完善建設項目檔案管理機制的實踐要務

國家檔案局、國家發展和改革委員會印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》和浙江省、杭州市江干區出臺的《浙江省重點建設項目檔案專項驗收評分標準》《杭州市江干區政府投資項目檔案驗收辦法》，對項目檔案的組織管理，項目檔案的完整、準確、系統情況以及項目檔案的安全管理等（以下簡稱“三驗”）作了明確規定。筆者所在的杭州江干區城市建設綜合開發有限公司作為江干區政府直屬的國有建設單位，主要承擔區域性的專項綜合開發項目。公司自2003年成立以來，已完成22個工程項目、17個拆遷項目的項目檔案管理任務，所有項目檔案均按國家和省市區建設項目驗收標準順利通過驗收。在實踐中，公司實施了以“三驗”為指引的建設項目檔案管理機制，取得了很多有益的工作經驗。

1 組織強檔，健全建設項目檔案管理領導機制

領導重視是根本，公司領導強調“項目檔案工作要與工程項目建設同步進行”，公司要求各部（室）高度重視建設項目檔案工作，明確具體的分管領導，并成立由分管領導任組長，各部（室）負責人為成員的檔案管理領導小組，直接負責檔案工作的決策、計劃、監督和檢查考核工作。為確保檔案工作順利開展，公司配足配齊了檔案管理所必備的設施設備，建立健全了各項檔案管理規章制度。同時把建設工程檔案管理納入工程質量責任終身制，各參建單位在簽訂“工程質量責任承諾書”時都列有工程檔案編制、移交和保管的承諾內容。公司還將檔案工作與各部（室）經濟責任制考核掛鉤，把各參建單位對工程項目檔案管理重視程度列為建設市場責任主體信用管理，切實加強對項目檔案的管理，形成了行之有效的管理機制。

2 合同控檔，完善建設項目檔案全程管理機制

項目建設涉及發改、建設、設計、施工、監理等單位，項目檔案工作更是千頭萬緒。在各部（室）配合下，公司規定在簽訂設計、施工、監理等合同、協議時，設立專門條款，明確各有關責任。尤其注重對歸檔范圍、項目檔案套數（電子文件載體）、移交時間、質量等提出具體要求，以及按照有關規范完成各自職責范圍或合同、協議規定的竣工文件的編制和項目文件的預整理工作。公司強調事中控制，切實抓住工程建設的幾個重要環節和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等，檢查工程原始材料是否真實、齊全、完整、準確、系統，以及質量是否規范。關于事后控制，本公司實行履約保證金制度，為確保竣工檔案完整、準確和系統，一般按工程總投資3%—5%的比例從參建單位工程款中扣繳預留，待竣工文件收集齊全、編制完畢并經業主單位檔案部門驗收合格方予返還。此外，公司將檔案移交納入工程結算中，工程完工后，沒有檔案部門的檔案移交簽證手續不予結算、不得評優。通過合同管控，確保檔案歸檔率、完整率和準確率達到驗收要求。

3 部門重檔，建立項目檔案管理聯動機制

要使項目檔案工作順利推進，需要相關部門形成聯動機制，齊抓共管，共同推動項目檔案健康發展。一是公司檔案部門積極主動加強與各部（室）的聯系與溝通，主動作為、形成合力，全面推進工作開展。二是項目參與人員了解檔案資料管理要求，公司所有成員關心文件材料形成、積累、歸檔的全部過程。三是對項目參與單位加強教育，提高相關工作人員的檔案意識，保證建設項目前期準備、規劃設計、項目實施、竣工驗收和工程移交管護等各個環節的檔案收集工作按照要求進行，并對所收集的文件材料進行分類、匯總、歸檔。

4 方便用檔，形成收管用良性循環機制

公司采取多種方式，方便各部（室）用檔，公司上下形成了文檔收、管、用的良性循環機制。一是開展閱覽服務。公司檔案部門設置檔案資料閱覽室，向公司內部各單位、部門提供檔案資料查閱服務。二是開展網絡服務。建立文檔信息系統，實現網上辦文和文檔流轉、借閱等功能。三是開展編研服務。為更好地為各項管理工作服務，檔案部門利用信息資源按專業、時間、專題開發二次文獻，形成年鑒、大事記、建設項目介紹等多種參考資料，積極滿足多方利用需求。四是開展咨詢服務。檔案人員根據利用者的要求，以現行文件和項目檔案為依據，提供檔案咨詢服務。便捷高效的檔案服務，使公司內外各部門、各單位樂于移交項目檔案，自覺支持和關心檔案安全，真正形成了收得起來、管得規范、用得方便的良性工作機制。