福利院收養人員檔案的收集與整理

文/張旭

福利院收養人員檔案的收集與整理

文/張旭

福利院收養人員檔案屬于福利院的特色檔案，是保障福利院收養人員合法權益的重要憑證。這些檔案的收集和整理對收養人員今后的成長和教育提供了保障，為他們今后的生活打下了安全的基礎。因此福利院收養人員檔案作為福利院檔案管理的重要組成部分，不僅涉及到福利院自身管理的需要，還是收養人員的重要保障

檔案收集和整理工作是社會福利工作中一項重要的基礎工作，它對福利院實現社會保障功能、進行精神文明建設有著重要意義。而收養人員檔案的收集和管理更關系到收養人員的切身利益。因此，要做好檔案管理工作，就必須重視檔案的收集與整理工作。

一、收養人員檔案收集整理的意義

福利院收養人員檔案是指收養人員在進入福利院開始到被收養為止，期間在福利院形成的真實原始記錄。其中包括收養人員的個人基本信息、具有保存價值的相關文字和影像記錄，以及收養家庭的相關文件。這些檔案的收集和整理對收養人員今后的成長和教育提供了保障，為他們今后的生活打下了安全的基礎。因此福利院收養人員檔案作為福利院檔案管理的重要組成部分，不僅涉及到福利院自身管理的需要，還是收養人員的重要保障。

二、收養人員檔案收集范圍及建檔方式

1、收養人員檔案收集范圍

收養人員檔案收集范圍設定主要參考以下方面，一是要確保真實、完整記錄收養人員信息。二是保證檔案收集的成本和便利性，提高檔案的歸檔率和完整率。如果范圍過窄，則會漏掉一些收養人員的重要信息，為以后收養人員的學習和生活造成困擾；如果范圍過寬，不僅增加了檔案收集成本，而且造成部分檔案歸檔率較低，完整性較差。在依據國家相關的法律法規的基礎上，結合收養人員檔案工作的實際情況，筆者整理了收養人員檔案收集范圍如下：心理檔案、健康檔案、入院、離院時間和照片，入院登記表、病歷記錄、康復日志、體格檢查、成長報告、成長狀況表、受教育記錄、家庭收養記錄、反饋信息等資料。（1）收養人員入院記錄，包括由民政局提供準確信息和審批的收養人員和社會棄嬰。內容要求具備兒童照片、形成孤兒情況說明，當地政府機構的證明，如果是棄嬰的話還要有撿拾報案證明、確認棄嬰(兒)身份證明、棄嬰(兒)移送單、撿拾棄嬰登記表、福利院機構接收棄嬰入院登記表及其它相關材料。（2）相關健康檢查記錄，包括收容孤兒、棄嬰(兒)初檢情況記錄以及入院時的體檢記錄、入院后建立的健康檔案等。（3）康復性治療記錄，即收養人員在院期間的康復等材料。（4）家庭收養記錄。即有關收養情況的材料，主要包括申請、證明、中國收養兒童養父母情況證明材料、送養過程中產生的各類文字及照片材料。（5）受教育記錄，即收養人員在福利院期間接受教育的相關記錄。（6）離院記錄。即收養人員因收養、回原籍、轉院、死亡等原因離院時的材料。尤其是收養家庭的相關檔案，必須翔實準確。主要內容包括收養關系確定文件、收養公證書、收養登記申請書、收養協議收養人夫婦影印件、結婚證影印證、家庭狀況調查報告及公證書、收養人的出生證和身體健康檢查表及公證書、財產證明及公證書、工作單位證明、無犯罪記錄證明及公證書、國家證明上述出證的公證所合法的材料。（7）其他，包括尋親記錄和收養人員及家庭回訪記錄等。

2、收養人員檔案建檔方式

收養人員檔案不同于福利院其他文書類檔案，它是以收養人員的基本信息和生活軌跡為主要依據，隨著收養人員在入院時、入院后及離院時的各類文字、表格、影像資料為內容的檔案。基于以上內容，我們可以按照人事檔案的建檔方式為他們建立檔案，按照內容和步驟進行整理。收養人員檔案的立卷原則要保證一人一卷，重點關注法律關系的確定文件。因為收養人員尚是未成年人，沒有明確的保護人，只有通過檔案來保護收養人員的生存權、受教育權及其他一切合法權利不受侵犯。從收養人員進入福利院開始，其個人檔案就要開始建立，包括其基礎健康材料收集整理、戶籍建立等內容。建立檔案后，要有專門的部門負責檔案的管理，包括為收養人員建立統一的檔案編碼，每個人都有著獨立的個人檔案。在檔案建檔過程中，要注重檔案的獨立性和連貫性。并且其檔案要有一定的開放性，便于后期檔案的錄入，尤其是收養人員離院后，后期的反饋信息也能及時進行添加，不斷充實其個人檔案。

三、收養人員檔案管理及利用

隨著社會經濟的不斷發展，對社會保障的范圍也逐步擴大，在生活、醫療、教育、心理健康等方面的水平也不斷提升。收養人員的檔案信息統計范圍也隨之擴大。所以收養人員的檔案管理工作難度和準確度也逐步提高。這就要求福利院在收養人員檔案管理上制定完善的制度和流程，并且提高福利院檔案管理的資金投入和重視程度，鍛煉檔案管理隊伍。在檔案利用上，收養人員也可以通過查詢自己檔案的行為來實現尋親、確認過往病史等。所以要做好檔案的收藏和統計工作，盡可能的利用先進的信息化技術，將檔案進行數字化存儲，方便收養人員查閱。

總之，收養人員檔案管理工作是一項影響到福利院日常管理和收養人員自身權益的重要工作，要重視檔案的收集，加強檔案的管理，挖掘檔案中存在的信息，更好的為社會福利保障事業提供信息支持。

（作者單位：延安市兒童福利院）