加強村級檔案管理的調研與分析
——以金華市金東區源東鄉為例

村級檔案真實地記錄了農業農村各項工作的發展過程，是各級領導制定決策的重要依據，是化解糾紛、維護村民合法權益的原始憑證，也是農村干部規范農村管理、進行村務公開、依法辦理各項事務、解決矛盾糾紛、落實信訪制度、發展農村經濟、維護農村穩定的重要抓手。當前，隨著法治社會、誠信社會、和諧社會建設以及社會主義新農村建設的不斷深入，村級檔案的基礎作用愈發顯著。當前，加強對村級檔案工作的領導，把村級檔案管理工作列入村干部議事日程和對村干部的職責考核之中，顯得尤為必要。近期，筆者以金華市金東區源東鄉為研究對象，對村級檔案管理進行全面調查，發現問題并予以分析。

1 調研情況梳理

1.1 檔案資料不完整

調查發現，目前全鄉共有28個行政村，沒有保存檔案的村有6個；保存檔案在十卷以上、百卷以下的村有6個，檔案以會計檔案居多；保存檔案在十卷以下的村有9個；檔案管理工作基礎比較好的村只有7個。村級檔案資料不完整的問題較為嚴重，具體表現如下：一是許多村平時都沒有歸檔的意識與習慣，許多重要的文件材料，如本村的黨支部和村委會形成的會議記錄、全村黨團干部名冊、村歷史沿革、村規民約、工程承包合同、婚姻登記與計劃生育等材料等，都沒有被及時收集并統一保存。二是一些村干部在開展工作的過程中不注意形成必要的文字記錄，加之本身缺乏檔案工作意識，致使檔案遺失現象較為嚴重。如，召開會議時往往“口頭傳達”，甚至連許多重要的會議都是如此，沒有形成相應的文字記錄，或是隨記隨丟，造成無檔可歸、無檔可查的尷尬局面。再如，處理事件、調節矛盾時大多“口說為憑”，沒有形成書面材料或留下相關記錄。一般來說，農村突發事件較多，村干部在處理這一類問題時會第一時間到達現場，往往沒有當場記錄，事件處理完畢之后也沒有及時形成書面材料，致使處理結果無據可查。三是大部分村只重視收集保管會計檔案，與此無關的材料則不聞不問，如，上報上級部門或單位的材料、村務公開材料、工程建設材料等都沒有“留底”，檔案結構非常單一，很多有價值的材料沒有被保存下來。

1.2 未能實現檔案安全保管

農村檔案安全保管工作相當薄弱，安全狀況堪憂。一是村級檔案沒有實行統一保管，檔案往往分散保存在各村干部手中；有些村雖設有檔案員，并規定由檔案員統一管理本村檔案，但因檔案員有任職期限，換屆之時檔案員或忘了移交檔案，或拒不移交檔案，有的檔案被遺棄，有些遭損毀。二是缺乏開展檔案保管工作所需的硬件條件。不少村沒有落實專人保管檔案，缺乏開展檔案保管工作所需的硬件設備，甚至缺乏保管檔案的專門場所。有些村配備了專門的檔案員，建立了檔案室，但大都“徒有虛名”。據調查，源東鄉有三分之一村的村民將檔案存放在家中，有的把檔案用麻袋裝起來，有的用繩子捆起來，之后就把檔案丟放在屋角陰暗之處，條件好一點的也只是把檔案存放在大木櫥中，檔案受潮霉變或被蟲蛀的現象非常普遍。造成這一現象的一個重要原因是，各村基本沒有分管檔案工作的領導，沒有把檔案工作列入村級日常工作議程，沒有寫入農村發展規劃，開展檔案工作缺乏所需經費，檔案安全得不到保障。

1.3 檔案整理處于原始狀態

調研發現，盡管各級檔案部門加大了對檔案工作重要性的宣傳力度，部分村干部的檔案意識有了一定提高，但由于諸多因素，村級檔案工作特別是整理工作還是相當滯后，工作所需的硬件設施和軟件條件都達不到要求，村干部缺乏檔案管理知識，許多村的檔案整理不符合規范。此外，由于村與村之間村干部素質、經濟條件等因素不盡相同，村與村之間檔案工作發展不平衡。

2 問題原因剖析

2.1 思想認識不到位

第一，由于《檔案法》在農村宣傳力度相對較小，廣大農民的檔案意識非常薄弱，沒有認識到檔案與自身的重要關系。第二，不少村干部對檔案工作的認識不到位，認為文件看過了、事情辦過了，工作就算結束了，沒有認識到工作中形成的文件的重要性，沒有從檔案的高度認識這些材料，沒有及時收集并移交村務會議記錄、村基建工作中形成的材料等。第三，缺乏有針對性的檔案業務培訓與再教育，村干部和村檔案員缺乏基本的檔案收集、整理、保管、提供利用的知識，不能科學有序地收集、保管檔案并提供利用。

2.2 村干部重視程度不夠

村級建檔工作面廣量大，具體繁瑣，且難以快速產生經濟效益，這使得村干部對做好檔案工作不感興趣，往往只重視抓全村的經濟工作，而認為村級檔案工作是一件費時費力費錢的事，可以擱一擱、拖一拖。

2.3 缺乏檔案業務人才

檔案工作是一項專業性、知識性較強的工作，開展村級檔案工作需要專門的業務人才。現實情況是，村里的檔案工作往往處于無人管的狀態，有些村雖設置了檔案員，但檔案員流動性強，且有任期限制，也很少有機會參加檔案業務學習和培訓，業務能力與操作水平低下，無法實現對村級檔案的標準化、規范化管理。

2.4 缺乏開展工作的所需經費

做好村級檔案工作需要投入大量的財力與物力，但由于村集體經濟相對薄弱，經費比較緊張，購買檔案用品、配置檔案設備、維護穩定的檔案員隊伍存在較大困難。此外，由于村干部缺乏對檔案工作的足夠認識，有些村把上級撥付的檔案工作經費挪作他用。

3 改進對策分析

3.1 高度重視，加強領導

一是成立工作機構。首先要明確村委會是行政村檔案工作的直接責任主體，其次要明確村書記或主任為檔案工作第一責任人，在此基礎上設置專職檔案員管理檔案，并落實村檔案室、配備相應的設施設備。二是制定工作措施。把檔案工作納入新農村建設整體規劃、工作計劃之中，使檔案工作與基層各項事業同步發展。三是解決實際問題。如，積極向上爭取項目與資金，安排一定比例的資金用于開展村級檔案工作，保證開展檔案工作所需的資金，盡可能維護專職檔案員隊伍的穩定，并為他們提供培訓與教育。上級部門要高度重視村級檔案工作，及時幫助行政村解決工作中遇到的困難和問題。

3.2 加強宣傳，多管齊下

一直以來，檔案宣傳都是村級檔案工作的薄弱環節。做好村級檔案工作，必須加強檔案宣傳，不斷提升村民的檔案意識。要向廣大村民宣傳《檔案法》以及相關的法規政策，讓村民認識檔案、了解檔案，增強檔案意識、培育檔案利用需求，擴大檔案工作的影響、營造良好的檔案工作氛圍，促進村級檔案工作深入開展。還要積極拓展宣傳渠道，利用好開會宣傳、印發宣傳資料等傳統方式，并借助網絡、微信、微博等進行宣傳。

3.3 完善機制，加強管理

落實“五有一統一”要求，即有分管領導、有專兼職檔案員、有管理制度、有檔案庫房、有保管裝具，實現各門類、各載體檔案的集中統一管理。落實這一要求，必須采取以下措施：一是成立機構。成立村檔案工作管理機構，明確分管領導，指定專人管理村級檔案，明確檔案工作的分工并設置專門檔案室。二要健全制度。村級檔案的形成、收集、整理、保管、檔案員變動后的交接等各個環節都要有章可循、有規可依。健全并完善檔案管理工作制度，包括檔案歸檔標準、檔案整理制度、檔案借閱制度、檔案查詢制度、檔案復制制度、檔案移交制度、檔案統計制度、檔案利用制度和檔案保存制度，等等。重點要明確歸檔范圍，各村應根據村級檔案的特點和本村實際情況，制定檔案歸檔范圍及保管期限表，并實施分類歸檔；還要按“收集材料－鑒別－分類－整理－裝訂－存檔”的要求，規范整理程序。特別要注意的是，村委會換屆時，檔案員應按要求移交檔案，并履行交接簽字手續，不得將檔案資料據為己有或者銷毀；行政村撤銷、合并時，應明確檔案的歸屬與流向，防止檔案流失。

3.4 加大投入，嚴格考核

要保證開展村級檔案工作所必需的經費，有條件的村應當設立檔案室，條件有限的村也要配備檔案存放專柜。針對經濟條件較差的村，建議上級部門加大財政投入力度，為這些村配備必要的檔案設施，基本上達到“四個一”的標準，即有一套鐵皮檔案柜、一套防盜門窗、一套滅火設備和一套完整的檔案管理制度。有條件的行政村，可考慮建設檔案室、圖書室、資料室、科技信息室合一的綜合檔案室。要加大對檔案工作的考核力度、嚴格考核手段與方式，將檔案工作列入村書記、村主任年度考核中，建立獎罰分明的考核制度。上級部門要嚴格管理村級檔案工作，對建檔意識不強、檔案收集不全、檔案管理不規范等問題及時提出整改要求，并督促整改到位。