加強(qiáng)檔案館數(shù)字檔案開放共享工作的若干思考

張 晰/浙江省檔案局

第二屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)發(fā)布的《烏鎮(zhèn)倡議》描繪了未來在全球?qū)崿F(xiàn)“互聯(lián)互通·共享共治——構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)空間命運(yùn)共同體”的美好愿景。檔案人理應(yīng)順應(yīng)大勢(shì)，借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造開放共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)社會(huì)的效益最大化。數(shù)字檔案是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源“開放共享”的基礎(chǔ)所在。綜合檔案館數(shù)字檔案的形成主要有兩條途徑，一是館藏檔案數(shù)字化所形成的電子信息，即將傳統(tǒng)的以紙張、照片、錄音、錄像、縮微膠片等為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料通過掃描、加工、圖像處理、壓縮、轉(zhuǎn)換、標(biāo)引、編目、存儲(chǔ)等手段轉(zhuǎn)換成圖片、聲音和影像等數(shù)字化格式的檔案信息資源；二是電子文件網(wǎng)絡(luò)化歸檔所產(chǎn)生的電子檔案，電子文件是辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果。當(dāng)前，許多綜合檔案館在數(shù)字檔案開放共享的過程面臨諸多問題，下面筆者結(jié)合工作實(shí)際，談點(diǎn)體會(huì)。

1 影響數(shù)字檔案開放共享的因素

一是檔案開放鑒定的思想認(rèn)識(shí)不到位。許多檔案館對(duì)數(shù)字檔案開放鑒定工作的認(rèn)識(shí)不到位，工作思路模糊，投入力量不足，工作程序不規(guī)范，特別是在把握檔案開放利用與檔案保密之間的尺度方面經(jīng)驗(yàn)不足。實(shí)踐中，數(shù)字檔案開放鑒定工作滯后，數(shù)字檔案開放共享的比例失調(diào)。

二是檔案開放鑒定的法規(guī)滯后、標(biāo)準(zhǔn)缺失。大多數(shù)檔案館為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案開放鑒定持保守態(tài)度，從嚴(yán)控制，以不開放為原則。2012年，國家檔案局要求檔案開放鑒定必須進(jìn)行全文審查，不能依據(jù)檔案目錄標(biāo)題進(jìn)行開放鑒定，規(guī)定敏感信息不能在互聯(lián)網(wǎng)開放，但對(duì)敏感信息并沒有做出明確界定，使得實(shí)際操作的難度很大。三是相關(guān)的保障機(jī)制不到位，人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。

2 破解難題的幾點(diǎn)思考

一要大力拓展數(shù)字檔案資源建設(shè)的新渠道。檔案部門應(yīng)創(chuàng)新理念，搭建數(shù)字檔案資源建設(shè)的大平臺(tái)，樹立優(yōu)質(zhì)檔案資源建設(shè)理念。例如，浙江省檔案館數(shù)字檔案的主要來源有三方面：一是利用現(xiàn)有館藏形成數(shù)字檔案資源；二是借助外力形成數(shù)字檔案資源，如省檔案館與浙江大學(xué)合作建立“蔣介石資料”數(shù)據(jù)庫；三是購買數(shù)字資源，如民國報(bào)紙電子版等。

二要加強(qiáng)數(shù)字檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。從事檔案數(shù)字管理的人員要全面提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，既要具備信息技術(shù)管理的專業(yè)技能，還要熟悉館藏，善于發(fā)掘數(shù)字檔案資源。隨著數(shù)字檔案資源的不斷增加，工作人員要增強(qiáng)數(shù)字檔案資源整合利用的能力與水平。具體從事數(shù)字檔案管理和開發(fā)利用的工作人員，還要快速提升責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)和擔(dān)當(dāng)意識(shí)，練好“內(nèi)功”，以適應(yīng)數(shù)字檔案管理的新要求。

三要加強(qiáng)檔案利用者需求的深度研究。檔案館不僅要積極提供優(yōu)質(zhì)數(shù)字檔案資源為民所用，還要多措并舉開展檔案利用者需求研究，針對(duì)不同利用群體對(duì)檔案利用的不同需求，樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念，建立精準(zhǔn)開放和精準(zhǔn)服務(wù)工作模式，大力提升數(shù)字檔案資源的開放共享成效。

四要大力建設(shè)數(shù)字檔案專題數(shù)據(jù)庫。建立各種類型和主題的專題數(shù)據(jù)庫，是提升數(shù)字檔案開放共享成效的重要保障。加大建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫的力度，具體做法應(yīng)從基礎(chǔ)性工作入手，仔細(xì)盤點(diǎn)檔案館庫存，重新整合檔案資源，實(shí)行更為科學(xué)的分類方法，打破過去按全宗保管檔案的慣例，貼近形勢(shì)需要，建設(shè)能夠滿足不同利用者需求的各類專題數(shù)據(jù)庫。事實(shí)上，檔案部門建立的專題數(shù)據(jù)庫，具備政策性、史料性、參考性、權(quán)威性等方面的優(yōu)勢(shì)，可以較好地滿足社會(huì)各界和群眾對(duì)檔案資源利用的多樣化需求，這在近幾年全省各地檔案館的工作實(shí)踐中已得到很好的證明。

總之，加快數(shù)字檔案資源建設(shè)進(jìn)程，打造檔案資源開放共享的大平臺(tái)，順應(yīng)資源開放共享的大趨勢(shì)，正是檔案部門的職責(zé)所在，也是檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)。