數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度淺論

文/趙悅佟 Zhao Yue-tong

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數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度淺論

文/趙悅佟 Zhao Yue-tong

摘要：數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度是數(shù)字檔案館在社會環(huán)境中對其周圍的環(huán)境因子適應(yīng)、占有和利用的范圍與數(shù)量。從數(shù)字檔案館的資源生態(tài)位、功能生態(tài)位及時空生態(tài)位三個維度進(jìn)行分析，數(shù)字檔案館生態(tài)位具體體現(xiàn)為數(shù)字檔案館對數(shù)字檔案信息資源的占有量和利用量，數(shù)字檔案館在社會環(huán)境中充當(dāng)?shù)慕巧愋汀⒊袚?dān)的職能及發(fā)揮作用的情況。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；生態(tài)位；生態(tài)位寬度；生態(tài)位優(yōu)化

一、數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度

（一）數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度的類型

1. 數(shù)字檔案館功能生態(tài)位寬度

數(shù)字檔案館功能生態(tài)位寬度是指數(shù)字檔案館在社會生態(tài)系統(tǒng)中發(fā)揮的功能與作用的大小及其多樣化程度，以及數(shù)字檔案館在信息服務(wù)過程中充當(dāng)?shù)慕巧愋秃桶l(fā)揮職能的范圍大小。普遍而言，數(shù)字檔案館不僅承擔(dān)檔案管理功能，還承擔(dān)一定的社會功能。其中，檔案管理功能是數(shù)字檔案館的基本功能。數(shù)字檔案館不僅承擔(dān)信息生產(chǎn)者的角色，還承擔(dān)信息傳遞者的角色。不同的數(shù)字檔案館在社會環(huán)境中充當(dāng)?shù)闹饕巧?、承?dān)的主要職能及發(fā)揮的主要作用是有差異的。就算是同一數(shù)字檔案館，在不同的時期，其功能生態(tài)位也是有差異的。數(shù)字檔案館充當(dāng)?shù)慕巧蕉啵l(fā)揮的作用越大，則其功能生態(tài)位越寬。反之，數(shù)字檔案館生態(tài)位越窄。在同時充當(dāng)同一信息角色時，數(shù)字檔案館承擔(dān)的信息職能越多，則其功能生態(tài)位越寬，反之則其功能生態(tài)位越窄。通常情況下，數(shù)字檔案館功能生態(tài)位越寬則數(shù)字檔案館發(fā)揮的功能越全面。

2. 數(shù)字檔案館資源生態(tài)位寬度

數(shù)字檔案館資源生態(tài)位寬度是指數(shù)字檔案館在社會環(huán)境中占有和利用的信息資源的種類和數(shù)量。主要是指數(shù)字檔案館的數(shù)字檔案系統(tǒng)存儲以及提供利用的數(shù)字檔案資源的類型和數(shù)量。如果數(shù)字檔案館存儲的數(shù)字檔案資源種類多數(shù)量大，且大部分信息資源可供大部分人查詢利用時，其資源生態(tài)位寬。如果數(shù)字檔案館存儲的數(shù)字檔案資源種類多數(shù)量大，但可供大部分人查詢利用的資源較少時，其資源生態(tài)位較窄。如果數(shù)字檔案館存儲的數(shù)字檔案資源種類少數(shù)量小，且可供大部分查詢利用的數(shù)字檔案資源較少時，其資源生態(tài)位窄。

3. 數(shù)字檔案館時空生態(tài)位寬度

數(shù)字檔案館時空生態(tài)位寬度是指數(shù)字檔案館在信息環(huán)境中占用的時間長度和空間范疇。

一般來說，數(shù)字檔案館作為一種網(wǎng)絡(luò)信息組織與服務(wù)形式，其服務(wù)不受時間的限制，占用的時間較長，因此其時間生態(tài)位寬度較寬。在社會環(huán)境中，數(shù)字檔案館不管充當(dāng)何種角色，其占用的都是虛擬空間，因此其空間生態(tài)位也較寬。

（二）數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度的變化

數(shù)字檔案館一旦形成，便在社會生態(tài)系統(tǒng)中占據(jù)一定的生態(tài)位。但數(shù)字檔案館的生態(tài)位并不是一成不變的，而是隨著外界環(huán)境因子的變化而發(fā)生改變。比如說數(shù)字檔案信息資源數(shù)量的變化、數(shù)字檔案生態(tài)系統(tǒng)信息主體的信息能力和信息意識的變化、應(yīng)用于數(shù)字檔案館的現(xiàn)代信息技術(shù)的變化等都會對數(shù)字檔案館生態(tài)位的寬度變化產(chǎn)生影響。通常情況下，數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度的變化有兩種情況，即變寬或變窄。影響數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度變化的三個因素即數(shù)字檔案信息資源、現(xiàn)代信息技術(shù)與信息主體的信息素養(yǎng)。

二、數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度存在的問題及原因分析

（一）數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度存在的問題

1. 數(shù)字檔案館功能生態(tài)位較窄

數(shù)字檔案館的檔案管理功能主要包括以下幾點：歸檔電子文件的鑒定與接收；檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)規(guī)范的制定；數(shù)字檔案的組織與管理，包括數(shù)字掃描、元數(shù)據(jù)著錄與標(biāo)引、全文標(biāo)引、統(tǒng)計管理、開放鑒定等；數(shù)字檔案的提供利用，包括機(jī)讀目錄檢索、全文檢索、網(wǎng)站內(nèi)容管理、資源共享等；安全維護(hù)，包括資源備份、用戶權(quán)限管理、信息加密、系統(tǒng)安全防護(hù)；檔案數(shù)據(jù)挖掘與決策支持。［1］（p11）數(shù)字檔案館的社會功能與傳統(tǒng)檔案館沒有太大區(qū)別。主要包括以下三點：保管電子法律憑證；保存人類社會記憶；為科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支持。但是大部分?jǐn)?shù)字檔案館很難承擔(dān)全面的檔案管理功能。

2. 數(shù)字檔案館資源生態(tài)位較窄

數(shù)字檔案主要包括三種類型：傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化備份，政府、企業(yè)等相關(guān)部門直接形成的電子文件歸檔形成的數(shù)字檔案，檔案館收藏的其他具有保存價值的網(wǎng)絡(luò)信息資源。由于社會意識和信息技術(shù)的影響，數(shù)字檔案館的建設(shè)仍然緩慢，數(shù)量較少，各館收集的檔案信息的數(shù)量也不多。數(shù)字檔案館資源生態(tài)位主要有以下幾個特點：（1）數(shù)字檔案館數(shù)量較少、規(guī)模較小導(dǎo)致數(shù)字檔案資源數(shù)量匱乏。辦公自動化、智慧城市建設(shè)，社會上數(shù)字信息資源大量產(chǎn)生，分布廣泛。由于管理分散和無管理狀態(tài)，損毀、丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。（2）現(xiàn)有的數(shù)字檔案館數(shù)字化程度較低，基本都是簡單的資源數(shù)字化，沒有實現(xiàn)資源管理和利用的數(shù)字化。（3）數(shù)字檔案館分類模糊，檔案信息類別較泛，能滿足用戶個性化需求的檔案館較少。（4）數(shù)字檔案資源內(nèi)容、結(jié)構(gòu)單一。銀行、政府機(jī)構(gòu)的電子文件歸檔形成的數(shù)字檔案多，其他機(jī)構(gòu)或個人形成的數(shù)字檔案資源少。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化形成的數(shù)字檔案多，網(wǎng)絡(luò)搜集、捕捉的數(shù)字檔案信息資源少。這些都導(dǎo)致數(shù)字檔案館資源生態(tài)位較窄。

（二）數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度問題產(chǎn)生的原因

在信息社會，數(shù)字檔案館在人類社會生活中發(fā)揮的作用越來越重要。從以上對數(shù)字檔案館生態(tài)位維度、寬度的解析，以及對數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度存在的問題分析可知，影響數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度的具體原因包括以下幾個方面。第一，認(rèn)知意識不足，規(guī)劃不合理。雖然現(xiàn)在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門和檔案部門業(yè)務(wù)人員對數(shù)字檔案館的建設(shè)越來越重視，但從我國數(shù)字檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀來看，仍然有很多不足。第二，相關(guān)信息法律法規(guī)缺乏。這里的法律主要包括兩個方面，一是針對于數(shù)字檔案資源自身的法律法規(guī)，這些法律法規(guī)起到充分保護(hù)檔案信息的作用。二是針對檔案用戶的法律法規(guī)。目前我國數(shù)字檔案資源保護(hù)和應(yīng)用的相關(guān)法律法規(guī)很少。從法律上認(rèn)定電子文件的真實性，加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以更好的保證數(shù)字檔案信息的穩(wěn)定性。第三，信息技術(shù)應(yīng)用不足。信息技術(shù)應(yīng)用不足主要體現(xiàn)在五個方面：一是電子文件管理缺少應(yīng)有的管理系統(tǒng)、管理方法和管理手段，管理還處于初級階段。二是數(shù)字檔案信息的系統(tǒng)依賴性。三是技術(shù)障礙。計算機(jī)病毒；技術(shù)、設(shè)備故障和失效；計算機(jī)操作平臺漏洞。四是網(wǎng)絡(luò)攻擊，“黑客”入侵。五是管理疏漏。

三、數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度優(yōu)化對策

數(shù)字檔案館作為存儲和利用檔案信息的重要渠道，以及保存人類記憶的重要憑證，在社會生態(tài)系統(tǒng)中發(fā)揮著不可替代的作用。數(shù)字檔案館生態(tài)位優(yōu)化主要是針對數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度的變化。有如下優(yōu)化策略和方法。

（一）提高意識，合理規(guī)劃

只有從意識上認(rèn)識到建設(shè)數(shù)字檔案館的重要性，才能更全面的普及檔案信息的數(shù)字化，才能更好的為社會服務(wù)。這里的意識主要包括國家相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的意識和普通公民群眾的意識。只有國家從宏觀的建設(shè)規(guī)劃上完善數(shù)字檔案館建設(shè)的引導(dǎo)和扶持，才能更好的宣傳檔案信息的數(shù)字化，才能更好的加強(qiáng)人民群眾的意識，盡少的避免檔案信息的流失。［2］

（二）明確制度，完善法律

國家立法機(jī)關(guān)及檔案管理相關(guān)部門應(yīng)主要從數(shù)字檔案行政管理法規(guī)以及數(shù)字檔案開發(fā)利用法規(guī)兩個方面來完善數(shù)字檔案管理及利用的相關(guān)法律法規(guī)。檔案本身就是保密性較強(qiáng)的信息資源，數(shù)字檔案也不例外，因此應(yīng)加強(qiáng)完善數(shù)字檔案傳播及利用中的隱私權(quán)保護(hù)制度。［3］另一方面，為了進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的利用價值，應(yīng)進(jìn)一步完善開發(fā)部分?jǐn)?shù)字檔案的相關(guān)規(guī)定。這樣可以調(diào)動廣大市民利用數(shù)字檔案的積極性，也可以充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的社會價值。

（三）加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)及技術(shù)應(yīng)用管理

數(shù)字檔案館本身就是在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下產(chǎn)生的新的信息組織與服務(wù)模式。不論是數(shù)字檔案信息資源的形成、存儲及利用等都離不開先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)。數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中應(yīng)充分應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)及數(shù)據(jù)存儲與自動化控制技術(shù)、信息安全技術(shù)等，［4］保證數(shù)字檔案信息資源的高效存儲及利用。同時還要注重加強(qiáng)信息技術(shù)管理手段， 以技術(shù)防治信息污染， 通過采用給網(wǎng)絡(luò)設(shè)置過濾器、裝上防毒卡等技術(shù)過濾手段，以清除信息垃圾，識別信息病毒，阻止信息侵害， 達(dá)到凈化信息生態(tài)系統(tǒng)的目的。

四、結(jié)語

本文對數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度的類型、變化，存在的問題及優(yōu)化對策進(jìn)行了較全面地分析，有助于深入了解我國數(shù)字檔案館生態(tài)位寬度的情況及數(shù)字檔案館服務(wù)利用的現(xiàn)狀，進(jìn)而進(jìn)一步指導(dǎo)我國數(shù)字檔案館的高效運行，提升數(shù)字檔案館的服務(wù)效率。

（責(zé)任編輯：閻海燕）

參考文獻(xiàn)：

［1］王芳.數(shù)字檔案館學(xué)［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，2012.

［2］方艷平.數(shù)字檔案館建設(shè)的障礙性因素分析——以長江檔案館數(shù)字檔案館建設(shè)工程為例［J］.湖北檔案，2009，（3）.

［3］倪代川，金波.論數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理［J］.檔案管理，2013，（2）.

［4］倪代川，金波.數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)培育探析［J］.檔案與建設(shè)，2013，（3）.

中圖分類號：G275

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1005-9652（2016）03-0079-03

作者簡介：

趙悅?。?985—），女，山西長治人，長治學(xué)院人事處助理館員，碩士。

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