統計等，能夠真正發揮自身具有的價值。

6、規范人事檔案信息收集、管理

在高校生存發展道路上，人事檔案信息管理屬于一項系統而繁雜的工程，周期較長，各個部門要有機的融合在一起，構建對應的網絡結構體系，相互配合，協調發展。并從全局的角度出發，構建“信息共享、資源共用”的管理體系。以此，提高高校人事檔案管理工作的效率與質量。

7、加強人事檔案信息的使用

從某個側面來說，人事檔案信息管理系統能夠強化人事檔案信息的記錄功能。但優化利用數據進行發現和預測等操作才是大數據時代的最終目標。人事檔案信息不僅要能夠被檢索，還要更好地為教職工服務。面對激烈的市場競爭，高校人事檔案服務必須由被動轉為主動，能夠為“挖掘、鑒別、使用”人才提供客觀、真實的信息資料，使已有的人事檔案信息資料能夠得到優化利用，使那些“死檔案”變為“活信息”，更好地展現自身的價值，更好地為高校各方面工作的順利開展提供可靠的參考依據。

四、需要注意的問題

在優化高校人事檔案管理過程中，需要對這兩個方面引起重視。第一，電子檔案、紙質檔案并存。在大數據背景下，人事紙質檔案固然存有一系列問題，但仍然具有原始性、唯一性、無限制使用性的優勢。更為重要的是，和電子檔案相比，紙質人事檔案更具其保密性。而電子人事檔案具有分享速率大、傳輸速度快等特點，這也是紙質人事檔案無法比擬的。就當下發展形勢來說，它們是可以并存的，需要處理好它們之間的互補作用，實現最大化的使用效果。第二，要保證人事檔案信息的安全。人事檔案信息都涉及到個人隱私，必要維護好相對人的知情權、保護其隱私權，為開發個人信息埋下伏筆。而電子網絡是公開人事檔案信息不可或缺的載體，保證檔案信息安全是其首要前提。可見，在大數據背景下，確保高效人事檔案信息的安全是非常必要的。

總而言之，在大數據時代下，高校人事檔案管理工作需要不斷提高自身的管理水平，不斷優化已有的人事檔案管理制度，不斷提高認識檔案信息的開發使用價值，使其更加“規范化、現代化、標準化”，更好地服務于高校人才戰略。進而，使高校人事檔案管理工作得到優化完善，走上長遠的發展道路。

（作者單位：延安職業技術學院）