醫院檔案數字化管理模式分析

王坤

通化市結核病醫院，吉林通化134001

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醫院檔案數字化管理模式分析

王坤

通化市結核病醫院，吉林通化134001

在當今醫院檔案管理中，數字化管理模式成為醫院檔案管理的主流，數字化管理模式順應了當前數字化信息的時代，數字化管理是指將醫院的各類檔案以數據庫的形式進行入檔、管理。相比傳統的檔案管理方法來說，數字化管理已是大勢所趨，大大提高了工作效率。當前，科學技術快速發展，日趨成熟，全球數字化時代已經成為趨勢，醫院檔案管理也發生了變化，傳統的檔案管理模式已經不能滿足醫院檔案管理的需求。通過分析可知，醫院檔案載體依然發生變化，以紙質為載體的信息形態已經逐漸被信息技術存儲方式所替代，檔案管理實現數字化已經成為醫院檔案管理改革的趨勢。該文通過醫院檔案管理的數字化管理模式的現狀、問題及策略進行分析，提出了醫院檔案數字化管理模式，以期提高醫院檔案管理水平，更好地滿足醫院發展需求。

醫院；檔案管理；數字化

醫院檔案管理實現數字化的優勢主要表現在以下幾個方面。首先，簡化了工作流程。傳統醫學檔案管理是人工整理、登記，耗費了大量的人力、物力、財力，并且出錯率比較高?，F在采用數字化的檔案管理模式，極大地簡化了工作流程，數字化檔案管理是采用計算機技術、掃描技術、攝影技術、數據庫技術、多媒體技術以及存儲技術等，將傳統紙質的資源轉化為數字化的檔案信息，以數據庫的形式進行儲存［1］。數字化的存儲模式能夠實現及時利用、有效共享，對檔案的現代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數字化的檔案管理模式可以隨時修改，隨時調動，既方便又迅速。其次，數字化管理靈活，直觀性強。在醫院中如果想要查詢檔案的借記情況，在計算機上直接輸入借記人的信息就可以查閱，管理人員可以及時地查到相應的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時間，而且提高了檢索的準確率。在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關信息，這對檔案原件來說是極大的保護，可以延長紙質檔案的存放時間。在檔案的錄入及整理上，數字化技術有著人工檔案管理沒有的優勢，可以減少出錯率，提高檔案的利用率。最后，傳統模式將逐步被數字化模式取代。計算機技術的發展使得傳統人工檔案管理模式已經不能滿足現代化社會的發展進程，行業在進步，所需管理的工作也在日益劇增，傳統工作模式已承受不了工作的負荷，數字化技術的運用給傳統模式帶來巨大沖擊，在過去傳統的手工管理中，檔案統計工作量特別大，實施數字化模式后，統計工作變得輕松、高效［2］。醫院檔案管理是醫院里比較棘手的問題，現在數字化的檔案管理模式，極大地簡化了傳統檔案工作模式，有效提高了工作效率，對醫院整體的發展具有重要的推動作用。因此，針對醫院檔案數字化管理中存在的問題，采取對應的策略具有重要意義。

1　醫院檔案數字化管理存在的主要問題

1.1醫院認識不足

現在很多醫院對檔案管理并沒有投入較大的關注度，對醫院的發展形式的認識也不到位，所以大多數醫院對于檔案的管理知識在于初步階段，并沒有形成規范的數字化體系［3］。醫院普遍認為檔案管理并沒有什么實際的意義，他們認為檔案管理的好壞跟醫療水平沒有太大的關系，所以在檔案管理上并沒有太大的投資。

1.2專業人員缺乏

雖然計算機技術發展迅速，但是在醫療方面并沒有在相應的技術上有過硬的要求，醫院檔案管理人員的專業化水平明顯不高，而且醫院檔案管理處多是年紀較大的或是轉崗的人員，他們只會基礎的計算機技術，再加上醫院對檔案管理的不重視，數字化技術在檔案管理上的應用則可想而知，缺乏專業性的檔案管理人員的現象較為普遍。

1.3基礎設施不達標

醫院檔案想要數字化模式必須要有先進的、齊備的軟硬件系統設施，這是檔案管理數字化模式必不可少的基本條件，目前很少有醫院在數字化建設中配套設施齊全［4］。建設設施速度緩慢，技術力量、技術基礎以及數據庫建設等方面較為薄弱是檔案數字化建設進程中一個較難的關卡。

1.4數字技術存在安全隱患

由于數字化技術不受實踐和地域的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數字化的信息內容和位置易發生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發生信息泄漏的問題。雖然數字化技術比較方便，但是其存在的問題是不容忽視的，在國家相關網絡法律還不健全的情況下，檔案室需要加緊落實把關環節，建立網關、防火墻、安裝防病毒軟件等來維護電子檔案，保證數字化信息的安全，保障電子檔案網絡管理的有效運行［4］。

2　數字化管理模式的策略

2.1培養專業化人才

人才培養是數字化建設的關鍵，現在醫院醫護人員中，低學歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關計算機技術的專業人才，所以要想發展數字化管理模式，首要任務是培養專業性人才，包括專業人員、管理人員以及后續儲備人員［5］。要深刻認識到自己人力資源缺乏，首先在現有的人員中進行信息素質培養，有關網絡技術的專業培養，使之緊跟信息時代的步伐，數字時代的醫院檔案管理人員既要有扎實的傳統檔案知識，又要具備一定的醫學知識、計算機知識、網絡知識，培養復合型人才，同時與管理人員進行有效的溝通，化解心理障礙。

2.2提高思想認識

醫院要摒棄檔案管理與醫療水平無關就不重視的想法，檔案管理作為醫院的基礎工作，應該引起醫院領導的重視。醫院應將檔案管理列入醫院工作的日程，對檔案管理工作者增加保障力度，根據規定安排合理規范的檔案管理工作室。醫院可以建立自己的局域網絡，這為信息資源共享提供了有利契機，利用計算機和網絡技術為檔案工作人員隨時提供信息查詢的通道，提高檔案利用水平，通過系統化聯網，提供信息在線檢索和閱檔服務，為檔案工作人員提供便利。

2.3加強硬件設施，保障信息安全

要實施數字化檔案管理模式，對醫院的硬件設施也有較高的要求，硬件靠譜，數字化發展才能有序進行。醫院要建立一整套完整的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統，這樣才可以為醫院數字化建設留下發展的空間。內部設施完善后還需要外部的配合，包括打印設備、掃描設備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。

數字化技術的發展，使得以數字為載體的信息安全性較低，由于不受時間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數字化的信息內容和位置易發生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發生信息泄漏的問題［6］。加強硬件設施還可以保障信息的安全性。有必要建立醫院數字化檔案信息的安全保障系統，確保數字檔案的安全和完整，應采用相應的信息安全技術，在技術上應加強防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認證與授權技術等［7］。要加強對檔案中價值較大的文件的保護，價值較大、保密性強的文件容易遭到黑客的侵襲，醫院有必要最大限度的加強防范。

3　結語

現在大型醫院的檔案數字化管理模式還是比較廣泛的，數字化建設為檔案的管理開發和利用創造了空前有利的條件，使得檔案在醫院中的價值得以體現，加強數字化建設，推進醫院檔案數字化管理模式是順應時代發展的要求，符合醫院現代化管理的發展，是新時代檔案管理的必由之路，現代化數字技術的發展是代替傳統檔案工作模式必然趨勢，這樣才能夠促進醫院快速全面的發展。

［1］趙全立.醫院檔案管理工作運用數字化的探索與實踐［J］.管理觀察，2014（3）：98-99.

［2］羅娟，高江苓，符峰釗，等.醫院聲像檔案數字化管理［J］.解放軍醫院管理雜志，2014（5）：439-441.

［3］鄭玲玲.醫院實施檔案數字化管理的分析研究［C］//檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集.2014：257-259.

［4］馬清.檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用［C］//今日財富雜志社.2016年第一屆今日財富論壇論文集.今日財富雜志社，2016：1.

［5］沈燕.醫院檔案數字化管理的探討［J］.辦公室業務，2013（9）：173，175.

［6］李霞.醫院檔案管理中應用檔案管理模式的分析［J］.中國衛生產業，2016（6）：180-182.

［7］彭伊麗.新時期下檔案的數字化管理模式分析［J］.才智，2015（10）：325.

Analysis of Hospital File DigitalM anagement Model

WANG Kun
Tonghua Tuberculosis Hospital，Tonghua，Jilin Province，134001 China

In the current hospital file management，the digital management model has become themain stream of hospital filemanagement，and the digital management model conforms to the present digital information era，the digitalmanagement refers to the file and management of various files in the hospital in a database form.Compared with the traditional file management method，the digital management is inevitable，which greatly improves the work efficiency.Currently，with the rapid development of science and technology and gradual maturity，the global digital era has become the trend，and the hospital file management has also taken an earth shaking change，and the traditional file management mode has failed to meet the demands of hospital file management，the analysis shows that the hospital file carrier still changes，and the information form taking paper as carrier has gradually been replaced by the information technical storage method，and the digital file management has already been the trend of hospital file management reform.The paper analyzes the status，issue and strategies of hospital file digital managementmode and puts forwards the hospital file digital management mode in order to improve the hospital file management level and better satisfy the hospital development demands.

Hospital；Filemanagement；Digital

R7

A

1672-5654（2016）08（b）-0179-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.23.179

2016-05-13）

王坤（1975.1-），女，吉林通化人，大專，管員。