電子檔案過程管理的思考

文/林璐

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電子檔案過程管理的思考

文/林璐

電子檔案的全過程管理必須從系統的理念和工作出發，把好電子檔案的形成、歸檔、儲存、調用四個關，站好電子檔案過程管理的每一道崗，才能較好地實現現代化管理手段在檔案管理中的應用

近年來，隨著信息技術的迅猛發展，成熟的信息及電子技術被迅速應用到檔案管理中。做好電子檔案的管理工作，不但使檔案傳統工作方式和管理模式面臨挑戰和沖擊，更賦予了檔案工作新的特征和內涵，提出了更為現代和嚴格的工作要求。

一、電子檔案管理過程中的問題

1、電子檔案自身的安全性問題。檔案信息的安全性主要涉及檔案信息的載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要是指電子檔案存儲介質對信息安全的影響因素，主要包括電子檔案儲存的磁盤、光盤等硬件的安全性能。傳輸安全性是指電子檔案在其形成、傳輸、調用等過程中的網絡和使用軟件的安全性。

2、電子檔案管理中的不適應問題。在實際工作中我深刻地感受到要理順電子檔案的管理，還有許多亟待解決的問題：首先是電子檔案的軟、硬件建設標準需要規范。其次是電子檔案的運行規程需要規范。三是電子檔案管理和使用人員的素質需要進一步提升。?

二、做好電子檔案過程管理的對策

必須從系統的理念和工作出發，把好電子檔案的形成、歸檔、儲存、調用四個關，站好電子檔案過程管理的每一道崗，才能較好地實現現代化管理手段在檔案管理中的應用。

1、把好電子檔案的形成關。電子檔案的形成對于整個電子檔案的管理至關重要，它主要涉及電子檔案的形成規范、采集的主要內容、準確性確認、整理歸集等主要環節。因此，首先要根據本單位的軟硬件配置情況對電子檔案的生成和采集內容做出明確的規范和要求，包括文本、影像、錄音、圖片的質量與格式做出要求，以確保電子檔案從起始階段就滿足后續工作的需要；其次要對采集的內容極其支撐附件等資料、材料建立嚴格的審查程序和權限，以確保檔案資料準確、全面、客觀，實現電子檔案的完整、真實地閉環形成。在這個環節，重點是要建立切實可行的規范性制度和要求，把好電子檔案的規范性、準確性和完整性關口。

2、把好電子檔案的歸檔關。在完成電子檔案管理的生成環節后，電子檔案的管理就進入了歸集環節。在這個環節上，檔案管理專職人員要重點把好審核、錄入、建庫和備份這四個關口。在審核歸集的電子檔案時要重點查驗檔案審核人的簽字、印章是否齊全、檔案格式是否符合規范、目錄與內容是否匹配、齊全，若存在問題及時進行補充完善；在錄入環節要重點把好歸類、準確、完整，避免電子文檔在拷貝過程的缺失、損壞和病毒入侵；在建庫環節要重點做好硬件和軟件的復查、編碼與鏈接；在檔案數據庫建立之后，為了防止在計算機和網絡發生災難性故障后檔案的保全，還要做好檔案數據備份與恢復，不僅要建立電子數據的備份，同時對重要的檔案還要實施電子與紙質的同時歸檔。在當前電子檔案和傳統紙質檔案雙軌運行的情況下，因此需要盡快將現有紙質檔案通過掃描實現原文件數字化，建立文件目錄和電子文檔的對應關系，準確歸檔、入庫，使電子檔案和紙質檔案盡快接軌。

3、把好檔子檔案的儲存關。針對電子檔案儲存硬件易受磁場、溫度、濕度、震蕩等因素干擾的特性，要建立和完善適合的工作室，實施分類保管、隔離保管等防護措施，確保不因外力干擾影響設備的使用性能及儲存載體遭受損傷。同時，要加強對電子檔案的安全監控，對數據庫的管理要設立防火墻，避免遭受外來攻擊和破壞。

4、把好電子檔案的調用關。要確保電子檔案系統的正常運行，就必須建立嚴格的準入和調用制度及流程。在這個環節，要重點通過密匙管理、數字式簽名等手段，明確驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限，針對不同檔案類別，設置不同部門、不同人員的查閱權限，并對所利用的電子檔案進行全程監控并自動記錄，防止電子檔案被篡改，也為事后的調查維護提供依據。同時要加強網絡的管理和維護，最好建立企業內部的局域網絡，規避外部的攻擊，保全檔案，防范泄密。

（作者單位：大唐韓城第二發電有限責任公司）