縣級醫院檔案管理工作淺析

文/李靜

縣級醫院檔案管理工作淺析

文/李靜

檔案管理在醫院各項工作中盡管不是主要業務，但也十分重要。在科技高速發展、信息時代的今天，如何利用現代科技手段管理好醫院檔案，更好地為醫院主要業務服務，是每個檔案管理工作應該認真思考的問題

醫院的主要工作是救死扶傷，醫院管理的目標是不斷提高醫院醫療水平，為患者提供良好的醫療服務。醫院檔案是醫院管理及各項醫療衛生活動形成的歷史資料，不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，而且也涉及醫療文書檔案、病理切片資料、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。它既為醫院管理者進行科學決策提供參考和依據，也對提高醫院醫療水平，改進服務質量，促進醫院全面現代化具有重要作用。特別是隨著醫院改革的不斷深入，醫院服務模式的變化，醫院檔案管理如何迅速適應新形勢，實現醫院檔案信息的科學規范化管理，提高醫院檔案管理的水平，更好地服務主業顯得更為重要。

一、醫院檔案管理現狀及存在的問題

醫院的主要業務是治病救人，檔案管理是為主業服務的部門。為此，許多醫院不重視檔案管理工作，特別是縣級等基層醫院在檔案管理方面存在不少問題。《中華人民共和國檔案法》規定，醫院所有檔案應由醫院主管部門集中統一管理。但長期以來，大都由各部門分散保管，醫院檔案室僅保管文書檔案而已。這種檔案管理方法不僅不符合有關要求，也不利于科學管理。如在處理醫療事故，實行“舉證現任倒置”，涉及相關法規、規章制度、醫療標準、技術常規、操作規程、資質證明、病歷、設備使用、財務收費等方面。如果建立了統一科學的檔案，就可以綜合運用文書檔案、科技檔案、病歷檔案、設備檔案、人事檔案、財務檔案、特種載體檔案等。

1、管理機制不健全

隨著醫療事業的快速進步發展，醫院存在著文書、病歷、設備、人事等各種檔案，檔案管理的形式也呈現多樣化特點，檔案的內涵和外延也都發生了變化，然而很多醫院，特別是縣級等基層醫院的管理模式仍不健全，檔案管理制度仍不夠規范，醫院大量檔案管理材料分散管理，在一個單位內，多部門管理檔案。而且，缺乏相關規章制度制約，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度、標準，這也導致了考核、監管不力，甚至形同虛設，嚴重影響醫院檔案管理的現代化建設。同時網絡技術的發展已覆蓋各行各業，檔案管理技術沒有跟上時代發展。

2、專業人才缺乏

檔案管理專業人才缺乏是制約基層醫院檔案管理發展的重要因素。筆者調查發現，基層醫院的檔案管理專業人員專業出身很少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，特別是現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才更少。這與時代發展的要求懸殊較大，已不能滿足新形勢下的檔案事業的發展需求。在醫院人才培養中，往往重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，從而導致了不少檔案管理人員的思想觀念、管理水平落后，缺乏創新和活力，進而影響了醫院檔案管理水平的提升。

3、檔案管理硬件設施缺乏

隨著生活水平的提高，人們的保健意識明顯增強，特別是醫療保障制度的全面實施，醫院的就醫量大大增加，醫院各類檔案信息的采集量也隨之增加。然而現代醫院單位對醫院檔案管理設備方面的投入并沒有相應增加，在許多醫院近期和遠期規劃中，對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。許多設備老舊、管理庫房不足等嚴重制約也制約了檔案事業的發展。尤其隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而檔案管理基本還采用手工收集、檢索，信息量小，這既不利于檔案的收集、利用和開發，也降低了工作效率，與醫院整體信息化水平不相匹配。同時因存放時間過長、設施條件落后、醫院檔案存放庫房破舊等因素，檔案破損丟失等情況也會發生，并不滿足檔案局對檔案管理存放的要求。

二、對醫院檔案管理的建議

醫院一定要正視現實，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求。

1、高度重視檔案管理工作，健全機制，完善制度

首先，醫院領導一定要高度重視檔案工作。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理工作與提高醫院醫療技術水平、擴大醫院規模等主要工作同步考慮，納入醫院管理的重要議程。要加強檔案法的學習，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。要根據《檔案法》等有關法律法規，結合本單位實際，制定切實可行的檔案管理制度。

同時，進一步健全檔案管理組織，建立科學的檔案管理體系，加強檔案管理監管責任制，確保檔案管理每個環節有章可循，有法可依，落到實處。要將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。要拓展檔案的歸檔范圍，加強有關內容的收集，落實專人收集。

2、提高檔案管理人員和醫務人員素質，推動檔案管理水平提升

人員素質直接影響檔案管理水平，檔案管理工作的成敗與效果離不開管理人員的實踐與操作，建立高素質的檔案管理隊伍是關鍵所在。為此，要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高檔案管理人員業務能力和知識水平。同時針對醫院檔案管理的特殊性，要組織檔案管理人員深入臨床一線調查學習，不斷更新醫院檔案信息的新需求，探索總結適宜醫院檔案管理工作，進一步推進醫院檔案管理的發展。要積極適應檔案業務發展需要，建立檔案管理人才梯隊，為檔案管理事業發展奠定堅實基礎。

同時，加強病案的規范化建設。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高病案書寫規范化水平。檔案管理人員還要加強對影像及其他數字資料嘗試運用先進的管理手段，使檔案載體更加豐富多樣。要針對醫療檔案紙質材料繁多、貯存困難等實際，建立電子病歷庫，以電子文本形式進行貯存、調閱，提高檔案工作效率。

3、加強檔案管理設備、設施建設，積極開發檔案資源

檔案管理信息化已成為檔案管理新常態。計算機等現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的重要手段。要提高檔案存放設備和技術現代化的配備，如庫房、檔案柜、檔案盒、空調等硬件設施的配備。要應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫院發展規模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應。

同時，要樹立強烈的服務意識，發揮檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務功能。積極開發檔案資源，拓寬服務范圍，提升服務水平。工作人員要對信息進行開發，編寫各種專題，為醫務人員及患者提供多方面、有實效的信息。要及時收集檔案利用反饋信息，不斷改進檔案管理工作，努力滿足醫療、教學和科研工作的需求，不斷提高檔案利用率。通過檔案資源開發為單位創造良好的社會效益和經濟效益。

總之，檔案管理是醫院一項重要工作，它關系醫院管理水平提升，關系能否更好地為醫務人員和患者服務。領導要高度重視檔案管理工作，支持檔案管理工作。檔案管理人員要積極主動提升自身業務素質，同時，緊緊圍繞醫院需求，積極開發檔案資源，不斷探索有效、科學的檔案管理方法，進一步提高檔案的利用率，充分發揮檔案管理對醫院決策的參考作用，努力提升醫院檔案管理的水平。

（作者單位：延安醫療集團總醫院宜川分院）