加強重大活動檔案收集工作的實踐要務

俞桂忠/浙江省檔案局

為加強重大活動檔案管理，確保重大活動檔案的完整與安全，發揮重大活動檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及有關法規規定，結合浙江實際，省人民政府于2005年4月1日審議通過了《浙江省重大活動檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。隨著《辦法》的頒布實施，自全省各級檔案部門不斷增強對重大活動檔案管理工作重要性、緊迫性的認識，按照《辦法》的有關規定，逐步將重大活動檔案管理納入有序推進的軌道。第八屆全國殘疾人運動會、烏鎮世界互聯網大會、G20杭州峰會等一系列重大活動在浙江的成功舉辦，使浙江各級檔案部門在實戰練兵中積累了豐富的經驗。近年來，浙江省檔案館高度重視“三重一特”檔案資源的收集，把重大活動檔案的收集放在了資源建設的重要位置，扎實開展相關工作，取得了較好的工作成效。

1 項目推進，系統收集重大活動檔案

重大活動檔案，是指在重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄。重大活動尤其是國家級、國際級的重大活動，其組織與實施的籌備期往往較長，重大活動檔案管理工作必須盡早謀劃、及時推進。重大活動往往涉及面廣、參與部門眾多，因此宜采用項目推進方式開展相關工作。在項目實施中，要制定工作方案，明確目標任務，落實項目經費，并按程序組織開展招投標和簽訂協議。如在開展G20杭州峰會期間，我們實施了“杭州備戰G20峰會影像檔案專題數據庫”建設項目，有序開展項目運作，與項目承接方密切合作，取得明顯的工作成效。到2016年11月底，建成包括1萬余張數字照片、1千分鐘視頻以及一定實物的峰會專題數據庫，內容涉及G20杭州峰會籌備期間環境、建筑物、重要交通設施、服務G20杭州峰會的重要事件和會議期間相關活動及“后峰會期”有關變化等，系統收集了大量G20杭州峰會檔案資料。

2 以民為本，多方征集重大活動檔案

重大活動往往具有階段性、歷史性、群團性等特點，群眾的支持和民眾的擁護，會以各種形式表現出來。開展重大活動檔案管理工作，必須密切關注和真實記錄民間服務重大活動的情況。例如，為迎接G20杭州峰會，杭州各行各業全力服務、百姓積極參與的過程和細節就需要記錄下來，這是檔案人的職責所在。

今年9月，省檔案局向廣大市民發起了“我與G20”檔案征集倡議活動，動員服務G20峰會的杭州市民一同踏上追憶、記憶之旅。征集內容為：一組照片、一段視頻、一件實物，以個人名義建立一個專屬于市民的“我與G20”寶盒，“我與G20”寶盒一旦被認可將被永久珍藏在省檔案館。“一組照片”，可以是志愿者服務的一組影像，G20召開前后城市環境或建筑物的變化，服務G20的溫馨合影；“一段視頻”，可以是服務歷程、服務事跡片段等；“一件實物”，可以是書畫作品、紀念獎章、紀念冊、紀念幣、筆記、書信、簽名本、留言本、工藝品等。

3 服務大局，主動形成重大活動檔案

圍繞中心、服務大局，是檔案工作的職責所在。在精準服務中心工作中彰顯檔案魅力，是省檔案局的工作目標之一。為服務“浙商大會”的召開，省檔案局開展“鄉音的呼喚”“珍藏知名浙商夢想”等一系列活動；為服務“五水共治”，以寧海縣檔案局為試點單位，開展了口述建檔工作，邀請寧海縣委縣政府主要領導、相關部門領導、普通百姓參與采訪錄制，對原生態的影像、文字、圖片進行梳理與總結，形成“五水共治”口述聲像檔案，整理口述文字材料，制作微視檔宣傳片，這些檔案資料都是檔案部門在服務大局中主動形成的，充分體現了檔案部門的責任與擔當。

在新形勢下，進一步加強重大活動檔案收集工作，不僅是貫徹落實《辦法》的客觀需要，也是檔案部門加強檔案資源建設的內在需要。全省各級檔案部門要創新工作理念，針對新形勢、新問題采取新的工作舉措，除了加大體制內重大活動檔案定期接收工作的力度外，還要變被動“收”為主動“建”，大力開發利用重大活動檔案，使之發揮應有的作用。