人事檔案社會化管理機構檔案利用探討

文·馬玉祥

人事檔案社會化管理機構檔案利用探討

文·馬玉祥

中共中央辦公廳、國務院辦公廳2014年底聯合印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出構建全方位、多層次的檔案利用體系。這標志著長期以來，籠罩神秘氣息的人事檔案，隨著人才自由流動政策的放開和服務人才流動的需要，有了合法的政策依據，揭開了神秘面紗，開始進入了服務民生、服務大局、服務發展的新常態。

一、人事檔案實現社會化管理是必然趨勢

傳統的人事檔案管理制度是組織人事部門和單位專門機構對檔案進行專門保管，實行“人檔合一”的管理模式。隨著我國市場化進程的深入，以及戶籍制度和人才制度的不斷改革，不少自愿流動的“單位人”逐漸轉變為“社會人”，聘用制、勞動合同制也漸漸地取代了職業終生制，職工在“ 就業→失業→再就業→再失業”之間，不斷進行狀態轉換、工作流動和單位變換。同時，在國家大力提倡“大眾創業、萬眾創新”和大力發展非公經濟政策的引導下，將有一大批社會精英人才流向非國有組織和非單位就業組織。

在這種新的非公經濟組織逐漸成為社會就業主渠道和人才主流向、非正規就業形式大量存在的情況下，傳統的“人檔合一”、組織人事機構專門保管檔案的傳統管理模式，必然會成為制約職工正常流動的藩籬。比如，有的員工從國有單位流向非公組織，導致檔案無處落，有的國有單位以扣留檔案為手段控制人才流動，有的高校畢業生因無法接收檔案而不愿到非公經濟組織就業，國有企業因檔案管理不正規而不愿接收非公有組織職工或人才等，一度成為了制約人才合理流動的鴻溝。

實現人事檔案社會化管理，是人事檔案管理工作面向社會將人事檔案交與社會托管機構進行管理，由社會管理機構而非單位承擔人事檔案管理職責，對其進行專業化、現代化、科學化、系統化管理的一種管理方式。人事檔案的社會化管理是社會主義市場經濟深入發展、促進人員合理流動、打破“單位人”向“社會人”轉變瓶頸的有效措施，使人事檔案管理具備了人員流動性和社會性兩大特征，能夠妥善解決“人檔不分，檔隨人走”的局面，能夠較好地促進失業人員、離校后未就業的高校畢業生、自主創業和自謀職業的從業人員、個體工商業者、靈活就業人員等流動人員和非單位就業人員，以及民營企業等社會組織機構的人力資源合理流動。所以，采用社會化管理模式，是人事檔案管理的一個必然的發展趨勢，是傳統的政府干部人事檔案管理模式的重要補充。

二、人事檔案社會化管理機構工作存在的問題

（一）社會化服務意識不強

目前，開展人事檔案社會化服務的托管機構多是各級人社部門所屬的公共就業服務機構。這些機構由于受長期的傳統干部人事政策影響，檔案服務意識薄弱，對于新形勢下的人事檔案的社會性和流動性認識不足，只注重檔案材料的收集、整檔和歸卷工作，只注重檔案的安全存放和保密工作，對檔案的服務功能認識不足，對如何利用檔案資料服務人才合理流動認識不足，不注重對以檔案材料為依托的各種人才服務項目的開發，表現為檔案查詢利用審批手續復雜、服務手段單一、服務項目不多等。

（二）服務能力有待提高

當今世界是一個非線性的、互補性、過程性、動態性的世界。它深刻改變了僵化不變的靜止的檔案存放方式，檔案館演變成為一個多層次、動態的、多方位的信息集散地。當前，人事檔案社會化管理機構主要開展的服務項目是紙質檔案材料接收、保管、轉遞等工作，基本沒有開展光盤、磁盤、錄音、音像等聲像檔案載體的收集、儲存、歸檔和管理服務項目。服務內容限于傳統的直觀查詢、出具證明材料，沒有開展檔案史實甄別、結論驗證、政審鑒定等相關服務。服務手段只限于現場閱檔，不能充分利用高科技手段，如電子查閱、遠程發送、網上查閱等將信息完整、及時、方便地提供給利用者。

（三）保障支持能力相對薄弱

縱觀全國人事檔案社會化管理機構設置，多數都是作為公共就業服務機構的內設科室。在服務職能劃分上，沒有列入國家公共就業服務的基本服務目錄，而只是被作為公共服務的延伸服務來對待，有的地方還作為拓展服務項目對待。這種機構設置方式，使檔案管理規范化建設不能直接納入財政經費保障機制，也不利于人事檔案社會化管理機構根據自身業務特點開展相關社會服務。以山東省棗莊市為例，棗莊市是山東省的一個省轄市，轄五個區、一個縣級市和一個高新區，總人口393萬人，現有人事檔案社會化管理機構7個，全部都是公共就業服務機構的內設機構，現存各類人事檔案35萬份，從業人員17人，遠遠不能滿足人事檔案社會化服務的需要。在經費保障方面，除市級每年財政列入預算10萬元外，其他區（市）都沒有業務基本經費支持，不僅沒有檔案管理必要的經費投入，連人員工資也難以保障，人事檔案信息化建設工作一直停留在目錄檢索階段。

三、人事檔案社會化管理服務機構檔案利用的發展方向

根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于“構建全方位、多層次的檔案利用體系”的發展思路，筆者認為，作為直接面對社會、面向基層的人事檔案社會化管理機構，應該采取有效措施，著力打造“服務本人、服務社會”，“開放利用、有序利用、安全利用、保密利用”的“兩服四用”工作機制，才能適應這種新形勢，促進人事檔案社會化管理工作再上新臺階。

（一）增強檔案利用服務意識

檔案的基本功能不僅是傳承和紀實，它的最大價值是有效利用。目前人事檔案社會化服務的托管機構多是各級人社部門所屬的公共就業服務機構及其工作人員，部分人員對檔案管理一直停留在傳統的管理意識層面，把人事檔案看得過于神圣和神秘，重管理、輕利用，缺乏服務意識，各級檔案行政管理部門要組織人員認真學習中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，深刻領會中央領導關于“找準歷史檔案和現實需求的結合點，主動開發檔案資源，自覺服務黨和國家工作大局”的要求，充分認識新形勢下的人事檔案管理機構、服務對象和管理對象的社會性和流動性，進一步解放思想，簡化檔案利用的審批程序，充分利用檔案信息資源，開發符合社會需求的服務項目，以積極有為的思想和行動，更好地服務企業、服務社會、服務人才。

（二）增強檔案信息化服務能力

新時期以信息技術為代表的科學技術高速發展，滲入到了社會經濟發展的各個方面。對于檔案專業而言，辦公自動化、無紙化辦公等事物的出現極大地改變了檔案工作的各個環節，充分利用高科技手段，實現檔案管理服務手段創新與社會新技術同步發展，人事檔案社會化管理機構適應新形勢、服務新形勢的基本要求。要組織力量將現有紙質人事檔案轉換為電子檔案，廣泛收集光盤、磁盤、錄音、音像等聲像檔案載體，實現電子查閱、遠程發送、網上查閱等，為利用者提供完整、及時、方便的檔案信息服務，只有這樣才能得到社會認可，人事檔案社會化管理機構才能順應社會發展，人事檔案管理工作才能具有時代生命力。

（三）拓展檔案應用價值

一是充分發揮檔案的史料價值，為社會科學發展提供支持。個人檔案雖然記載了個人信息，但也反映著當時條件下政治、經濟、文化、社會的實實在在的、比較微觀細致的信息，這些信息對研究當時的歷史具有不可估量的史料價值。二是利用檔案的記載功能，為誠信社會建設打下基礎。誠信社會建設是社會主義市場經濟體制的重要組成部分，誠信體系建設不僅需要把今后個人誠信情況記入檔案，也要利用檔案的過去記載，對個人誠信情況進行合理的評估、預測。比如，對于一些不法分子，利用其人事檔案歷史記錄進行誠信分析，對于改造罪犯、打擊罪犯甚至預防犯罪是非常有價值的。

（四）加強服務標準和相關法制建設

按照我國《檔案法》《干部檔案工作條例》《流動人員檔案管理暫行規定》等法規，人事檔案屬于國家法定、強制執行、歸口管理的公共信息。這些信息不僅涉及公民個人資料，還有很多涉密內容。一旦出現泄密，不但造成個人隱私的泄露，還影響了管理部門的公信力，甚至會產生法律糾紛。因此，保密工作始終都是檔案管理部門的重要職責。當前，檔案管理機構開展社會化服務還是一種自行行為，缺乏有效的激勵監督機制，國家要盡快制訂和出臺全國統一的人事檔案社會化服務工作流程、公開范圍，規定檔案查詢、利用的主體對象、信息公開程度和責任追究等工作標準和相關法律建設，讓社會化服務在可做、可控、有法可依的空間內有序開展。

（五）建立市場化的經費激勵保障機制

目前，人事檔案社會化服務機構的經費主要來源于地方財政和自身辦公經費。人事檔案社會化服務開展以后，服務對象不斷擴大，服務內容不斷增加和服務方式的改變，特別是檔案管理人員由“服務舞臺”的幕后走向臺前，必然會增加人力、物力、財力的投入，致使工作成本成倍增加，經費問題成為人事檔案管理社會化發展的制約因素之一。為妥善解決人事檔案社會化檔案管理機構的經費保障問題，建議國家繼續采用市場的手段，來解決服務經費保障問題，盡快出臺相關檔案利用服務收費標準，以有償服務的方式實現檔案接收、管理、服務、利用的社會化，實現檔案信息資源的社會化服務長效機制。

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［1］楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話，中國檔案，2015（1）.

［2］孫文鴻. 論檔案服務中的社會化問題，山東檔案，2013（3）.

［3］張明琴，丁靜. 加快新時期檔案電子化建設，山東檔案，2013（5）.

［4］孫麗梅. 人事檔案社會化管理模式探究，辦公室業務，2011 （12）.

（作者單位：棗莊市人力資源服務中心）