加強建筑施工企業(yè)檔案管理工作

文/劉元元

加強建筑施工企業(yè)檔案管理工作

文/劉元元

工程檔案是建設(shè)工程的有機組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映。各級管理人員，要本著“對歷史負責(zé)、替未來著想、為現(xiàn)實服務(wù)”的精神，不斷地更新檔案管理觀念，勇于探索新的檔案管理方法，切實做好檔案管理工作，為提升企業(yè)的系統(tǒng)化、科學(xué)化、制度化水平服務(wù)

一、充分認識做好檔案管理工作的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的重要記錄，真實地記錄了企業(yè)經(jīng)營、施工生產(chǎn)、項目管理、企業(yè)文化建設(shè)等方面的歷史內(nèi)容。對于一個企業(yè)而言，能不能科學(xué)規(guī)范地管理檔案，反映出這個企業(yè)的整體管理水平。

（一）檔案管理是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作。檔案是企業(yè)經(jīng)營管理過程中形成的，記錄企業(yè)各類經(jīng)營信息的載體。檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各個層次。加強檔案管理工作是夯實企業(yè)基礎(chǔ)管理，規(guī)范管理行為，提升企業(yè)管理水平的重要手段。

（二）檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴財富。檔案作為一種信息資源，是企業(yè)歷史的承載，也是企業(yè)管理經(jīng)驗、科研成果的重要體現(xiàn)，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。檔案管理信息，可以為管理者及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；檔案信息也是企業(yè)誠信經(jīng)營成果的體現(xiàn)，為企業(yè)對外合作提供支持依據(jù)。

（三）加強檔案管理是企業(yè)風(fēng)險管理的重要內(nèi)容。檔案對我們的經(jīng)營管理責(zé)任起著重要的證明作用。科學(xué)規(guī)范的檔案管理，不僅對于規(guī)范企業(yè)管理，傳承歷史文明具有重要作用，而且對防范經(jīng)營風(fēng)險、避免經(jīng)濟糾紛、證明管理責(zé)任具有重要意義。

二、堅持依法治檔，提高企業(yè)檔案的管理水平

（一）增強服務(wù)意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認識程度，在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。各級檔案工作者，要加強檔案法規(guī)的宣傳。近年來，我單位積極開展“國際檔案宣傳日”活動,以征文、簡報、張貼《檔案違法違紀處罰規(guī)定》等系列掛圖、檔案知識競答競賽等活動，廣泛宣傳檔案管理知識。

（二）堅持依法治檔，全力推進檔案管理的科學(xué)化

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須依法治檔。要建立和健全檔案繼續(xù)教育制度。建立約束和激勵機制，促使檔案工作者主動參加繼續(xù)教育，更新知識。要加強檔案的執(zhí)法檢查力度，督促指導(dǎo)各單位健全檔案管理制度，完善保管設(shè)施，確保檔案安全。要依法查處不按規(guī)定立卷歸檔，造成檔案損毀、丟失的；或違反條例規(guī)定，將企業(yè)所有的檔案據(jù)為己有，以及不按期移交檔案等違法行為，用法律手段推進檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

（三）堅持現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案管理的信息化

檔案整理工作比較繁瑣，重復(fù)勞動多，而且勞動強度大。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，利用計算機手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。筆者單位近幾年先后購買了數(shù)臺高品質(zhì)計算機,并配備了新型掃描儀和打印機，初步建立了檔案管理辦公自動化。通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，初步實現(xiàn)了檔案整理、檢索、利用的高效化。

（四）堅持規(guī)范，實現(xiàn)檔案收集的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性

工程檔案必須具備準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、和規(guī)范性。一套完整的工程檔案不僅要有施工資料，還要有試驗資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。另外，平時的施工日志、測量放樣資料，雖然不需要作為竣工資料的一部分，但在檔案收集中也要從系統(tǒng)性的角度著想，做好統(tǒng)一收集歸檔。

（五）堅持服務(wù)企業(yè)發(fā)展的原則，及時準(zhǔn)確提供檔案開發(fā)利用

檔案利用是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。檔案人員在做好收集、整理、鑒定、保管等工作外，更要將檔案的編目、檢索、編研等工作作為重點，建立健全檢索體系，滿足檔案利用工作的需要。加強檔案保管工作，重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用，既方便利用者查尋，又保護檔案原件。

（作者單位：中鐵一局集團建筑安裝工程有限公司）