國企人事檔案信息化管理實踐探微

文/王芬娥

國企人事檔案信息化管理實踐探微

文/王芬娥

隨著電子信息時代的到來，計算機軟件系統的投入讓我們的檔案查閱變得輕松自如，但這同樣離不開檔案號的編碼，通過自己多年人事檔案的管理經驗，發現運用變通的筆形編號法很是便捷

國企人事檔案經常因職工崗位調換、工種類別、工資晉級、入黨審查、委任提拔以及退休職工死亡要寫生平訃告等原因而頻繁地被查閱。一個大的國企，職工人數眾多，管理起來比較細微繁瑣，例如西鋼公司，它是在原來的西安鋼鐵廠破產后被龍鋼集團收購重組的新公司，里面就有原西鋼廠和現新公司人事檔案4450多卷，其中包括老西鋼的退休職工檔案、死亡職工檔案、離廠人員以及現公司在職人員檔案。面對這么多的人事檔案，在檔案管理人員配備少的情況下，如何更好地管理好這些人事檔案是擺在我們面前的首要任務。

一、建立紙質檔案與數字檔案相結合的技術性管理，實現人事檔案的信息化管理

從管理方式來看，現在好多國企的人事檔案還是以人工管理為主，計算機管理為輔。計算機的管理是建立在傳統手工模式基礎上，只是輔助人工管理檔案實體，不是處理檔案數據。一般的人事檔案是崗位成員定時將材料移交檔案室，在移交過程中必須完善檔案材料移交的程序，做好材料移交記錄。對于平時工作中形成的重要檔案材料，移交時要做好記錄，包括移交的時間、材料名稱或內容概括、移交雙方人員的姓名。檔案管理人員對需存檔案的材料進行整理和裝訂，然后錄入計算機內。

檔案實現信息化管理后，檔案管理者可對所需職工的各種信息加以搜索，不管是年齡、工種還是職稱一類的，只要附加條件搜索，就很方便地統計出各類相關數據。這些數據的統計為企業編制人力資源規劃，制定人才利用政策、績效考核等各方面提供了參考依據，為企業的人力資源配置方面起到促進作用，也更好地服務于企業。

二、采取合理化的檔案編號，方便快捷檔案查閱

大多數國企職工人數多，特別是一些破產重組后的企業，要想快速方便地查出職工的檔案首先要有好的檢索方法。過去由于沒有計算計這樣的現代化管理工具，檔案基本都是靠手工檢索，為了快速查找到所需人事檔案，許多前輩在對人事檔案的編號上下了功夫，出現了許多編號法，大致有筆形編號法、姓氏筆劃編號法、漢語拼音編號法、部門編號法、職務編號法以及大流水排列編號法等，這些方法都有各自的優點，但在實際管理過程中其弊端也顯而易見。隨著電子信息時代的到來，計算機軟件系統的投入讓我們的檔案查閱變得輕松自如，但這同樣離不開檔案號的編碼，通過自己多年人事檔案的管理經驗，發現運用變通的筆形編號法很是便捷。單純的筆形編號法編碼也就是四角號碼太長，一個字四人數字，一般姓名三個字加起來就是十二位數字，用起來復雜。如果我們只取三個字的左右角兩碼，那么三字就成了六位數字，即“三字六角”編號法。因為中國漢字許多字形一致的特點，我們可以取其中間字的左上、左下角，這樣就大大減少重合率。為了防止有的企業子公司多而發生人事檔案混淆，在其編號前加全宗號是少不了的。

“三字六角”編號法只要記住四角號碼查字法，知道三字的排列規則，運用起來方便。首先它能區別同音不同字的姓名，如果三個字是相同的，我們可根據卷脊上面的籍貫加以區分。其次這樣排列職工檔案號人員流動不影響原來的排序，直接在相應的編碼后續就行，不存在像流水編號的空號現象。第三就是保密性強，一般非檔案管理不知道這種"三字六角"編號的規律，很難取出自己想要的檔案。第四手工檢索檔案快捷方便。盡管有了軟件管理系統，但要出示的許多證明還是紙質檔案，職務聘任及職稱晉升或查閱職工個人資料，都要用到個人相關時期的評審表和原始記錄，有時還需要復印。另外，萬一電腦因故不能啟用，恰好又著急要用檔案，那么只要知道所要查職工姓名便可直接取出檔案。

“三字六角”法搜索快捷僅僅是個人在工作中的體會，隨著計算機管理軟件的普及，許多更科學合理的編號可能相繼出現。究竟用哪種方法更合理，需根據企業規模的實際情況來選定，只要搜索起來快捷、便利，能發揮其檔案日常管理的優勢就好。

（作者單位：陜西龍鋼集團西安鋼鐵有限公司）