淺議醫院人事檔案管理信息化建設

■張慧利

淺議醫院人事檔案管理信息化建設

■張慧利

當今社會，處于信息化時代。信息化是社會經濟發展的重要支撐，信息資源作為一種重要戰略資源，其重要性日益凸顯。在信息化浪潮下，醫院作為具有特殊專業性質要求的服務機構，由于專業種類多、級別多，醫務人員每年還有專業考核、職稱晉升等需求。迫切需要醫院人事檔案管理的信息化。目前來看，傳統醫院人事檔案管理方式已無法滿足醫院的快速發展。因此，必須對醫院的人事檔案管理方式進行變革和更新，加強醫院人事檔案的現代化管理。只有提高醫院人事檔案管理信息化建設，才能更好地為醫療衛生工作者提供優質檔案服務。

一、醫院人事檔案管理信息化重要性

1.醫院人事檔案是全面、歷史、客觀反應醫院員工情況的個人材料，是各醫療單位集中保存的特殊檔案，醫院人事檔案管理是人事管理的一個重要組成部分。因此，加強醫院人事檔案的管理，充分發揮檔案材料的價值，做到人盡其才，才盡其用，才能保障醫院人才戰略順利實施，使檔案服務為醫院的人才建設發展做出貢獻。

2.醫院人事檔案是醫院人事安排、薪資調整和職稱評定等相關工作開展的主要依據，也是職工政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、個人經歷等內容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用醫院專業和行政干部的重要依據。隨著我國醫療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫務人員的流動性不斷加大，醫院人事檔案管理工作需要以信息化來適應醫院檔案工作的發展需要。

3.傳統的人事檔案工作一直采用紙質載體進行保管，檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，工作效率也很難提高。通過將信息化技術在醫院人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數據錄入到計算機系統中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統可以自動對醫院人事檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數字檔案更易于保存和查詢，有效的提升醫院人事檔案的利用率，同時，人事檔案管理成本也得以降低。此外，通過計算機等現代化信息設備對醫院人事檔案進行信息整合，對傳統紙質人事檔案信息、館藏資料進行收集、管理，由傳統、落后的檔案管理方式，轉變為電子化和數字化，實現醫院人事檔案信息化，提升醫院人事檔案管理效率。

二、醫院人事檔案管理信息化建設中的問題

1.基礎設施設備配備不健全。由于一些醫院領導對檔案工作不重視，使得硬件建設嚴重滯后，往往采取“因陋就簡”、“因地制宜”的辦法，融辦公、閱檔、倉庫為一間，沒有專用的檔案閱覽室、整編室和檔案庫房，還有的醫院檔案室狹窄、潮濕、“八防”設備不配套，極易造成檔案材料霉變、蟲蛀等。人事檔案管理，要想實現現代化、信息化，離不開設備支持，如掃描儀、計算機等硬件設備，目前許多醫院檔案室技術設備尚不完善，醫院不愿投入更多資金，增加檔案管理設備，阻礙了人事檔案管理的信息化進程。

2.缺乏規范、統一的信息化標準。檔案的信息化建設是一項系統工程,必須遵循一定的標準。目前我國檔案信息化工作中，標準建設滯后的問題十分突出。雖然我國在紙質文件和檔案的管理中形成了一整套業務標準和技術規范,但是在電子文件、電子檔案管理等檔案信息化標準制定工作方面仍處于起步階段,與國際先進水平存在一定差距。在醫院人事檔案信息化工作中，為了保證檔案信息的質量，需要制定操作性強的人事檔案信息化標準。但是在實際人事檔案管理工作中，醫院人事檔案信息化還沒有統一的標準可以遵循，因此也就無法實現資源共享。

3.醫院人事檔案管理人員素質還有待提高。

素質是一個人才智、能力和內在涵養的綜合體現,是一種辦事、行動、思考等的綜合能力,基本要素包括德、能、勤、廉等諸方面。檔案管理人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的所決定的。醫院是救死扶傷，治病救人、服務大眾的特殊服務行業。目前，醫院人事檔案工作從業人員工作崗位調動頻繁，大部分水平參差不齊，受檔案專業教育程度大部分偏低，整體知識結構陳舊，年齡結構老化，知識更新緩慢，與快速發展的現代信息社會極不相符，人事檔案管理人員素質亟待提高。

三、人事檔案管理信息化的發展對策

1.樹立先進管理觀念，完善醫院人事檔案管理機制。醫院人事檔案的信息化，是一項復雜的系統化工作，因此，為了保障人事檔案信息化工作的順利進行，必須建立完善的檔案信息化管理制度，依據信息化的需要對各項管理流程進行有效的規范和控制。還要建立檔案信息化安全管理制度，防止電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發生。還要不斷落實檔案管理人員的責任，增強他們的檔案安全意識和責任意識，從而提高檔案信息化管理工作的有效性。必須建立專人負責、管理層主管與部門分管的體系，實行多層次運行，做到分工明確，責任到人，建立科學的醫院人事檔案信息化管理模式。

2.針對醫院人事檔案的專業特點，制定人事檔案信息化標準。通過建立醫院人事檔案信息化相應標準，建立干部人事檔案數據庫系統,實施干部人事檔案動態管理。在今天改革開放的社會發展過程中，醫院人員流動性較大，醫院人事檔案信息資料量較大，動態變化性較大，需要建立科學的醫院人事檔案信息庫，將醫院人事檔案信息庫與醫院人事檔案管理結合起來，實現靜態信息和動態信息的統一，確保醫院人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性。此外，還要建立干部個人電子檔案全文數據庫系統。一般人事檔案數據庫在個人信息的查詢、檢索、統計、及干部名冊和表格的快速生成方面有較大的優勢，但是在對人事干部進行提拔及考察時，需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內容進行查閱，這是人事檔案信息數據庫無法提供的。所以需要建設醫院人事檔案全文數據庫系統，深化人事檔案信息資源的開發利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，以實現單位內部管理部門、單位之間以及上級主管部門對人事檔案信息資源的共享。同時，還要構建完善的人事檔案網絡管理體系，使人事檔案可以通過局域網進行聯接，實現干部檔案網絡化管理。

3.加強醫院人事檔案信息化管理人才培養。醫療衛生是救死扶傷、治病救人的特殊服務行業。作為醫院的檔案管理人員,不僅要掌握一定的醫學和檔案管理學方面知識，而且要掌握一定計算機、網絡等現代信息技術。因此，需要加強醫院人事檔案管理人員培訓，有效提升他們人事檔案管理信息化水平。醫院人事檔案信息化，需培養一批專業性、技術性人才，要求人事檔案管理人員不僅具備人事業務知識，也要具備數字信息技術。由于檔案信息化管理屬于系統性、跨學科工作，引進、培養復合型人才，是實現人事檔案信息化管理的重要基礎。

我院是本地區唯一的三級甲等婦幼保健院，始終把“靠人才興院”作為醫院管理方針，近年來，不斷加大對人事檔案管理的信息化投入，醫院的檔案管理工作多次獲得省市嘉獎，在全國地市級婦幼保健院前三十強占有一席之地。通過醫院人事檔案的信息化管理，使我們的人事檔案利用服務工作上了一個新臺階，也為醫院的發展貢獻了我們的力量。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）