呆賬核銷檔案管理問題分析與改進建議

隨著我國經濟社會快速發(fā)展，金融業(yè)各項工作不斷深入推進。在此過程中，必須認真防范經營風險，及時處置資產損失，有效提高資產質量，充分實現資產保全，特別要做好呆賬核銷工作。呆賬核銷檔案是指在呆賬核銷工作中形成的具有保存與查證價值的相關材料，主要包括在核銷過程中形成的申報、審核、審批、核銷材料，在貸款業(yè)務過程中形成的貸款申請、貸款調查、貸款審批、借款合同、貸款催收通知書等書面材料，以及在向人民法院起訴過程中形成的起訴書、人民法院判決（調解）書、人民法院裁定書、人民法院債權憑證等材料。做好呆賬核銷檔案管理，對于全面了解呆賬核銷工作過程，掌控核銷項目信息，規(guī)范賬銷案存管理，提高貸款核銷工作效率，切實為金融業(yè)健康發(fā)展服務，都具有積極意義。

1 問題分析

其一，檔案管理制度不健全。目前，我國關于呆賬核銷檔案管理的規(guī)章制度缺失，政府層面制定的《金融企業(yè)呆賬核銷管理辦法》《信貸檔案整理規(guī)則》等規(guī)章制度中，沒有明確提及呆賬核銷檔案管理的方式方法，也缺乏具體的檔案工作要求。其二，檔案資料收集不完整。由于呆賬核銷檔案材料的產生過程復雜、形成周期較長，檔案遺失現象時有發(fā)生。如，根據《金融企業(yè)呆賬核銷管理辦法》規(guī)定，借款人或者被投資企業(yè)在貸款過程中產生的借款材料、被催收過程中產生的催收材料以及核銷過程中形成的核銷材料是呆賬核銷檔案的重要組成部分，但實際工作中這些檔案材料遺失較為嚴重；此外，因同一檔案材料經手人員調動頻繁，借據、借款合同、保證函等重要材料在收集過程中往往要經多人轉手，極易造成散失。其三，檔案交接手續(xù)不規(guī)范。以玉環(huán)農村合作銀行為例，銀行要求客戶經理在案卷結案后要把呆賬核銷材料及時歸檔，并與檔案員辦理好交接手續(xù)。但在實際工作中，客戶經理往往將呆賬核銷材料單獨裝盒并自行保存，沒有按要求履行交接手續(xù)；一些客戶經理直接將呆賬核銷材料交給信貸文員整理，再由文員交由綜合檔案室，而客戶經理與檔案員之間沒有辦理交接手續(xù)，造成工作責任不明確，如果發(fā)生問題易出現相互推諉的現象；個別客戶經理素質較低，無視呆賬核銷檔案管理要求，拒交呆賬核銷材料。

2 改進建議

第一，建立專門的呆賬核銷檔案管理制度。政府應當出臺呆賬核銷檔案管理制度，從宏觀層面對檔案工作要求進行規(guī)定；各相關單位應結合實際情況，制定有針對性的呆賬核銷檔案工作規(guī)范，細化工作責任，明確工作要求。以銀行為例，建議銀行制定呆賬核銷檔案管理規(guī)范，明確以下事項：一是呆賬核銷檔案歸檔范圍；二是各支行指定兼職檔案人員負責本支行呆賬檔案材料的收集與整理，于次年6月底前造好移交清冊，將清冊與檔案一并移交總行綜合檔案室；三是支行客戶經理負責將工作中形成的呆賬核銷材料及時主動移交兼職檔案管理員集中管理，不得把檔案材料據為己有；四是總行綜合檔案管理員負責對各支行的呆賬核銷檔案工作進行監(jiān)督指導，對接收檔案進行統一編目、保管和開發(fā)利用。

第二，對呆賬核銷檔案內容進行嚴格審核。以銀行為例，需做到以下幾點：一是由各支行兼職檔案人員編寫呆賬核銷檔案的真實性調查報告，經支行認定小組討論，由經辦支行負責人簽署意見，上報總行合規(guī)風險部；二是由銀行合規(guī)風險部匯總各支行上報的呆賬核銷檔案，并會同計劃信貸部、財會信息部對檔案的真實性、合規(guī)性進行審核并簽署意見，再上報董事會風險管理委員會進行再次審核；三是由審計部門對檔案的完整性與真實性進行最后把關。

第三，建立呆賬核銷檔案信息共享數據庫。可以全面推進數字檔案館（室）工作為契機，建立呆賬核銷檔案信息共享數據庫，由綜合檔案室面向特定用戶提供下載或批量復制檔案全文或目錄數據的服務，并授權用戶通過查詢服務接口獲得或引用所需檔案的詳細信息，提升檔案的利用效率。