人事檔案工作的標準化、規(guī)范化研究

張曉湖

（北方機電工業(yè)學校，河北 張家口 075023）

人事檔案工作的標準化、規(guī)范化研究

張曉湖

（北方機電工業(yè)學校，河北 張家口 075023）

隨著經(jīng)濟體制的改革速度不斷加快，事業(yè)單位的改革工作也逐漸深化，提升人事檔案管理的標準化和規(guī)范化，成為了事業(yè)單位發(fā)展的重要議題和當務之急。同時信息化程度的加快，以及檔案資料的日趨繁多，也對檔案管理工作提出了標準化和規(guī)范化的要求。筆者正是出于這樣的考量，對如何加強人事檔案工作的規(guī)范化和標準化做出了研究。

人事檔案；管理；規(guī)范化；標準化

一、人事檔 案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理工作是事業(yè)單位組織人事工作的重要組成部分，人事檔案管理工作的好與壞直接影響事業(yè)單位選賢舉能，知人善用，歷史全面地考察了解和正確選拔使用干部。隨著時代的發(fā)展、信息化技術的應用，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式越來越不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，本單位及有關部門的材料不能及時形成和轉(zhuǎn)遞，個人材料收集困難，人事檔案管理普遍滯后。再有，隨著現(xiàn)代人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理中存在的諸多問題，如對人事檔案工作不夠重視，檔案管理人員都是兼職，專業(yè)素質(zhì)不高，現(xiàn)代化管理方式應用不足，材料的收集、保管和傳遞上存在環(huán)節(jié)上的隨意性等問題已嚴重制約了人事檔案工作的發(fā)展，當然原因是多方面的，既有思想認識上的誤區(qū)，又有體制上的問題，所以事業(yè)單位必須加快人事檔案管理的標準化和規(guī)范化。

二、造成檔案管理工作滯后的原因

（一）思想存在偏差

檔案是無形的資產(chǎn)，信 息則是寶貴的資源，兩者對于事業(yè)單位的發(fā)展來說至關重要。可是很多事業(yè)單位對其卻沒有給予足夠的重視，對此尚未形成共識。某些學校負責檔案的工作人員認為，學校的主要職責是為學生提供良好的教育，只要教育好了就萬事大吉，至于學生人事檔案管理的好壞與否關系不大。隨著當前教育體制的改革以及市場經(jīng)濟的深化，學生的流動率也越來越大，因此很容易出現(xiàn)剛剛建立好檔案就需要調(diào)動學籍、調(diào)動檔案的現(xiàn)象，另一方面，學生畢業(yè)時檔案不再是由學校統(tǒng)一派遣到當?shù)氐娜瞬攀袌霰９埽际菍W生自己保存，直到找到接收單位才接檔。這樣的話管理人員檔案會顯得多余，浪費時間和精力。甚至事業(yè)單位的教職工對自己的干部人事檔案重視度都不夠，他們不知道什么檔案應該歸檔，新形成的什么材料應該上交、歸檔，有鑒于此，我們對于事業(yè)人事檔案管理的滯后原因就有初步的認識了。

（二）意識薄弱，缺乏重視

很多單位內(nèi)部的管理人員對人事檔案沒有充分的認識，管理的理念比較落后，停留在單位人事科上交什么材料就收什么材料的階段，沒有和單位人事科溝通形成必須上交相關材料歸檔的制度。人事檔案的管理長期位于落后和被動的狀態(tài)，缺乏投入，設施也比較落后，檔案庫房面積不達標。對人事檔案進行管理的人員沒有及時培訓和得到應有的重視。

（三）不適應時代的發(fā)展

現(xiàn)行的檔案管理條例較為陳舊，難以適應當前經(jīng)濟形勢的發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟進入“新常態(tài)”，經(jīng)濟形勢迅速發(fā)展，市場競爭也日趨激烈。但是在很多中學甚至是高校中，對檔案進行管理的各種制度和規(guī)范比較落后，沒有按照單位實際的變化對其進行改進與完善，造成各種制度與現(xiàn)實的脫節(jié)，沒有 適應時代發(fā)展的需要。

三、如何加強人事檔案工作的標準化和規(guī)范化

（一）提高對人事檔案管理工作的認識，促進認識人事檔案管理的標準化與規(guī)范化

思想對行動有指導作用，思想和認識的改變對人事檔案管理工作的態(tài)度有很大的影響，人事檔案工作不論是對于個人還是單位的發(fā)展都具有重要的作用，是整個國家檔案管理的重要環(huán)節(jié)，對職工的利益都有直接的影響。事業(yè)單位需要重視人事檔案的管理工作，將其放在本單位日常管理的重要位置中，并列入日常議事的日程與全年人事組織工作的重點，不僅需要在思想中提高人事檔案管理的認識，還要對認識進行落實，切實強化對認識人事檔案管理的指導，定期進行研究，

并聽取相關工作的匯報，定期進行檢查與監(jiān)督，加大投入力度，切實提高人事檔案管理的標準化和規(guī)范化。落實相關的管理制度，對管理的范圍進行規(guī)范，集中進行管理，如果因為工作的需要對檔案進行查閱或者借用，需要嚴格按照相關的借（查）閱制度和規(guī)定，不能擅自公布人事檔案的內(nèi)容，不能泄露。

（二）提升檔案內(nèi)部管理的標準化和規(guī)范化

在對人事檔案進行建檔時，我們一定要注意解決好規(guī)范化和標準化的問題，從而提高檔案的實體質(zhì)量，為干部人事檔案工作實施規(guī)范化和標準化的管理打下牢固的工作基礎。首先，人事檔案內(nèi)使用的紙張質(zhì)量一定要好，幅面的尺寸和規(guī)范也要符合國家規(guī)定的標準。排版的格式也要符合規(guī)范，橫寫橫排，于左側(cè)進行裝訂；其次，要注意人事檔案材料的篩選，嚴格按照人事檔案的十大類分門別類進行歸檔，以時間順序排序；最后，一定要保證人事檔案材料的字跡清晰，原件完整。不論是表格還是文字記錄、證明等，都必須使用不易褪色的墨水和紙張，以確保字跡的鮮明，這樣也更有利于日后的管理。

（三）主次分明

在人事檔案歸檔工作中，要注意既要全面，又要有重點，主次分明，一定要把握好干部人事檔案的入關口，防止不該入檔的材料入檔。實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管的最大化和人事檔案的完整化、檢索利用的便捷化。人事檔案正本由歷史的、全面的反映干部情況的材料構成。內(nèi)容及其分類：第一類履歷材料；第二類自傳材料；第三類鑒定、考核、考察材料；第四類學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括學歷、學位、培訓結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、成績、審批材料）；第五類政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；第七類獎勵材料（包括科學技術和業(yè)務獎勵、英雄模范先進事跡）；第八類處分材料（包括甄別、復查材料，免于處分的處理意見）；第九類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；第十類其他可供組織上參考的材料。

（四）要注意提升檔案正卷的質(zhì)量

實踐證明，檔案的材料收集是否完整直接決定了檔案價值的高低，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量的問題可能直接影響和決定了檔案工作規(guī)范化和標準化。因此，在推進檔案工作規(guī)范化和標準化的進程中，我們必須要注意解決好立卷方法的問題，這樣有利于檔案標準化的管理以及分類、檢索。

四、加強人事檔案管理現(xiàn)代化

檔案工作的現(xiàn)代化推進，就是要樹立一個先進的管理思想和科學的管理理論，然后采用與之相適應的組織 機構和組織行為，從而達到預期的目的。面對我國學校檔案事業(yè)管理的新形勢和新任 務，必須樹立起依靠科技進步和科技管理的概念。

（一）提高現(xiàn)代化的思路和意識

首先，要加強對檔案現(xiàn)代化管理的意識。進入了信息化的社會，不論是誰抓住了信息，誰就搶占了先機，抓住了發(fā)展機遇。隨著教育制度的不斷改革以及科學技術的不斷發(fā)展，檔案工作的現(xiàn)代化也開始逐漸產(chǎn)生了日益懇切的要求。所以學校的人事部門必須要努力探索新思路和新方法，積極地去扭轉(zhuǎn)現(xiàn)行檔案管理制度與現(xiàn)實發(fā)展不匹配的劣勢，調(diào)整一些不適合檔案管理事業(yè)發(fā)展的思路和方法，要以對黨和國家負責、對學校負責、對學生負責的態(tài)度來深化改革的戰(zhàn)略高度，充分認識新形勢下檔案管理工作的重要性。

其次，還要加強信息化的應用。“十六大”提出了建設電子政務的要求。而認識管理系統(tǒng)也正在積極參與著電子政務的建設，開通人事管理網(wǎng)站之后，信息化程度也在 不斷提高，使得網(wǎng)絡化和信息化的實現(xiàn)逐漸成為可能。

（二）大膽創(chuàng)新，實現(xiàn)電子化管理

要堅持以流程再造理論為指導方針，貫徹簡化整理的檔案工作，以流程管理信息系統(tǒng)為主要依托，逐步推行紙質(zhì)資料的電子化管理，逐步建立起管理運作的機制，實現(xiàn)科學化、信息化和規(guī)范化。

首先應當創(chuàng)新電子檔案的管理方法，實現(xiàn)科學化和規(guī)范化，確立建檔的原則，每個人的整卷檔案視為一“件”，以“件”為基本單位，依托流程管理系統(tǒng)，對其內(nèi)容進行統(tǒng)籌整合，在日常人事事物中，形成的電子檔案要與紙質(zhì)檔案相對應，同時利用計算機對其進行管理。然后，一定要對檔案的流動方向進行嚴格控制，要轉(zhuǎn)變檔案固有的橫向流動方式，轉(zhuǎn)為以每件檔案為主要單位，自動流向資料管理部門的新型流動方式。

最后，就是要嚴格控制檔案管理流程，按照相關法律法規(guī)，確保每個環(huán)節(jié)都 能夠按照規(guī)則和制度來進行，要分清職責，明確責任歸屬。

五、結(jié)語

新形勢下，要加強檔案工作管理的規(guī)范化和標準化，就必須加速工作人員的素質(zhì)現(xiàn)代化建設，如果檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理意識，那么勢必會影響學校的檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案工作人員不僅要熟悉檔案業(yè)務，努力學習管理知識，深刻領悟掌握行業(yè)的最新標準，同時還要樹立高度的責任心，做好 數(shù)據(jù)的錄入工作，積極參與有關的學術討論，不斷提高實踐水平和 理論水平， 為事業(yè)單位和職工提供高質(zhì)量的檔案管理服務。

[1]彭丹.人事檔案管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化[J].輕工科技，2008，24（10）：142-143.

[2]辛清華.論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標準化管理[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，16（2）：38.

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