對我區民生檔案管理利用的調查與思考

文·韓冉

對我區民生檔案管理利用的調查與思考

文·韓冉

近年來，社會各界對民生問題關注度不斷增長，民生檔案的門類、數量也隨之激增，民生檔案的利用率翻番，給新形勢下檔案工作特別是民生檔案的管理和利用提出了新課題。針對這一新課題，我區按照國家、省、市相關部門要求，出臺了《關于加強和改進新形勢下全區檔案工作的實施意見》，明確了“著眼社會需求，擴大民生檔案收集范圍，建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民群眾的檔案利用體系”的工作任務。為全面了解掌握我區民生檔案工作的基本情況，近段時間，我們組織人員，深入基層，走訪了相關涉民部門和鄉（鎮）、社區，對全區民生檔案工作進了專題調研，并就存在的主要問題分析原因，探索解決措施。

一、我區民生檔案的管理和利用現狀調查

（一）民生檔案信息資源情況

從民生檔案的形成及所在單位來看，我區民生檔案主要包括五個部分，一是人力資源和社會保障、民政、教育、衛生、計劃生育、住建等重要的涉民職能部門形成的重點民生檔案。二是農村地區形成的與農民利益密切相關的土地確權檔案、林權制度改革檔案、宅基地檔案、農村養老保險檔案、稅費改革、換屆選舉檔案等。三是基層單位如社區居委會、村委會形成的低保及困難家庭、失業人員、特殊群體（老齡、助殘等）等民生檔案。四是公、檢、法、司等單位形成的戶籍管理、訴訟、公證等民生檔案。五是區檔案館保管各單位已進館的婚姻、知青、破產改制企業職工檔案等民生檔案。

（二）民生檔案利用情況

隨著國家關注民生各項政策不斷推出，人民群眾對民生檔案的查閱需求越來越大，民生檔案的查詢率也越來越高。根據我館近幾年檔案利用情況分析，全區每年接待檔案查閱接近1萬人次，1.8萬卷次，其中民生檔案的查閱量占80%以上，為廣大檔案利用者在計劃生育、補繳保險、購房貸款、戶籍變更、身份確認等方面提供了大量真實可靠的憑證，產生了較大的社會效益。

二、我區民生檔案管理和利用工作存在的主要問題

通過對我區區屬單位保存的民生檔案的調查發現，近幾年，特別是《關于加強民生檔案工作的意見》出臺后，我區民生檔案工作成效較為明顯，大部分涉民單位建立了專門的檔案室，庫房達到“九防”要求，設置了檔案工作機構，并配備專（兼）職檔案員負責本單位檔案的收集、管理和利用，但也存在一些問題，有待改進和加強。

（一）民生檔案種類雜，數量多，動態性強

民生檔案涉及各個領域，關系到社會民眾生活工作的各個方面，產生的種類繁雜多樣，數量也頗為龐大。根據調查研究，僅就民生檔案產生的單位來看，就多達21個系統，且每個系統產生的民生檔案種類多種多樣，比如人力資源和社會保障局涉及養老保險（機關事業、企業）、醫療保險（包括新農合）、離退休人員檔案、工傷認定、就業培訓、人事代理、職稱評審、人事調配等30項民生檔案種類。而且在數量變化上，民生檔案體現了較強的動態性，往往以個體為單位的民生檔案，在一年中會有多次數量的變更。

（二）民生檔案資源分散、多頭管理，不利于資源共享

民生檔案涉及面廣，形成主體多而復雜，致使民生檔案分散保存于不同部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案資源共享程度不高。比如，房地產檔案、各類社保檔案、婚姻檔案、學籍檔案等都由各自形成部門自我保管，比較分散，而民眾往往查閱檔案時先來檔案館，結果難以查到所需檔案，給利用者帶來不便。

（三）涉民單位科室自管模式嚴重，但又缺乏監管

在調查中發現，很多民生檔案保存于各機關單位內部職能業務科室，而非單位綜合檔案室，其保存條件有限，有的甚至很糟糕，出現成包打捆、潮濕水浸跡象。這些現象一是由于單位人員缺乏相關檔案知識，不知道這些檔案如何保管、是否應該移交，移交給誰；二是有些單位對檔案工作不重視，以平時業務工作要隨時查閱為由，不愿向檔案館移交。這種自管模式造成民生檔案處于管理無序或失管狀態，給民生檔案的安全帶來極大隱患。

（四）民生檔案利用率高，但數字化程度較低，檢索不便

就我區檔案數字化情況來看，文書檔案數字化工作已接近尾聲，但民生檔案數字化及民生檔案信息檢索體系還不完備。而民生檔案因涉及廣大公民自身利益，大部分利用率還相對較高，查閱紙質檔案的時間成本嚴重制約了利用效率的提高，無法實現查檔快速便捷的效果。

（五）民生檔案利用主體分散，零星查檔較多

民生檔案的種類多、形成主體多，決定了民生檔案的利用主體分散。檔案館查閱利用服務大廳往往每天都會接待各類民生檔案利用者。由于工作人員偏少，利用者查檔需求又多，往往查閱某類民生檔案時間較長，顧此失彼，檔案服務效率偏低。

三、規范民生檔案管理和利用措施探索

（一）開展民生檔案普查，摸清民生檔案“底細”

設計《全區民生檔案建設情況調查表》，涵蓋民生檔案的種類、數量、信息化建設情況、管理模式及現狀、開放利用情況等信息，對分散在各區屬單位的民生檔案進行調查摸底，準確界定民生檔案種類，做好民生檔案調查和登記工作，全面掌握民生檔案形成規律、管理現狀和利用需求情況。

（二）抓好民生檔案源頭管理，建立民生檔案體系

檔案部門要與各涉民部門共同制定統一的民生檔案整理方法和規范標準，在民生檔案形成前期抓好源頭控制。例如，全區精準扶貧工作正在如火如荼進行，在實施過程中，我們就根據工作實際建立了《全區精準扶貧檔案整理規范》，規定了精準扶貧資料的歸檔范圍和保管期限，為今后扶貧檔案的管理打下良好基礎。各涉民部門要著重抓好自身工作中形成的具有長久保存價值的民生檔案的收集、整理和歸檔工作。要加強制度建設，將民生檔案列入本部門檔案工作分類方案，明確民生檔案歸檔范圍與保管期限表，確保與民生工作相關的文件材料收集齊全、規范整理、按時歸檔、及時移交。

（三）整合民生檔案資源，形成“大檔案”格局

檔案部門要以民生需求為導向，積極調整檔案收集范圍，科學規劃全區民生檔案歸屬和流向，依法加強對民生檔案的接收工作，及時把人民群眾利用需求迫切的民生檔案接收進館，大幅度提升民生檔案占館藏總量的比例，逐步建立面向民生的多元化檔案資源體系，形成“大檔案”格局。各民生工作部門也要按照國家有關規定，及時向同級國家綜合檔案館移交所形成的民生檔案。對于文件材料還在不斷形成、充實、完善、更改的，可以延期進館，但是必需向同級國家綜合檔案館提供民生檔案目錄，并且按照統一的管理標準和要求，確保民生檔案齊全完整和科學管理。

（四）加快民生檔案信息化建設，建立民生檔案查閱利用平臺

加快館（室）藏民生檔案的整理編目、數字化和開放檔案鑒定工作步伐，加強民生檔案信息化管理，加大對涉民機關單位民生檔案檢索體系建設的指導力度，逐步建成一批直接服務社會公眾的民生檔案專題目錄數據庫和全文數據庫。統一全區民生工作部門和國家綜合檔案館的民生檔案數據資源庫結構標準，建立民生檔案信息資源共享制度和平臺建設，努力實現全區民生檔案信息資源共建共享共用。

（五）創新民生檔案利用方式，提高服務效率

結合民生檔案利用工作實際，按照“突出重點、先急后緩”原則，編制民生檔案公開指南，為群眾查閱檔案提供便利。根據民生檔案查閱率高，但利用主體分散特點，創新開展預約查檔、集中查檔、跨館查檔等特色服務，利用者可電話預先告知查檔內容，工作人員提前將所需檔案調取到位；規定每周某天為某項民生檔案集中查檔時間，有該種民生檔案查閱需求的可都在該日進行查檔；市、縣（區）檔案館館際聯動，整合民生檔案目錄，實現跨館查檔。檔案利用方式的創新可大大節約檔案利用時間成本，提升服務效能，民眾的滿意度也會隨之提高。

（作者單位：濱州市濱城區檔案局）