新形勢下加強文書檔案的管理與利用

文/齊曉娟

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新形勢下加強文書檔案的管理與利用

文/齊曉娟

本文分析了新形勢下文書檔案管理與利用的現(xiàn)狀及存在的問題，提出了加強文書檔案管理與利用的對策和措施

文書檔案是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)中直接形成的具有保存價值的信息記錄。當(dāng)今社會，信息技術(shù)日新月異，徹底改變了許多領(lǐng)域的傳統(tǒng)生產(chǎn)方式和工作模式，檔案工作也由此迎來了存儲數(shù)字化、管理自動化，利用網(wǎng)絡(luò)化的時代。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，新形勢下的文書檔案管理與利用工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。分析這并解決實際工作中的問題，是當(dāng)前亟需思考和解決的課題，也是檔案管理人員的責(zé)任和使命。

一、新形勢下文書檔案管理和利用的特點與變化

隨著電子計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各企事業(yè)單位的文書起草、制定、發(fā)布、傳閱，已經(jīng)由傳統(tǒng)紙質(zhì)文稿制作轉(zhuǎn)向電子文稿制作和辦公自動化管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用。

電子文書檔案，便于檢索，使用方便、快捷，實現(xiàn)管理的精細化。可存儲在光盤、硬盤等電子設(shè)備上，節(jié)約了存儲空間，減輕了人、財、物力。有利于實現(xiàn)檔案信息資源共享。瞬間完成大容量的信息傳輸，提高了工作效率。

二、新形勢下文書檔案管理和利用的問題與挑戰(zhàn)

（一）檔案的原始性難于保證

電子文檔易修改，且改后不留痕跡。另外，無法從字跡上分辨電子文檔的原始性，這些都增加了對電子文檔原始性判斷的難度。

（二）檔案安全性問題日益突出在網(wǎng)絡(luò)時代，黑客可以通過特殊的程序攔截重要的檔案數(shù)據(jù)信息，或者可以通過病毒入侵使得電腦癱瘓，或人為的通過使用相關(guān)的移動介質(zhì)傳輸，而導(dǎo)致檔案信息的丟失。

（三）新技術(shù)的應(yīng)用要求檔案管理人員具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)

目前，許多檔案部門缺乏檔案信息處理復(fù)合型人才，大部分檔案人員信息技術(shù)水平偏低。

三、新形勢下文書檔案管理和利用的對策與思考

要穩(wěn)步推進文書檔案管理與利用的電子化應(yīng)用，就現(xiàn)階段而言，需要強化三個方面的對策措施：

（一）完善新形勢下文書檔案管理和利用的制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的真實與安全

建立起科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息化管理制度，是確保檔案信息化管理真實安全有效地根本途徑。要嚴格按照國家已有的涉及文件管理和電子文件管理的相關(guān)辦法、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等，完善本單位電子文件管理和利用的相關(guān)制度，切實在制度上保障檔案管理信息化的有序推進。落實必要的電子文稿移交歸檔程序，確保所有的各類電子文稿得到有序移送歸檔。在實際工作中檔案部門應(yīng)該對電子文件的大小和保存格式等做出具體的要求，在接收的時候應(yīng)確保電子文件驗收合格后再辦理移交手續(xù)。

（二）堅持走文書與檔案管理“一體化”道路，提高文書檔案管理與利用效率“文檔一體化”，就是把文書工作和檔案工作整合成一個系統(tǒng)，進行統(tǒng)一管理。在現(xiàn)有辦公條件下，檔案管理對象應(yīng)由單一的文件管理收集向多元化發(fā)展，在做好紙質(zhì)文件與電子文件共管的同時，把工作重心由文件管理轉(zhuǎn)移到信息的存儲和開發(fā)上。在文件形成的起始階段將檔案管理的要求體現(xiàn)在系統(tǒng)設(shè)計、文件生成、運轉(zhuǎn)、歸檔、安全保存等各個環(huán)節(jié)，并規(guī)劃實行多個信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效銜接，才能大大提高檔案的利用價值，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（三）加大對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代發(fā)展而不斷提高。三要建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分，同時將檔案信息化知識納入相關(guān)崗位培訓(xùn)中，使檔案管理人員及時掌握相關(guān)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息化軟件應(yīng)用、安全保障等技能。四是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度。通過交流，學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源，加強檔案工作者之間交流與學(xué)習(xí)的機會，通過實踐切實提高信息化素質(zhì)和能力。

（作者單位：西安核儀器廠）