16ERP環境下銷售與收款內控分析與方案設計

趙忠偉

(廣發銀行鄭州分行黃河路支行，河南 鄭州 450000)

一、ERP和內部控制相關理論概述

(一)ERP概述

1.ERP系統的管理思想

ERP系統是建立在信息技術基礎之上，利用現代企業的先進管理思想，全面集成企業的所有資源，并為企業提供決策、計劃、控制與經營業績評估的全面化、整合化和動態化的管理平臺。ERP系統與企業其他信息系統有著本質的不同,它是以業務流程管理為核心的管理信息系統。它打破了傳統的以職能劃分的作業模式,實現了財務與業務的一體化。

2.ERP系統應用的特點

ERP(即企業資源管理)最為突出的一個理念就是企業信息資源共享。

首先，ERP系統把企業的物資采購供應業務、產品類生產銷售業務、投資項目核算管理業務、資金控制業務以及成本核算業務全部集成到一個系統之中,并把各個業務模塊產生的信息數據統一歸集在ERP系統的信息數據庫中,從而實現了信息資源的有效共享。其次，ERP系統的信息集成性還表現在其他部門錄入的業務數據可以直接生成財務數據方面,這不但減少了財務員的核算工作量,同時也實現了財務信息的及時產生，方便了業務人員及時進行成本費用的監控。

(二)內部控制相關理論概述

企業內部控制制度是運用現代企業的系統理論、控制理論和信息理論，按照企業控制與管理規律要求建立起來的經營管理體系，對完善公司治理結構，改善經營管理，防止弊端，保障財產安全，提高經營活動的效率和效益等，有十分重要的意義。在市場經濟中，內部控制的固有功能是企業生產經營活動的自我調節和自我制約的內在機制，處于企業中樞神經系統的位置。

二、銷售與收款內部控制的目標

銷售收款業務具有業務發生頻繁、工作量大、運行環節多等特點，并涉及資金流和實物流兩條線，因此是企.業運行過程中最容易出現徇私舞弊的環節。要對銷售收款業務進行控制，必須首先明確其控制的目標。只有以正確的目標為導向，企業才能設置出合理的內部控制組成要素，與之相對應，內部控制各要素也是企業實現或達成目標所必需的條件。通過建立有效的內部控制，企業選擇規避、減少、承擔和接受風險，內部控制實際上就是控制風險。由此，結合企業銷售收款業務來看，由于其業務風險集中在經營風險、市場風險和信用風險幾個方面，因此，對以上幾方面風險進行控制，我們可將其目標具體確定。

(一)保障商品和貨款的安全和完整

(二)擴大銷售

(三)實現經營現金流入量的最大化

(四)與客戶建立長期友好的合作伙伴關系

三、國華銷售與收款業務流程及風險分析

(一)鄭州國華食品有限公司簡介

鄭州國華食品有限公司，總部設于河南鄭州市，主要從事生產和銷售方便面、飲品、糕餅以及相關配套產業的經營。公司產品均標注「國華」商標，公司主要產品系列分為五種。公司透過自有遍布全國的銷售網絡分銷旗下產品，截至二零零八年六月底，共擁有四個大區，19個銷售部，88個銷售處，以及58個創業小組以服務580家經銷商。四通八達、快捷高效的營銷網絡和售后服務是保障公司產品快速銷售流轉的主要原因，也有助于新產品及時迅速地登陸市場。作為方便食品行業的名牌企業，也是食品產業大省一一河南省的方便面行業的前三強企業。

(二)國華銷售與收款業務流程

國華ERP環境下銷售與收款業務是以業務員爭取到客戶為出發點，經過銷售主管的賒銷批準，按照ERP系統設定的銷售價格錄入發貨通知單，依據發貨通知單到倉庫請求供貨，在合理安排貨物供應后，倉庫主管開具銷售出庫單，發出貨物給客戶。以銷售出庫單為出發點，系統自動生成銷售發票并過賬，在財務核算模塊中分類匯總以及催收貨款、進賬，清理應收賬款。

(三)國華銷售與收款風險分析

銷售與收款環節中，企業為了在競爭中贏得主動，捉住商機，除了要進步產品質量、改善售后服務外，還要運用賒銷方式來擴大銷售，只要有賒銷就必定有應收賬款。一方面擴大了企業產品的銷路，增加了產品銷售收進，進步企業競爭能力和經濟效益，另一方面又形成了一定的應收賬款，增加了企業經營風險。

國華作為生產性企業，銷售與收款是企業經營活動非常重要的工作，其基本包括十個環節——接受客戶訂單、批準賒銷信用、安排發貨、按通知單發貨、生成發票、開具貨運合同及出門證、發票過賬、收款、辦理銷售退回、銷售折讓和折扣、清賬。

在銷售收款方面，國華公司面臨的風險主要有:

第一，所接受的訂單不符合企業的授權標準，接受了企業生產和庫存無法滿足的訂單;第二，無授權低價銷售產品;第三，無授權或無約定情況下發生賒銷;第四，超額度和超賬期賒銷;第五，倉庫保管人員未經授權私自發貨;第六，客戶需求信息接收或傳遞、處理過程發生錯誤，導致客戶需求不能準確滿足;第七，應收賬款被挪用，或者客戶信用不佳導致應收賬款不能足額收回;第八，銷售退回實物與賬面不符;第九，清賬不及時影響顧客的信用額度，并進而影響到企業銷售;第十，未授權人員進入系統誤操作，更改初始設置等。

四、國華ERP環境下銷售與收款內控方案設計

(一)接受顧客訂單

該業務活動流程首先由客戶提出訂貨要求，然后根據客戶訂貨要求編制發貨通知單，最后，對發貨通知單進行審批。對發貨通知單中各項銷售要素的審核過程是對該筆銷售交易的認可過程，也是對該筆銷售交易的控制過程。為了驗證該業務中客戶的真實性、商品價格、種類、規格的正確性以及銷售商品數量的可接受性，ERP系統應該設置銷售管理模塊，進行銷售管理和控制。發貨通知單一般是進入銷售管理系統的第一張單據，發貨通知單審批內容包括對銷售產品種類、規格、數量、單價、客戶、賒銷額度、信用政策等，是銷售的關鍵內部控制環節。

為確保內部控制程序的有效實施，在ERP系統環境下，應統籌考慮符合內部控制要求的職責分工;價格的制定權限、客戶名單的管理權限和發貨通知單的編制權限必須分開，由具有相應授權的獨立部門和人員分別執行，銷售項目主管應有特別處理權;ERP系統內的價格制定和調整、客戶名單的修改和增加必須附有相關批準文件;獨立檢查與評價中應有嚴格的流程管理制度和責任管理制度;應獨立評價流程管理制度和責任管理制度在ERP系統環境下的執行效果。

(二)批準賒銷信用

賒銷信用的批準是發貨通知單批準的一部分，賒銷信用的管理包括兩部分內容，一是制定賒銷額度，指根據對客戶的調查，針對每個客戶制定賒銷額度;二是日常賒銷管理，包括對銷售業務賒銷額度的比較和超出賒銷額度的銷售的特殊批準。信用管理部門的職員在接收到銷售管理部門的發貨通知單后，即執行賒銷額度核查程序，將發貨通知單與該顧客已被授權的信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較。如符合信用額度，則進行審核;如不符合則報請信用主管調整信用額度或作特殊銷售處理。

為了降低壞賬風險，應明確各部門、人員的職責分工。其一，銷售業務與信用檢查、信用額度確定是不相容業務，不能由同一人負責，以切實避免銷售人員為擴大銷售而使企業承受不適當的信用風險。其二，應分級設置批準賒銷信用的權限，并在程序中設置操作權限，不同信用額度的賒銷由不同層次的管理人員審批。應在ERP系統中內置客戶信用額度比較和報警機制，同時，內置完整的信用額度標準體系和信用額度審批程序。

企業應對新顧客進行信用調查，對原有顧客進行定期或不定期的信用調查，通過獲取信用評審機構對顧客信用等級的評定報告等方法了解顧客財務狀況，評定壞帳風險，調整賒銷政策。在ERP系統中制定嚴格的信用計劃，用為企業信用管理的基礎。

(三)安排發貨

為了防止倉庫保管人員未經授權私自發貨，企業應要求倉庫保管人員只有在收到經批準的發貨通知單時才能發貨。對于本環節的控制，國華在ERP系統中單獨設置存貨管理模塊對存貨的收發進行管理。在此模塊中應設置實時接收程序，接收由銷售管理模塊傳遞過來的已編審完整的發貨通知單，作為存貨管理部門對外發貨的依據。在存貨管理模塊中應設置根據完整的發貨通知單自動生成存貨銷售出庫單的內部程序，一旦存貨管理人員在銷售單上簽署已發貨指令，存貨管理模塊將自動生成存貨銷售出庫單。并且發貨通知單和存貨銷售出庫單應互相記錄對方的編號(或要編號的編碼規則上相互體現)，并可以實現銷售出庫單與所依據的發貨通知單的聯查(可以在填制發票時作為依據)。

(四)按通知單發貨

為了避免裝運人員裝運未經授權的產品，應由存貨管理部門將裝運通知與系統內的發貨通知單核對一致后，由存貨管理部門人員監督裝運人員裝運，并在發貨通知單上簽署已裝運指令，在ERP系統標注裝運通知單，生成銷售出庫單。

裝運部門人員負責核查所提取商品的內容與裝運通知單一致。按序歸檔的裝運憑證通常由裝運部門保管。裝運憑證是提供商品已裝運的證據，應設置獨立核查人員，定期檢查是否每張裝運憑證均以編審完整的發貨通知單為依據。

(五)生成發票

在由ERP系統開具發票的情況下，銷售發票應由系統根據已發運的裝運憑證、已標注發運的銷售出庫單自動生成的。系統中的發票記錄上應記錄所依據的編審完整的發貨通知單號、存貨銷售出庫單號和裝運憑證編號。開具發票前系統內部程序應能自動核查銷售出庫單和裝運憑證的的完整性。開具發票時要認真檢查貨物的價格和折扣政策是否與該地區所實行政策一致。

(六)開具貨運合同和出門證

由于國華主要是送貨銷售，生成發票后要打印貨運合同一式四聯，由司機簽名確認后帶走兩份，一份貨到后交給客戶，另一份由客戶簽字確認貨收到后帶回公司結運費。在此環節中，開票人員要認真檢查合同上的客戶名稱、地址以及本車運送貨物的品名、規格、數量等是否與發票一致;同時開具出門證，由司機出門時交給門衛，門衛對出門證上應該具有的車號，時間，所裝貨物，印章和簽字逐一進行核對，核對無誤后方可放行。

(七)發票過賬

為了確認銷售的真實性、確保銷售記錄的完整性、保證業務估價與分攤的正確性，ERP系統應具備單據追蹤能力，在銷售系統生成總賬所須憑證時，應能聯查銷售發票、銷售出庫單、裝運憑證等，保證記錄銷售程序的完整性。

(八)收款

為正確辦理和記錄現金、銀行存款收入，ERP系統在收款環節應檢查收款業務是否按照流程設計的三種收款方式嚴格執行，有無未按規定程序執行及私設小金庫現象發生。銷售收入及時入賬，不得賬外設賬，不得擅自坐支現金。銷售與收款職能應當分開，銷售人員應當避免接觸現金。

(九)辦理銷售退回、銷售折讓和折扣

退貨業務涉及退貨的批準，退貨貨物的入庫和應收賬款的沖減三個環節;銷貨折讓和銷貨折扣則涉及折讓和折扣的審批與應收賬款的沖銷二個環節。

為保證業務在授權范圍內進行和實物與資金處理的一致性，ERP系統在職責劃分上，要求退貨的批準、退貨貨物的接收和開具貸項通知單、應收賬款的沖減應分別由不同人員負責，并確保與此業務有關的部門和人員各司其職，分別控制實物流和會計處理;對于銷貨折讓和折扣業務應將審批與應收賬款的沖減業務作為不相容業務處理。

另外，在系統中各項審批事項必須由具有相應授權的職員簽署完整，企業的銷售退回必須經銷售主管審批后方可執行;銷售退回的貨物應當由質檢部門檢驗和倉儲部門清點后方可入庫;質檢部門應當對客戶退回的貨物進行檢驗并出具檢驗證明;倉儲部門應當在清點貨物、注明退回貨物的品種和數量后填制退貨接收報告;財務部門只能在企業接收到退貨貨物和退貨的發票后，才能沖減應收帳款，即在ERP中應收賬款管理人員只有在接收到存貨管理部門開出的貸項通知單后，才能比照收到的退貨發票沖減應收賬款。企業應對退貨原因進行分析并明確有關部門和人員的責任。

(十)清賬

清賬是銷售與收款循環的最后一環，是由總部會計在月末或期末對企業的應收賬款進行清理，為確保應收賬款賬戶數據的真實性、及時性，對于信用期內收回的款項應重點檢查款項到賬后是否立即對應收賬款清賬，同時記錄客戶資信情況、調整客戶賒銷額度;不管賒銷部門的工作如何主動，顧客因宣告破產、死亡等原因而不支付貨款的事仍時有發生。銷貨企業若認為某項貨款再也無法收回，就必須注銷這筆貨款。對于確實無法收回的壞賬，應獲取貨款無法收回的確鑿證據，經適當審批后再及時注銷;對于會計期末未收回的款項，企業應將對客戶的風險評估納入客戶管理內容，在此基礎上制定針對該客戶的信用政策和壞賬預期。為應對壞賬風險的沖擊，在控制程序上應充分利用ERP系統的信息處理能力，分別對客戶制定壞賬準備提取方案，提高壞賬準備提取的準確性。在ERP系統環境下，壞賬政策的制定要經過適當的授權，符合企業會計制度，并與壞賬提取進行職責分離。

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