淺談高校行政秘書綜合素養的培養

摘要：從品德素養、個性素養、智能素養、信息素養、業務素養五個方面對高校行政秘書應該具備的綜合素養進行了分析，探討培養這些綜合素養的途徑。

關鍵詞：高校；行政秘書；綜合素養；途徑

高校是一個教書育人的地方，是用知識說話的地方。高校院系辦公室作為一個為教學科研服務的行政管理機構和對外聯絡的“窗口”，是高校院系各項工作正常運轉的樞紐，其主要任務是在院系領導下，為教學、科研服務，為整個院系師生員工服務。高校院系的行政管理人員如果沒有智慧、沒有修養，就很難搞好院系內部的行政管理工作。因此，高校行政秘書要努力加強自身綜合素養的培養。

素養是人們在環境和教育影響下形成的修養，由各種基本品質和能力構成。高校行政秘書的綜合素養主要包括品德素養、個性素養、智能素養、信息素養、業務素養幾個方面。

一、思想品德素養

思想品德素養是根本、是靈魂，提高高校行政秘書的素養首先在于提高思想品德素養。

品德是個人依據一定的道德行為準則而表現出來的某些穩固的特征。在高校，教師和學生構成了學校基本隊伍的主體，他們是系辦公室服務的對象，為他們服務就是為學校的教育教學服務，為培養人才服務。這就要求行政秘書要有無私的愛崗敬業之德、強烈的育人做人之德、高尚的以身施教之德。在對待自己的方面，要愛崗敬業、樂于奉獻，不計個人得失，全心全意為師生服務；在對待學生的方面，要熱愛學生。熱愛學生反映了師生關系最為本質的聯系與教學的需要，是一個教育工作者對待學生的最基本的行為規范和準則。在對待同事的方面，要與自己的同事真誠相待，從尊重共同的道德準則出發，與同事相互團結、協作、支持，形成良好的工作集體。

二、個性素養

個性素養是職業修養建設的人格基礎。良好的個性具有巨大的感染力和影響力。也是做好高校辦公室工作的基石。

高校行政秘書加強自身個性素養主要從以下兩方面著手：

1、培養良好的心理素質

良好的心理素質指的是具有健康而優良的心理狀態。高校辦公室事務多且艱巨，有人可能會表現出畏懼煩躁或不耐煩，有人在突發事情面前驚慌失措，亂了方寸。為了有效地開展各項工作，高校行政秘書必須有意識地加強心理素質的訓練，使自己經常保持良好的健康的心理。

2、創造良好的人際關系

高校辦公室的特殊地位和作用使得良好的人際關系環境比其他任何部門都重要。教師是一個特殊的群體，學識淵博，但也愛認死理，自命清高。高校辦公室人員經常要與教師接觸，既要尊重教師，又要善于和教師溝通，不但要了解和順應各位領導的獨特個性，還要了解和包容同事的個性。在工作中善于理解和接受他人。為自己創造一個良好的人際關系環境，工作起來才能得心應手、事半功倍。

三、智能素養

高校行政秘書的智能素養是指知識和能力方面的素養。秘書知識和秘書能力是秘書人員履行職業責任和義務、實現輔助領導者實施管理這一目標的兩個基本條件。

高校行政秘書必須具備較高的科學文化知識，這也是行政人員做好行政管理工作的最基本條件之一。

1、要加強專業理論的學習

專業理論包括秘書學的基本原理和基礎知識，以及有關秘書實務的知識和實際操作方法、技巧等。

2、學習管理科學知識

行政秘書從事的是管理工作，因此必須不斷豐富自己的管理學知識，掌握先進的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍，卓有成效。

3、學習檔案學知，做到檔案管理規范化

文書檔案管理是行政秘書的一項日常工作。檔案管理科學，可以節約查找資料的時間。隨時可以調閱所需資料，提高工作效率。

4、高校行政秘書要具有較高的外語水平

高校行政秘書只有具備較高的外語水平，才能更好地了解發達國家高等教育的現狀及發展情況，學習和借鑒國外先進的管理經驗，不斷提高管理水平。

能力一般是指完成一定活動的本領。高校行政秘書應具備以下幾個方面的能力：一是獨當一面的管理能力。即指獨立地完成自己所分管工作的能力。二是協調能力。就是指善于處理上下左右、部門內部、各部門之間等各種關系的能力，努力為本部門的各項工作創造一個寬松的外部工作環境。三是自我控制能力。它是建立良好人際關系的基礎。對于高校行政秘書來說，正確處理好各方面的人際關系是不可缺少的能力。它要求行政秘書在日常工作中要善于控制自己的感情沖動，和善地與人共事，遇事能冷靜、客觀地分析問題，正確地處理好工作中的各種矛盾。

四、信息素養

信息素養是人們在信息社會中所具有的處理信息的實際技能和對信息進行篩選、鑒別和使用的能力，是獲取信息、利用信息、開發信息的綜合素質，包括信息道德、信息文化、信息知識、信息能力等方面。

隨著高校管理體制改革的日益深化，面向社會參與競爭謀求生存與發展的風險和機遇越來越多，高校和各級領導對信息的要求也日益迫切。辦公室是高校承上啟下、溝通左右、聯系內外的橋梁和紐帶，是四面八方各種信息的聚散地。是上情下達、下情上傳的信息中心，辦公室作為高校領導的參謀部門和信息處理中心，其本身就是一個信息系統，其工作人員信息素質的高低將直接影響到其他員工的信息素質培養和管理績效的提高。因此高校行政秘書必須增強信息意識，掌握信息技術，提高信息能力，有意識地培養自己對周圍事物的注意力和觀察力，善于發現、捕捉和挖掘信息，強化情報意識。對信息要有敏捷的反應力、準確的判斷力和透徹的洞察力，善于運用計算機、網絡等現代化信息工具獲取信息、整理和加工信息，并綜合利用信息。適應現代化辦公室電子政務的需要，提高工作與學習效能。

五、業務素養

業務素養競爭是社會發展的動力，同樣也是個人成才的強大推動力。高校行政秘書加強業務素養應從以下幾個方面入手：

首先，服務工作要“以人為本”。高校辦公室作為高校里的一個服務部門，只有通過為校區師生提供優質、高效的服務，才能樹立起工作權威。行政秘書工作首先應當樹立以人為本的現代管理思想。基本的要求是把尊重人擺在突出的地位，在自己的言談行為、待人接物中，用最好的服務態度，盡最大的服務能力。為他們提供良好的辦事條件。

其次，要能正確處理應對身邊的人和事。要辦事迅捷。對能辦的事情決不推諉，急事急辦，特事特辦。待人熱情，對其他部門、師生及其他單位的咨詢要熱心接待、耐心解釋，不敷衍了事。對于違反原則的事情堅決不辦，不做拉關系、搞人情的事。真正把全心全意為人民服務的宗旨貫徹到辦公室各項工作中，以求真務實、愛崗敬業的作風和精神，不斷提高工作效率，努力為廣大師生、為校區各部門提供高質量的服務，樹立辦公室良好的對內外形象。

再次，注意積累，學習高教規律，熟悉工作流程，掌握相應的管理技能，靈活組織、使用各項“領導資源”，科學配置人力、物力、信息等資源。這其中主要包括：(1)積極主動制定工作目標與要件，統籌安排，合理布置；(2)理論與實踐并重，參與組織策劃，提高工作成效，保證信息渠道暢通，增加對外交流與聯系；(3)把握現實工作狀況，及時總結反饋信息。積極探討工作方式、方法，增強邏輯思辨能力，提高決策管理水平；(4)規范操作，高標準、嚴要求，保持嚴謹的工作作風。

綜上所述。高校行政秘書是高校發展建設的一支重要力量。是提高學校信息化建設水平的主體。高校行政秘書只有不斷提高自己的綜合素養，才能與時代的潮流合拍，從而更好地為高校教育現代化做好服務。