關于實物檔案管理的幾點思考

文·王淑芳

關于實物檔案管理的幾點思考

文·王淑芳

實物檔案是指反映歷史真實面貌、具有保存和查考價值的各種特殊載體的檔案，通常指各單位在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽獎匾、證書、獎旗、獎狀、獎杯、錦旗、獎章、字畫、印章、各種捐贈品、禮品、紀念品、工藝品，有關建筑物或產品的模型等反映工作成績及對國內外友好交往的實物形式的檔案。

從載體形式來說，實物檔案的范圍廣，常見的有獎旗、獎杯、牌匾、盤、碟等等；從內容來說，一是與其他門類檔案同時形成的、反映同一活動或同一內容的，如表彰會議中獲得的獎旗、獎杯、牌匾等；二是其他門類檔案中沒有的、內容獨特的，如來賓贈送的各種紀念品、工藝品等。由此可見，實物檔案的特點是形式多樣、直觀、具有一定的宣傳性和藝術觀賞性，因此，整理保存好各種實物檔案，對于豐富檔案內容，更好地發揮檔案工作的作用，有著積極的意義。本文將結合青島市檔案館館藏實物檔案特點，探討實物檔案的整理及管理方法。

一、館藏實物檔案的整理

（一）完善目錄

實物檔案在接收進館時，移交單位一般都進行了整理編目，但也存在部分題名擬寫不規范、責任者或時間缺失等問題，不能完整反映實物檔案的特性，給檢索利用帶來困難，因此對已經接收進館的檔案目錄要做必要的修改、補充，以便于檢索利用。

編目的目的是方便實體管理和信息的檢索利用，從這個角度考慮，實物檔案目錄應包括以下內容：檔號、實物名稱、題名（內容簡介）、載體類型、規格、相關單位或個人、時間、備注等。

1.檔號：檔案接收進館時所賦予的檔案編號。

2.實物名稱：實物檔案的準確名稱，如獎狀、獎杯、獎旗、證書、獎章、花瓶、模型、題詞、油畫等。

3.題名（內容簡介）：實物檔案的簡要說明，擬寫題名時，要盡量概括與實物檔案相關的背景信息。榮譽類實物的題名要寫明授獎單位、獲獎單位、榮譽稱號、獲獎級別或等級等等，如：山東省檔案局授予青島市檔案局“2004 年度山東省檔案工作先進單位”榮譽證書；紀念品、宣傳品類實物要寫明實物名稱、公務活動名稱等信息，如：半島都市報一周年紀念贈市委副書記張旭升“縮微半島都市報創刊一周年紀念金卡”；題詞、字畫等要寫明題詞、字畫內容，并且要具體到個人，如有需要還應寫明該人的職務和單位，如：范國強參加“青島市書法楹聯藝術大展”作品——海闊天高遠，民安國富強。

4.載體類型：實物檔案的主要材質，如布質、木質、金屬等。

5.規格：實物檔案的外形尺寸，一般以毫米為單位。

6.相關單位或個人：形成、頒發或捐贈實物的單位或個人；如榮譽類實物的獲獎者、授予者等，紀念品、宣傳品等的公務活動名稱、贈與人等，題詞、字畫等的創作個人等。

7.時間：獲得實物的時間。

8.備注：其他需要說明的問題，如帶有外包裝或附屬材料的實物，應著名“外包裝”、“附屬材料”等。

（二）規范檔號粘貼位置

實物檔案的檔號應標注在既不影響外觀又比較便于查找的位置處，帶有外包裝或附屬材料的實物 ，其外包裝和附屬材料也應標注與實物檔案相對應的檔號。一般按照以下原則粘貼檔號：

1.獎匾、獎狀、獎旗、錦旗、獎章、證書等正面有字的平面實物，貼在背面右下角。

2.獎杯、模型、工藝品等立體實物一般貼在底座背面。

3.印章類一般粘貼在印把上。

4.字畫、題字類，一般粘貼在背面右下角。

5.帶有附屬材料的實物，其附屬材料也應粘貼相應檔號。

6.帶有外包裝的實物，除在實物檔案恰當位置粘貼檔號外，還應在外包裝的右下角粘貼與實物檔案相對應的檔號。

二、實物檔案有序保管

實物種類繁多，載體形態各異，大小規格各不相同，無法采用統一的保管模式，目前國家沒有統一的實物檔案管理標準，從本館對實物檔案的管理實踐來看，一般應對實物檔案分門別類采取不同的方式進行集中管理，對特別珍貴或易破損的要另制作裝具，采取封閉式保管。

1.獎旗、獎狀等可折疊的實物，一般折疊成A4 規格，將有字一側折疊在內，無字一側折疊在外，盡量不要在有文字處留有折痕；將獎旗背面（右上角）貼有檔號的位置露出在面上；將折疊好的實物裝入檔案盒中；在檔案盒背脊填蓋盒內所裝實物檔案的檔號等項目。

2.字畫、題字等，如果有地圖柜，則平鋪放入地圖柜中，檔號朝外，便于查找；如果沒有地圖柜，則一般字面朝里、檔號朝外卷成圓筒狀，裝入定制的圓筒形裝具中，并在裝具外標注所存放檔案的檔號。

3.證書、獎章、獎牌等小型平面類實物，可以直接裝入檔案盒中，并在檔案盒脊背上標注所存放實物的檔號。

4.獎杯、紀念品等小型立體類實物，按檔號順序豎立在專用架上保存；對較大且不能上架的實物檔案，要按檔號順序集中擺放在專用庫房的特定區域。

5.印章類，一般按照檔號排序放入特制的木盒，盒內印章一般按從左至右，從上至下的順序排放，鋼印等大型印章，可不裝盒，直接排列上架。

6.易碎類實物，一般應放入定制的包裝物內。

7.立體類的實物，有外包裝的連同外包裝一起擺放在檔案架上，檔號朝外。

三、實物檔案數字化

館藏實物檔案主要用來舉辦各種展覽和將來出版相關匯集，在用來舉辦展覽時，單憑實物檔案的題名很難準確判斷其形態、大小等，需要花費大量時間到庫房逐件挑選，這勢必會影響辦展進度，而且部分實物檔案屬于易碎品，經常接觸極易造成損壞，因此需要對實物檔案進行數字化，一般采用數碼相機拍攝的方式對實物檔案進行數字化，即對不同形狀的實物從不同角度拍攝一張或幾張數字化照片，一組照片聯合反映一件實物的形態，與實物檔案目錄掛接，從而實現實物檔案的數字化。

1.平面類實物，一般從正面拍攝一張照片。

2.立體類不對稱實物，一般從上、下、前、后、左、右各拍攝一張照片，六張照片聯合反映一件實物的形狀。

3.立體類對稱實物，一般對上下、前后、左右各拍攝一張照片，三張照片聯合反映一件實物的形狀。

4.所拍攝的實物檔案數字化照片與目錄數據掛接，便于利用。

總之，實物檔案種類繁多，很難一一列舉，在管理時要根據實物檔案的材質、大小、形狀等靈活掌握。

（作者單位：青島市黃島區文化藝術中心）