企業底圖檔案的歸檔管理

文/郭建華

企業底圖檔案的歸檔管理

文/郭建華

底圖檔案是企業進行生產、經營活動最原始的依據，又是翻曬藍圖的基礎，底圖缺失或破損嚴重將會給生產和科研帶來無法彌補的損失。因此，圍繞企業發展大局，將底圖的收集納入合同，實施全過程控制，利用光盤豐富底圖資源，從而保證底圖檔案的齊全完整和歸檔質量，健全和完善企業檔案信息建設，提高檔案的管理水平

底圖檔案是企業在基本建設、設備維修改造、產品設計研制活動中形成的最原始圖樣，是復制藍圖的基礎，是企業進行科技活動的重要依據。缺失或破損嚴重將會給生產和科研帶來無法彌補的損失，因此，保證底圖檔案的齊全完整和歸檔質量，對保證企業科技創新、可持續發展非常重要。

一、紙質底圖檔案的特點

底圖材質較為特殊，是用油、蠟等物質浸透過的透明紙張。為了曬制藍圖，會在曬圖機高溫條件下工作，而且要反復使用。造成底圖的機械強度和耐久性日趨降低，極易發黃脆裂破碎。

為了復制出準確、清晰的藍圖，通常對底圖采取兩種存放方法：平放和卷放，兩者各有優缺點。平放能保證底圖平整，取放方便但占用面積大。卷放適于幅面較大的底圖，優點是可以節省面積，缺點是易造成底圖不平整，影響曬圖且不易查找。

二、目前底圖檔案管理存在的問題

現在企業普遍重視科技檔案藍圖的歸檔管理，卻忽視底圖的歸檔管理，不利于企業檔案信息資源建設，應引起大家深思和警醒。以本企業為例。從2006年開始，公司為了增加綜合實力，投資數十億，進行了多項國家參與投資的重大項目建設，引進許多國內外先進設備，科技檔案歸檔量顯著增加，但底圖檔案的歸檔卻存在較大問題：

（一）歸檔的數量不足

企業外部提供底圖數量大大減少，尤其是設備底圖。相對于公司重大項目建設工期，經統計2006年-2015年十年間，檔案室共接收基建底圖3987張，全部來源于本公司內部設計部門，外單位設計的基建底圖沒有歸檔。而設備底圖因為大多是引進設備廠家隨機提供,僅有2595張，尤其是后5年，只歸檔248張，數量稀少。

從接收的設備底圖和藍圖統計數據看，差距懸殊。以已竣工驗收的兩個項目為例：“板材生產線技改項目”，投資1億3千萬元，歸檔的設備圖紙藍圖3781張；底圖918張；“提升裝備制造能力項目”，投資1億元，歸檔的設備藍圖圖紙418張；無底圖。

（二）底圖歸檔質量不高

1、圖號編制欠準確。底圖號的編制，是企業底圖管理的基礎，對底圖的檢索、保管、統計和利用起到關鍵作用。圖紙項目編號和檔案項目分類編號方法不統一，容易造成今后檢索利用時查找困難。經過認真分析，主要原因是部分設計人員，不了解公司下屬單位的機構變遷過程，對《企業檔案分類規則和分類編號方法》里基建工程號及子項工程號不熟悉所致。

2、圖紙質量不合格。移交的底圖存在折痕現象，個別破損嚴重。底圖禁止折疊。折疊后的底圖會出現折痕，影響曬圖的清晰度，也往往成為日后底圖斷裂、破損的隱患，影響底圖的壽命。

3、圖紙目錄不規范。歸檔的底圖與目錄數量不符，即有目錄無圖紙，多數未作更改標注。工程施工圖紙根據實際情況，經常發生變更和修改，導致取消了設計沒出圖紙。出現這種情況應該在目錄里做出更改標注，且相關技術人員要簽字，無簽字手續，利用時會失去憑據作用。

三、改進措施

為了適應企業生產經營和可持續發展需要，加大底圖檔案收集力度，完善底圖檔案管理，是保證檔案質量的關鍵。

（一）明確責任，提前管控

應將底圖的收集納入合同，健全檔案資源體系。現在多數公司和廠家以技術保密或節約成本為借口，很少提供底圖，在今后進行廠房、設備維修改造時，如果藍圖在使用中破損，將無法復制藍圖，會給企業留下重大隱患。建設部門應加強統籌協調，通過企業各相關職能部門協同管理，在進行項目建設、設備購進訂立合同時，明確規定設備廠家和設計部門提供質量合格、簽字手續齊全、符合國家規范的底圖。

（二）實施全過程控制，確保質量

企業應對內部項目設計人員組織檔案培訓，提高檔案意識，掌握本公司《企業檔案分類規則和分類編號方法》，使設計圖紙的編號統一。檔案管理人員在接收歸檔時，仔細核對圖號編制是否準確。發現問題，及時更正，保證底圖科學化規范化管理。

檔案管理人員在接收檔案時，應認真檢查底圖是否平整，字跡是否清晰，圖面有無污跡。督促設計單位采取保護措施，對底圖應進行扎邊或包邊處理，對有裂口、裂紋的底圖應及時用透明膠帶修補。如果紙張破損嚴重，要重新出圖更換，確保歸檔底圖質量。圖紙目錄發現缺失現象，應及時與歸檔人員進行溝通，督促其在圖紙目錄上注明，并履行簽字手續。

（三）利用光盤豐富底圖資源。隨著技術進步，目前一些設計部門和設備廠家不再提供底圖，僅提供光盤。由光盤打印的白圖和藍圖相比，易修改、不易保存，不符合檔案管理要求，建議相關部門管理層安排本部門人員依據光盤制成底圖，移交檔案室，豐富底圖信息資源。各單位人員應具有大局意識，及時將光盤移交檔案室，任何部門和個人不得據為己有。如拒絕歸檔，應根據企業《經濟責任制綜合管理考核細則》，對相應單位和責任人進行處罰。確保底圖檔案的齊全、完整。

2016年是國家“加強檔案資源信息體系建設年”。檔案管理部門面對企業發展的新形勢、新問題，要與時俱進，圍繞企業發展大局，采取有效措施，健全和完善企業檔案信息建設，把握住歸檔關鍵，將工作做細做實，提高底圖檔案的管理水平。

（作者單位：寶鈦集團有限公司檔案室）