企業單位在檔案管理工作中存在的問題及解決對策

文/李艷華

企業單位在檔案管理工作中存在的問題及解決對策

文/李艷華

分析了目前企業單位在檔案管理中工作中存在的問題，提出了解決對策

隨著現代交通運輸事業的發展進程，按照“十三五”現代綜合交通運輸規劃，到2020年，我國綜合交通基礎設施總體達到世界先進水平的要求，基本建成安全便捷、暢通高效、綠色智能的綜合交通運輸體系。檔案同信息技術、企業文化等都是交通運輸事業的資源儲備。如何做好檔案管理工作將直接影響到企業單位后期的交工、竣工驗收工作以及工程資料的完整性，對于企業單位的后期管理及運營來說，都非常重要。

一、企業單位在施工前期的檔案管理工作中存在的問題

1、檔案工作的重視度不均衡

企業單位檔案工作的重視很不均衡，尤其是項目剛開始，個別參建單位只重視建設速度，經濟效益或趕工期，對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分保證，雖然各參建單位把檔案工作引入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各參建單位有效機制來抓等方面還存在缺陷。

2、檔案保管條件比較差

多數參建單位檔案保管條件還達不到檔案管理工作要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距，少數參建單位，干脆無統一的文件柜，設施設備不齊全，更沒有統一的檔案柜，有的即時有，也五花八門，比較零亂，個別參建單位檔案管理工作設防意識不強，時常有丟失或缺失的工程資料，使檔案工作失去了它的原始性、真實性，由于參建單位施工隊伍流動性大，人員不穩定，許多建設周期短的項目部，丟失工程資料之后補充的資料，部分地方或多或少存在不完整性。

3、檔案人員業務素質相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性、技術性很強的工作，檔案人員必須具備良好的專業素質，才能勝任檔案管理工作，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不能按照立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生，個別參建單位報著我們干干就走了的態度，所以存在隨意應付了事思想，這就要求建設單位首先必須對參建單位的檔案管理人員采取監督指導工作，加大檢查力度，對參建單位檔案資料進行全程跟蹤，對有憑證作用、法律效力的原件以及簽字、蓋章部分必須齊全，幫助其完善檔案管理工作。

二、企業單位在施工后期的檔案管理工作中存在的問題與對策

1、紙質與光盤相結合

企業單位在施工后期檔案移交及交接過程中存在許多問題，由于許多參建單位施工工期不同，因此存在企業單位在不同時間時期，就必須接收部分參建單位的工程檔案，包括工程資料、以及工程施工過程中的錄像、錄音、光盤磁帶的資料，如需長期存放的必須做好紙質檔案與光盤一并入檔保存，既要有光盤，又要有紙質檔案作保證，確保原始數字丟失，保證檔案的完整性。

2、督促與過程相結合

企業單位在檔案管理過程中，前期需要深入基層檢查工作及業務指導，后期更需要督促施工單位加強動態管理，對一些特殊工序的工程，必須有第一手工程資料，如監理工程師的抽檢記錄、驗收資料、監理日志等檔案資料。必須做到定期收集；對企業單位的一些施工過程中的重大活動的檔案資料，需與各參建單位有關部門及時溝通，保證做到活動結束后，隨時收集，確保各個時期檔案資料的齊全完整。

3、收集與建檔相結合

隨著項目進入尾聲，收集到的工程資料越來越多，必須建立檔案目錄或數據庫，借助計算機將收集到的各施工單位的原始資料進行分類，尤其是企業單位有招標投標文件、設計圖紙、招標評標報告、服務合同以及各參建單位在施工工程中舉辦的各類活動，施工過程中存在的變更文件的批復和報告，監理工程師的抽檢記錄、驗收資料、試驗報告及記錄，監理日志及竣工圖紙等，每個環節都離不開檔案工作的支持，所以檔案工作要樹立全局觀念和大局意識，及時了解工程進度，確保收集到的檔案質量好壞及完整性。

（作者單位：陜西省交通建設集團公司機場分公司）