文書工作規范化與檔案質量的關系

陳素華

（北方機電工業學校，河北 張家口 075000）

文書工作規范化與檔案質量的關系

陳素華

（北方機電工業學校，河北 張家口 075000）

文書工作是檔案工作的前提基礎，其工作的規范化直接影響著整個機關機構的檔案質量，引起了機關機構相關人員的廣泛關注與高度重視。通過對文書工作與檔案工作進行簡單的描述，了解其主要內容與特點特征。在此基礎上，針對文書工作與檔案工作的區別和聯系進行一系列的研究分析，對文書工作規范化與檔案質量之間的關系進行進一步說明。

文書工作；規范化；檔案質量；關系

引言

機關機構的檔案是由其公文資料逐漸轉化而來的，兩者之間雖然存在著一定程度的區別，但仍具有一系列的聯系。做好文書規范化工作能夠提高檔案質量，為機關機構相關人員的工作提供極大的便利。因此，在平時的工作中，我們應促使文書處理工作實現規范化、標準化，為檔案工作奠定堅實的基礎，進而實現檔案工作的規范化與標準化，為機關機構相關人員提供更加優質的服務。

一、簡述文書工作與檔案工作

（一）文書工作

文書是一種用于表達思想、交流信息、處理事務的書面材料，其主要包括公務文書與私務文書兩大組成部分，是一種傳遞信息的工具。在我國現階段，文書工作是機關工作的重要組成部分，對于推動我國機關工作的進行，提高機關人員的工作效率與工作質量具有十分重要的作用[1]。其主要表現在以下幾個方面：一個機關機構文書工作的質量與效率，不僅關系到黨和國家方針政策的貫徹與執行，還對機關本身的工作職能具有一定的影響；一套健全統一的文書工作制度，有利于國家各個機構之間實現上通下達、相互協調，促進國家的協調發展；文書工作直接影響著檔案的質量，進而影響著整個國家的檔案事業建設與管理。因此，文書工作人員在進行工作的過程中，需要遵循一定的原則，包括：對黨的方針政策進行學習，努力提高本職工作；認真鉆研業務，提高文書處理工作的效率；保證會議記錄的真實、完整、準確、全面，并對其進行妥善保管；文書處理工作必須做到及時、準確、安全，并對其實行嚴格的保密制度；各個環節均應嚴格執行登記制度，爭取做到萬無一失。

（二）檔案工作

檔案工作是指運用科學合理的方法和原則管理檔案，為黨和國家的各項工作服務，主要包括：檔案事業管理。其主要包括檔案管理、科研、教育、宣傳、法制等方面的工作；檔案資源管理，其是對各種形態的檔案進行具體性的技術管理，又分為檔案實體管理和檔案信息管理兩大方面。檔案工作的具體內容包含檔案收集工作、檔案整理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統計工作以及檔案的編目和利用工作。具體來說：檔案工作是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究的必要條件，不僅能夠滿足當前工作的需要，還對維護黨和國家歷史具有十分重要的作用[2]。其本質是：一項管理性的工作。檔案工作屬于國家科學文化事業的重要組成部分，國家對其制定了一系列的部門規章。在此基礎上，相關部門機構必須依照這些條文規定，對本機關機構進行檔案管理工作；一項服務性工作。檔案工作的最終目的是適應我國社會各界的需要，為我國各個機構的工作提供檔案資料，以保證其順利開展。總體來說，檔案工作的服務性是檔案工作存在和發展的關鍵因素；一項政治性工作。其主要表現在為誰所有、受誰限制、為誰服務等方面。

二、文書工作與檔案工作的區別

（一）工作任務不同

在平時的日常工作中，文書的工作任務主要是對機關機構所產生的公文進行及時有效的處理，使其能夠充分發揮自身價值，從而推動機關機構相關工作的有序進行。而檔案工作的主要任務則是對機關機構各單位的文件資料檔案進行集中統一管理，保證整個檔案的完整與安全。同時，相關檔案管理人員還應對檔案信息資源進行一系列的開發與利用，從而能夠為機關機構相關領導和管理者提供有用的信息資源，保證其決策的科學性與合理性。

（二）工作內容不同

從根本上來說，檔案來源于文書，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續[3]。也就是說，檔案是由文書轉化演變而來的。文書工作的對象是機關機構所產生的一系列正在處理或者經過處理但尚未運轉完畢的文件資料、信息資源。文書工作人員通過對相關文書進行擬訂與管理，為檔案工作打下堅實的基礎。而檔案工作是指相關檔案管理人員通過對有價值的文件資料進行收集、管理工作，進而為信息使用者提供有用的信息，幫助其進行決策。檔案管理人員通過對檔案進行管理，能夠使檔案的職能得到充分的發揮，為機關機構各個單位進行服務。

（三）工作時效不同

通常情況下，文書工作的對象主要是公文材料。在平時的實際工作中，公文的運轉時間都有一定的限制，必須要在其限制時間之前完成公文的審閱、簽批、催辦等一系列工作，具有很強的時效性[4]。但是，檔案工作的對象多種多樣，一般是包括文字材料、音像資料、數據信息等在內的相關檔案。根據檔案的內容一般可分為保管10年的檔案、保管30年的檔案、永久保管的檔案等。其相對于文書工作來說，不具有很強的時間限制。

三、文書工作與檔案工作的聯系

通過以上分析，我們可以了解到文書是相關機關機構在平時的工作過程中產生的，而檔案來源于文書。因此，文書工作人員的工作質量不僅會對文書質量產生直接的影響，還同時會對檔案的質量產生一系列間接的影響。因此，文書工作是檔案工作的基本前提，對其質量有著極其重要的影響。

（一）文書工作規范化是保證檔案質量的前提

文書工作是檔案工作的前身，對整個檔案質量具有十分重要的作用。因此，要想提高機關機構的檔案質量，必須重視文書工作的規范與健全。現階段，我國國務院辦公廳針對文書工作頒布了一系列條文規定，對文書工作人員在工作過程中的用紙格式、書面材料、文書立卷等進行統一規范。在此基礎上，要求機關機構文書工作人員遵循以下幾個方面的原則：及時、迅速、講究實效原則；對文書資料進行精簡，只留取有用的文書資料；對相關文書資料進行保密的原則。這些原則在一定程度上促使文書工作規范化，為以后的檔案工作奠定堅實的基礎，保證其檔案質量。

（二）文書制成文件的規范化是提高檔案質量的保障

檔案質量的高低取決于檔案內部所包含的資料文件，而文書工作的主要對象就是文件資料。為保證整個機關機構的檔案質量，使其能夠充分發揮其職能，文書工作人員應對文書制成文件進行規范。因此，機關機構文書工作人員注重以下幾個方面：高度重視整個機關機構的文件資料，按照相關條文規定，對其進行嚴格要求。對于不符合相關部門規章的文書文件予以退回，不得辦理、蓋章；文件的書寫與印刷要使用規定用紙，選用優質耐久的書寫材料；機關機構相關人員在對文件進行簽發的過程中，不得使用鉛筆、圓珠筆等，一定要使用鋼筆或者黑色的碳素筆，簽發的姓名、日期等要字跡清晰，符合規定。

（三）文書處理過程的規范化是提高檔案質量的關鍵環節

由于檔案質量的高低很大程度上取決于文書質量，因此，機關機構相關人員應制定一套科學、合理的文書工作規章制度，為檔案的形成奠定堅實的基礎，保證其質量[5]。其主要包括：文件收集。文書工作人員應對包括辦公會議記錄、統計報表、信息資料等一系列文件進行收集，防止其出現遺漏現象，為機關機構的檔案管理工作帶來極大的麻煩；來文登記。機關機構相關人員應按照一定的規章制度，對往來文書登記制度實行嚴格要求，保證往來文件的完整、真實；對于機關機構需要發出的文件，在對其進行蓋章的過程中，需預留兩份，由文書工作人員存檔保管；文書工作人員在平時的工作過程中，應將文書文件資料進行分類，消除其雜亂現象，提高檔案質量。

四、結束語

總而言之，機關機構文書工作對檔案工作的順利進行有著極為重要的影響。雖然兩者在工作任務、工作內容、工作時效等方面均存在著一定程度的差異，但是其本質密切相連。文書制成文件的規范化是提高檔案質量的保障，文書處理過程的規范化是提高檔案質量的關鍵環節，因此，文書工作的規范化能夠有效提高整個機關機構的檔案質量。所以，機關機構文書工作人員在平時的工作中，應加強文書管理工作的規范性，為檔案工作提供堅實的基礎，從而保證整個機關機構的良好運行。

[1]李亞林.淺談文書檔案管理的問題與對策[J].赤子，2015（3）：131.

[2]張萍.論推進檔案工作規范標準化[J].基層工作，2010（11）：48.

[3]楊華，鄒麗欣，梁秀雪.實現檔案工作的規范化和標準化管理應該怎樣做[J].管理縱橫，2013（12）：172.

[4]高志新.試論文書工作規范化與檔案質量的關系[J].辦公室業務·學科前沿，2014（3）：222.

[5]林嶺春.淺析文書檔案管理存在的問題及對策[J].檔案工作，2016（2）：66-68.

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