提升工程設計檔案管理質量的路徑

文/席驪英

提升工程設計檔案管理質量的路徑

文/席驪英

文章以中國建筑西北設計研究院有限公司的工程設計檔案管理為對象，就制度建設、環節管理、提供利用幾個方面提出措施，探討了提升工程設計檔案管理質量的路徑

一、重視制度建設，按章辦事

從檔案接收、保管方面看，工程檔案的特殊性要求其保管期限一般為永久或者長期，這就更需要保證檔案資料的長久保存、能夠讀取、有效利用。一方面，工程設計的圖紙、計算資料、工程審批許可等紙質檔案的收集、整理、裝訂、利用等環節建立規范制度、章程。另一方面，面對大量的多種格式的電子文件，如DWG、PLT、PDF等，也需要約定字體樣式，文件格式，軟件、系統平臺的版本，確保文件有效可讀。

檔案借閱、利用方面看，重視檔案工作的嚴肅性和重要性，制定登記借閱制度、從內容保密制度、責任追究條例等，制度建設是保證檔案管理工作的規范化的基礎要求。

二、加強流程介入，確保歸檔質量

我院設有檔案處，主要負責統籌近40個設計生產所的檔案管理工作，接收各所檔案歸檔、移交，統一保存管理，并提供利用服務。各生產設計所另配備至少一名兼職檔案管理員，負責日常文件收集和整理歸檔工作。由于組織架構特性，各生產所檔案管理員有條件能夠介入到工程設計環節中，及時收集、整理工作活動文件、資料。

設計活動前期，文件、收集管理工作。生產所前期與委托方對接、洽談、簽約等形成的會議記錄、設計方案、合同等活動記錄和委托方提供的工程審批資料、許可文件都會在工程設計前期產生，所檔案管理員向項目負責人或當事人獲取、收集。

設計活動中期，生產所檔案管理員就各工種設計協同的資料記錄、與委托方的溝通記錄、變更要求的文件進行收集整理，并對設計圖紙預歸檔掃描收取電子文件，存儲于數據庫。

設計活動后期，生產所檔案管理員就項目相關的所有有價值的資料文件與工程底圖匯總整理，填寫清單歸檔。

檔案處在整個過程中控制管理圖紙電子文件預歸檔，管理圖文數據庫，并督促已完成的項目歸檔。檔案管理員緊跟業務流程，很大程度地減少了遺漏歸檔、不及時歸檔的狀況，歸檔質量明顯上升。

三、重視溝通與協作

加強組織內部、組織與組織之間的有效聯系、溝通，以獲得配合和支持。但凡新的項目投標、簽約，檔案管理員的積極跟進，與工程設計人員就資料收集、文件歸檔，需要設計人員的支持和理解，需要檔案管理員的有效溝通。特別是面對重大項目，多個生產所配合完成設計，工程相關資料都會更零散分布在工作人員手中，這就要求各所檔案管理員與施工圖設計師、工種負責人、院總工之間聯系更頻繁。同時，這樣的大型合作設計項目歸檔整理工作還需要參與所的檔案管理員協調分工，共同完成整理歸檔工作。

四、參加培訓與再學習

檔案工作日益規范化、精細化、深入化，傳統簡單的保管利用已不能滿足企業發展需要，這就要求檔案工作者不斷增強業務技術學習，參加省局的檔案崗位培訓和繼續教育外，加深與兄弟設計院、先進公司的檔案業務工作的交流探討，加強個人的檔案管理知識的理論完善。

五、充分利用檔案資源，發揮價值

1、業務成果匯總。業務匯總的工作、工程設計圖紙、展示模型、學術研究文獻，這些又是設計人員相互學習、共同提高的重要內部學習資料、借鑒素材。如《中國建筑西北設計研究院設計作品集1952-2012》、《中國建筑西北設計研究院論文集2002-2012》，這些匯編資料減少單位員工查找信息的時間耗損，對公司新進員工業務上手，工作能力提升有著一定作用。比如期刊訂閱、檔案官方網站獲得前沿信息，訂閱公眾號，利用碎片時間提升自己知識儲備和內在素質。同時，積極獲取行業相關最新訊息，學習行業領域相關知識，擴展知識面，為深層次的檔案利用服務做好基礎。

2、構建客戶資料信息庫，利于精準化服務。客戶的設計要求、風格喜好等信息是市場的反映元素，構建客戶資料信息庫，錄入客戶基礎數據，運用數據分析方法或工具，實現數據挖掘，為客戶提供精準二次服務，了解市場設計流行走向，把握市場動向。

(作者單位：中國建筑西北設計研究院有限公司）