干部人事檔案管理信息化的思考

文/劉慧郡

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干部人事檔案管理信息化的思考

文/劉慧郡

實現干部人事檔案管理信息化可以減少對紙質檔案的污損，保護其原始性；發揮資源共享作用，增強人事檔案服務功能；防止弄虛作假，確保檔案的真實性。要實現干部人事檔案信息化，應該從觀念轉變、人才培養、經費投入、信息平臺建設、規劃編制和制度建立等方面入手

一、干部人事檔案管理信息化的內涵

什么是干部檔案？中共中央組織部國家檔案局1991年4月2日發布的《干部檔案管理條例》（組通字［1991］13號）規定：“干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。”什么是信息化？1997年召開的首屆全國信息化工作會議指出：“信息化是指培育、發展以智能化工具為代表的新的生產力并使之造福于社會的歷史過程。”

干部人事檔案管理信息化建設，首先是將目前紙質的干部人事檔案通過掃描轉化成數字化檔案，存儲于本部門的干部檔案管理系統中，便于保管、查閱和統計；然后逐步實現檔案管理系統聯網，形成統一的信息平臺，實現有權限的資源共享。干部人事檔案信息化管理與傳統的干部人事檔案管理相比，具有檔案管理系統的統一化、檔案載體的數字化、檔案管理的規范化、檔案資源的有限共享性、檔案服務的快捷性等特點。實現信息化，可以使干部人事檔案管理工作更好地為組織部門選人用人、為社會主義現代化建設提供真實、準確、快捷、高效的信息服務。

二、干部人事檔案管理信息化的作用

（一）減少對紙質檔案的污損，保護紙質檔案的原始性

干部人事檔案一般都是紙質檔案，紙質檔案具有歷史性、原始性、真實性的特點，來之不易，非常珍貴，應該妥善保存，以免污損，影響檔案的可信度。但檔案除了具有保存價值外，更重要的是服務功能，要為有關部門和領導提供查閱、借閱服務。為了使檔案保存完整、整齊，檔案管理人員還要不定期對檔案進行整理、修復。這樣就容易對紙質檔案造成人為污損、破壞甚至丟失。檔案管理實現信息化后，紙質檔案只擔負保存功能，檔案的查閱、借閱、統計等服務功能完全可以在檔案管理信息系統實現，這樣就可以最大限度地減少對紙質檔案的污損和破壞。

（二）發揮資源共享作用，增強人事檔案服務功能

隨著社會經濟的發展，干部交流、流動愈加頻繁，人事檔案在為組織部門和用人單位用人、選人，為干部人事工作和社會主義現代化建設的服務功能日益突出。紙質干部檔案數字化后，可以通過干部人事檔案管理系統在一定范圍內經管理人員許可后實現不同權限的資源共享，為組織部門查借閱檔案提供真實、準確、快捷的服務，增強人事檔案的服務功能。同時檔案管理人員在提供頻繁的查閱、借閱服務中再也不用到檔案柜中翻閱原始檔案，可以大大減輕勞動強度，提高工作效率。

（三）防止弄虛作假，確保檔案的真實性

干部檔案最重要的特點和價值就在于其歷史性、真實性、原始性、可信性，這是檔案的生命。但長期以來，有些人為了一己之私，通過各種方式弄虛作假，有的涂改出生年月，有的偽造學歷，有的編造工作經歷，有的偷換檔案材料等等，為組織部門提供了虛假的信息，嚴重破壞了檔案的真實性，使檔案失去了應有的參考價值，檔案的可信度大打折扣。實現干部人事檔案管理信息化后，把紙質檔案通過掃描實現數字化，可以存儲于干部人事檔案管理系統，通過系統加密，設置不同權限，可以最大限度地保證檔案資料的真實性，防止弄虛作假、任意涂改等情況發生。

三、干部人事檔案管理信息化的建設思路

（一）轉變干部人事檔案管理理念

目前，檔案管理人員管理理念還比較落后，有的擔心網絡安全，認為人事檔案不應該實行信息化；有的部門管理的干部檔案較少，覺得沒必要實行信息化；有的管理人員計算機操作技術較差，不愿意實行信息化；有的認為花費太大，勞動量太大，不值得實行信息化。信息化是時代的潮流，無法抗拒，不以個人意志為轉移；人事檔案只有實行信息化，才能提升其服務功能和價值；信息化的過程雖然比較麻煩，但實行以后可以為工作帶來極大便利，提高工作效率；只要有安全的系統和嚴格的管理制度，完全可以解決信息化帶來的安全憂慮。

（二）培養干部人事檔案管理信息化人才隊伍

實現干部人事檔案管理信息化的關鍵是人才。新時期干部人事檔案管理人員應該具備五個方面的專業素質：一是較高的政治素養和職業道德，熱愛干部人事檔案管理工作，耐得住寂寞，放得下名利；二是較強的為人民服務意識和吃苦耐勞精神，不怕苦、不怕累、愿意奉獻，不計得失，受得麻煩；三是細致入微的品質，細心、耐心、精心，不馬虎、不急躁、不湊合，對工作一絲不茍，精益求精；四是較強的專業技能，除了具有扎實的檔案專業知識和技能外，還需要較強的計算機操作技術，通過培訓能夠利用計算機進行信息采集、數據交換和軟件管理，能夠熟練操作和維護干部檔案管理系統；五是嚴格的保密意識和熟練的信息安全技術，掌握計算機、網絡、服務器安全防范等技術，對任何人不會隨意泄露檔案材料，對組織負責，對群眾負責。

（三）增加干部人事檔案信息化專項經費投入

干部人事檔案信息化工作除了要付出大量的勞動外，還要花費不小的財力。一是掃描輸入的費用，目前，通過專業人員的掃描，平均每份檔案信息化的花費動輒數百元；二是購買和使用干部人事檔案管理系統軟件的費用，目前有單機版和網絡版，一般數千元到上萬元；三是專業掃描儀、電腦、服務器等費用。全部平均下來，一份檔案數字化的花費大概需要五六百元。這些經費投入，不會產生短期效益，往往不容易引起領導重視，這就需要檔案管理部門申請專項經費。如果沒有一定經費的投入，檔案管理信息化只能變成一紙空文。

（四）建立統一的干部人事檔案管理信息化平臺

干部人事檔案管理信息化的近期目標是將紙質檔案通過專業掃描，實現紙質檔案的數字化，存儲于干部檔案管理信息化系統之中，目前，已有部分地方，如一些省級檔案管理部門實現了這一目標，其作用主要是便于查閱、統計，有利于保護紙質檔案。遠期目標是建立統一的干部人事檔案管理信息平臺，實現一定范圍內檔案管理部門人員之間有權限的共享服務，便于通過網絡管理平臺快捷方便地實現干部人事檔案信息的異地上報、查閱等服務。目前還沒有形成一個統一的干部人事檔案信息化平臺，這就需要進行頂層設計，從全局角度疏通各個部門之間干部人事檔案管理系統的通道，逐步實現資源共享。

（五）做好干部人事檔案信息化工作規劃

干部人事信息化工作是一個長期的工作，不可能一蹴而就，因此，必須制訂好詳細的工作規劃。制訂規劃時一要注意具有前瞻意識，要目標遠大，面向未來，不能僅僅滿足目前夠用；二要注意調查研究，多了解兄弟單位經驗教訓，集思廣益，優中選優，挑選一份最佳方案，不要盲目行動，倉促決策，造成浪費；三要結合部門實際，切實可行，合理調配人員、經費、技術、時間等要素，不可照搬。

（六）制訂干部人事檔案管理信息化管理制度

干部人事檔案實現信息化后，一定要同時建立一套與之匹配的嚴格的管理制度，確保干部人事檔案管理信息使用的安全、規范、高效、共享。一是要制訂檔案信息輸入制度，確保信息輸入的準確、保密；二是要制定檔案查閱、借閱的制度，設定各級各類檔案管理人員的權限，確保信息輸出的安全；三是要制訂管理系統和設備的管理制度，確保系統和設備的安全；四是制訂管理人員的保密紀律，確保不人為泄密。只要嚴格管理，干部人事檔案信息化一定會給人們帶來方便、快捷、優質的服務。

（作者單位：楊凌示范區人才交流服務中心）