企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理與應(yīng)用探討

文·龍?jiān)丛?/p>

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理與應(yīng)用探討

文·龍?jiān)丛?/p>

煙臺(tái)市自來水公司歷來重視檔案的管理與開發(fā)利用工作。近年來，隨著形勢(shì)的發(fā)展和公司各項(xiàng)工作的深入開展，檔案工作的軟硬件建設(shè)也不斷完善，尤其是自2013年啟動(dòng)檔案室升級(jí)改造以來，實(shí)現(xiàn)了室藏檔案多樣化、庫房環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)管理規(guī)范化和硬件設(shè)施現(xiàn)代化，為公司檔案數(shù)字化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。截至目前，公司檔案數(shù)字化工作取得了較好的成績(jī)。

一、安裝網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，依托公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)在線實(shí)時(shí)處理

為進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量和效率，盡早實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，我們針對(duì)公司檔案管理特點(diǎn)，提出了檔案管理軟件功能需求，并著手篩選了幾家軟件開發(fā)技術(shù)過硬、經(jīng)驗(yàn)豐富、具有專業(yè)檔案管理知識(shí)體系的軟件開發(fā)公司。

經(jīng)過檔案管理人員反復(fù)電話溝通，量子偉業(yè)、東方飛揚(yáng)、東軟、清華紫光四家軟件公司先后派人到公司，對(duì)檔案系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)講解。公司從檔案管理軟件需求、技術(shù)功能及售后服務(wù)等各方面進(jìn)行比較后，確定使用北京量子偉業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)。

該套軟件網(wǎng)絡(luò)配置采用集中式部署，每一個(gè)部門作為一個(gè)單獨(dú)客戶端的方式存在，公司及所有客戶端均共用此系統(tǒng)。綜合檔案室的檔案管理和人事檔案管理是兩個(gè)獨(dú)立的檔案管理業(yè)務(wù)，軟件能提供兩個(gè)獨(dú)立的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，由兩個(gè)部門分別管理，互相之間不干涉，也不互相通融，保密性、安全性要高。軟件產(chǎn)品適應(yīng)我公司行業(yè)特點(diǎn)，數(shù)據(jù)高度集成，業(yè)務(wù)流程一體化、規(guī)范化，密碼維護(hù)、查看日志、系統(tǒng)自動(dòng)定期備份使系統(tǒng)中每個(gè)用戶信息得到保護(hù)，用戶所有操作清晰可查，使影響系統(tǒng)安全的各種危害操作降到最低，實(shí)現(xiàn)了信息安全共享。

為使檔案管理軟件更有針對(duì)性地適應(yīng)我公司檔案管理特點(diǎn)，我們聯(lián)系各部門，確定兼職檔案管理員，并征集各部門對(duì)檔案管理的需求，根據(jù)各部門提出的建議進(jìn)行總結(jié)歸納，并反復(fù)與總工辦、人事處等部門溝通，提出更有利于檔案管理需求，有針對(duì)性地與量子軟件工程師研究軟件安裝及系統(tǒng)配置、軟件系統(tǒng)與服務(wù)器平臺(tái)及其他應(yīng)用程序的兼容性，為綜合檔案、人事檔案兩個(gè)檔案管理系統(tǒng)順利安裝運(yùn)行打好基礎(chǔ)。

2014年7月，量子偉業(yè)軟件工程師到我公司檔案室安裝軟件，搭建了公司PDE綜合檔案管理系統(tǒng)和人事檔案管理系統(tǒng)，并組織相關(guān)人員培訓(xùn)。因?yàn)楫?dāng)時(shí)公司內(nèi)網(wǎng)并未建成投入使用，我們的檔案目錄、影像數(shù)字化掃描件等也都未上傳，因此PDE綜合檔案管理系統(tǒng)并未真正投入使用。

為了配合檔案管理軟件的實(shí)施利用和電子檔案的掛接，從2013年底開始，我們將現(xiàn)存所有檔案目錄進(jìn)行電子化錄入，一直持續(xù)到2014年9月份才基本結(jié)束。電子目錄導(dǎo)入到PDE檔案管理系統(tǒng)后，保證了檔案資料影像數(shù)字化掃描件在PDE檔案管理軟件中的有效掛接。

2015年4月，進(jìn)行了領(lǐng)導(dǎo)辦公室及有條件重點(diǎn)部門的檔案管理系統(tǒng)客戶端的安裝。4月份，量子偉業(yè)工程師到公司對(duì)綜合檔案及人事檔案兩個(gè)PDE檔案管理系統(tǒng)的兼職檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員、系統(tǒng)管理員進(jìn)行培訓(xùn)；同時(shí)，我們集中公司領(lǐng)導(dǎo)及各科室對(duì)PDE系統(tǒng)使用反饋的意見，要求量子工程師對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新配置。

截至目前，檔案室共向PDE檔案管理系統(tǒng)內(nèi)導(dǎo)入檔案條目37089條。人事處向PDE人事檔案管理系統(tǒng)內(nèi)導(dǎo)入公司全部的人事條目。

二、對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行篩選并進(jìn)行影像數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)了檔案資料在線查看及安全備份

檔案資料數(shù)字化掃描和影像制作是實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化利用的首要條件。2014年9月11日至10月18日，量子偉業(yè)對(duì)公司檔案進(jìn)行影像數(shù)字化掃描。同時(shí)，對(duì)公司各部門雖未移交但需要掃描的檔案資料集中進(jìn)行掃描，對(duì)榮譽(yù)框牌及證照也自行拍照存檔。

掃描工作結(jié)束后，我們立即對(duì)已經(jīng)掃描的檔案逐一驗(yàn)收，逐份校對(duì)，對(duì)掃描出錯(cuò)的掃描件進(jìn)行記錄。同時(shí)對(duì)新移交的檔案進(jìn)行歸檔整理，2015年3月初，驗(yàn)收工作結(jié)束。隨后，量子偉業(yè)開始對(duì)驗(yàn)收不合格的影像數(shù)字化掃描件進(jìn)行糾錯(cuò)整改，并對(duì)各公司部門2014年形成的新檔案及未移交需掃描的檔案集中進(jìn)行補(bǔ)掃，圓滿完成了掃描工作任務(wù)。截至目前，共掃描綜合檔案室各類檔案36577份，合計(jì)207291頁，折合A4規(guī)格計(jì)388008頁，所有職工的人事檔案也全部掃描。單件檔案全部?jī)?nèi)頁掃描后合成一份pdf或jpg格式文件，視圖清晰，觀感流暢。

檔案信息化系統(tǒng)的實(shí)施，完全改變了以往傳統(tǒng)的檔案利用方式，開啟了檔案管理新模式，并有諸多優(yōu)點(diǎn)：

一是保障了檔案實(shí)體的安全。檔案室大多數(shù)檔案實(shí)體只存一份，一旦丟失損毀將無法復(fù)制。電子掃描件的借閱大大減少了對(duì)檔案實(shí)體的損毀和丟失的概率，降低了導(dǎo)致檔案實(shí)體老化與危害的不利因素，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。

二是檔案業(yè)務(wù)效率大大提高。檔案移交時(shí)，兼職檔案管理員通過在線移交，檔案室人員只需在客戶端稍作修改，即可整理入庫，誤差率減少，效率提高。檔案借閱時(shí)，借閱人員只需在客戶端提出借閱申請(qǐng)并填注借閱時(shí)間，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，電子檔案即可點(diǎn)擊查看，PDE電子檔案系統(tǒng)會(huì)在填注的借閱時(shí)間到期后自動(dòng)撤銷該檔案查閱權(quán)限，比原來人工操作效率提高了數(shù)倍。

三是電子查閱可滿足多客戶端同時(shí)查閱。多用戶同時(shí)發(fā)起對(duì)同一檔案的電子借閱，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，可同時(shí)滿足全部發(fā)起人的借閱申請(qǐng)。

四是異地檔案查閱可實(shí)現(xiàn)即查即借。在線查閱省去了異地其他科室申請(qǐng)人必須親自到檔案室查閱檔案的麻煩，節(jié)省時(shí)間，提高各部門業(yè)務(wù)處理效率。

五是實(shí)現(xiàn)了檔案的安全備份。我們將所有檔案掃描件備份于移動(dòng)硬盤，公司經(jīng)理辦保存一塊，檔案室保存一塊，實(shí)現(xiàn)異地備份，保障檔案或服務(wù)器一旦發(fā)生不可修復(fù)的意外，檔案資料的信息仍有備份，確保了檔案資料電子存儲(chǔ)的安全。

目前，檔案資料電子數(shù)據(jù)已全部上傳到PDE綜合檔案管理系統(tǒng)和PDE人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫里，具備條件的科室已安裝客戶端并投入使用，檔案業(yè)務(wù)處理效率提高，效果良好。檔案室內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)全部接入，并購置了電腦、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，經(jīng)過升級(jí)綜合改造的檔案室，無論從庫房建設(shè)還是軟硬件建設(shè)，都提高到了前所未有的新水平。

三、配合檔案數(shù)字化管理需要，重新編制《檔案數(shù)字化管理規(guī)范》

我們根據(jù)檔案室目前的實(shí)際情況，并征求各有關(guān)部門的意見，制定了煙臺(tái)市自來水有限公司《檔案數(shù)字化管理規(guī)范》，其中對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、管道檔案、基建檔案、照片檔案、證照檔案、設(shè)備檔案、圖書檔案等檔案分類分別從收集整理、移交歸檔、立卷整理、查借閱管理、鑒定銷毀等各環(huán)節(jié)重新制定并完善了適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)版電子檔案管理系統(tǒng)的檔案管理制度。

同時(shí)，將根據(jù)公司檔案室數(shù)字化管理工作實(shí)際重新修訂的《檔案庫房管理制度》《檔案室管理職責(zé)》《檔案借閱利用制度》《檔案保管制度》制作成看板上墻，使所有檔案管理工作有據(jù)可依，按規(guī)辦事。

經(jīng)公司同意，將制度頒布下發(fā)到各科室，按照檔案數(shù)字化管理制度規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)在全公司規(guī)范順暢地應(yīng)用起來，提高了檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化水平。

目前，公司檔案管理軟件系統(tǒng)已進(jìn)入運(yùn)行階段，我們將緊密跟蹤軟件運(yùn)行情況，對(duì)軟件運(yùn)行過程中各部門出現(xiàn)的疑問和問題進(jìn)行答疑和專業(yè)性指導(dǎo)，使各部門盡早熟悉并習(xí)慣檔案資料的遠(yuǎn)程查借閱利用。同時(shí)，和總工辦一起，對(duì)具備條件的其它部門安裝檔案軟件客戶端，爭(zhēng)取公司所有科室實(shí)現(xiàn)檔案資料遠(yuǎn)程利用和管理。

（作者單位：煙臺(tái)市自來水有限公司）