婦幼健康檔案管理研究與相關建議

衛淼

長春市婦幼保健計劃生育服務中心，吉林長春130051

婦幼健康檔案管理研究與相關建議

衛淼

長春市婦幼保健計劃生育服務中心，吉林長春130051

隨著醫學模式與社會經濟的發展，婦幼保健院功能發生顯著變化，從診療功能發展到集護理、診療、保健、預防為一體的綜合性、系統性的功能模式。衛生部曾多次強調要加強婦幼健康與保健工作。婦幼健康檔案管理對婦幼保健與健康教育工作有重要指引作用。文章簡單分析了婦幼健康檔案管理工作的必要性及特點，指出當下婦幼健康檔案管理中存在的不足，給出應對策略。

婦幼健康；檔案管理；對策

婦女兒童占我國總人口數2/3以上，婦幼保健服務是我國目前及將來的衛生工作重點，主要由各級婦幼保健院負責。婦幼健康檔案的管理包括婦女保健和兒童保健兩個項目檔案的管理。該文對婦幼健康檔案的管理現狀分析如下。

1　婦幼健康檔案管理工作重要性

在婦幼保健院中，婦幼的信息檔案是其工作的重點，婦幼檔案信息管理是一種實用性較高的方式。隨著醫學模式的改變，婦幼健康檔案管理也進入了一個新時期。做好婦幼健康檔案管理工作對融入市場經濟、參與市場競爭有重要的指引意義，已經受到了多數單位的高度重視。同時，婦幼健康檔案的內容、管理形式也發生了較大的改變，適應了社會經濟的快速發展。健全完整的婦幼健康檔案系統對其管理工作有積極的促進作用，方便內部人員快速查閱及傳遞。將婦幼健康檔案管理工作科學化、系統化可以促進醫院做出合理化的決策，給醫院的長遠性發展提供有力指導［1］。

婦幼健康檔案管理工作可以提高醫院檔案資源的利用率。婦幼健康信息越完善、越可靠，醫院對婦幼健康的服務才能更到位，可以不斷提高其工作水平。由于科學技術的發展，檔案信息也需要運用科技手段進行管理，找到一種精確且快速的查閱方法，提高婦幼健康信息檔案的利用率［2］。

2　婦幼健康檔案管理工作的特點

2.1婦幼健康檔案管理工作具有系統性及完整性

通常情況下，臨床醫療的服務對象是個體患者，面對不同的患者采用專業性醫療服務，這樣的工作具有專一性、針對性。而婦幼健康工作具有完整性、系統性及連續性，是將婦女兒童作為專門的服務對象，向婚齡青年或者年輕夫婦提供健康教育及保健服務，做好宣傳引導及咨詢工作。從此角度而言，婦幼健康工作是關系到人類的連續繁衍，關系到民族的未來。相關單位做好收集好婦幼健康信息資料的工作，綜合分析婦女兒童健康資料情況，做出必要的說明，為上級行政單位提供準確完善的健康信息，有助于婦幼衛生單位參照本地婦幼健康信息并結合國家政策制定出科學合理的政策法規，所以當下的婦幼健康信息檔案不只是傳統檔案或者總結報告等普通意義性的文件，還應該囊括日常工作中具有較高使用價值材料或者經驗等，為預防婦幼疾病做好必要的準備［3］。同時，工作人員應該收集具有代表性的資料，既要符合本地區大部分婦幼人員的情況，也要尋找符合少數婦幼人員身體狀況的材料，向上級單位提供可靠性的數據性資料，以做好本地區婦幼健康工作。

2.2婦幼健康檔案工作具有專業性特點

婦幼健康檔案是單位決策的重要參考依據之一，因此婦幼健康工作必須科學化、合理化，才能保證其收集的數據資料準確率較高。隨著網絡技術的發展，婦幼健康信息檔案的保存工作更加完善，其利用也更加充分，可以實現資源共享，方便了婦幼衛生健康工作的開展。在信息的收集、整理、存檔及編研工作也應該緊緊圍繞婦幼健康進行，包括婦幼疾病的預防、婦幼營養、孕婦的系統管理、婚前保健、產科管理、優生優育等多方面內容。要以婦女兒童的健康為中心，預防疾病，面向基層和群眾，將婦幼的臨床和保健融合在一起，做好衛生保障工作，發揮出婦幼健康檔案的實際作用，為日后預防和治療工作積累寶貴的經驗。工作人員進行檔案編研時，需要注意資料統計時間長度等問題［4］。一般情況下，統計時間越長，發現規律的可能性越大，收集的資料也越完整，專業性更強，對年度總結性工作及后期的認識都有重要意義。檔案管理機構應該將醫院收藏的檔案作為參考依據，整理和統計相應的數據。必要的情況下，還應該給專業人士進行分析，給出分析報告，可以保證數據信息的精確可靠性，提高檔案信息的說服力和可信度。

2.3婦幼健康檔案的載體多樣性

隨著科學技術的發展，大大增加了宣傳的方式及渠道，婦幼健康檔案的載體、儲存方式都具有多樣性的特點。除了實物紙質檔案，電子相片、微信、視頻及微博等都是宣傳的重要工具。利用不同載體采用不同形式進行多樣化宣傳，可以提高民眾對相關疾病的知曉度，如常見的兒童病癥可以多運用一些圖片、視頻等；針對婦女疾病可以利用網絡，微信、微博等新媒體方式進行宣傳。同時，檔案的具體載體不同，其管理方法也不同，婦幼健康檔案也不能只是用一種方法進行管理，不能保證檔案信息的安全性，也不能反映信息的全貌。

3　婦幼健康檔案管理現狀

3.1檔案管理人員責任意識薄弱

檔案管理人員直接影響著檔案管理工作。部分醫院婦幼健康檔案管理工作人員的責任心不強，管理意識較弱，影響檔案信息保存的完整度。在一些基層婦幼保健醫院中，檔案管理的工作人員并不專業，臨聘管理人員進行檔案管理工作，專業性不強，錯誤地認為檔案管理只是將檔案資料放在固定的位置，而缺乏系統性完整性的管理，忽視了資料完整度的檢查。由于沒有專業性的管理經驗及知識，欠缺檔案管理技巧，導致檔案管理工作出現多種問題，如資料查閱速度慢、資料維護不到位等。部分管理人員對其他科室的檔案信息管理不上心，尤其是一些交叉性的檔案資料。管理人員之間沒有足夠的交流，影響著婦幼健康管理工作的正常進行［5］。

3.2對檔案內容不明晰

以往的紙質資料檔案已經轉變成了電子檔案，檔案的管理方式也發生了巨大變化，健康檔案的意義也在不斷延伸，檔案的管理區域也在不斷擴展，對不同的文檔都進行了不同程度的升級發展。由于檔案管理制度的不完善，也沒有統一性的規定，單位之間的管理方法存在區別，都遵循著自己的管理方式，對本單位有價值的信息進行歸檔，而忽視了對一些本來具有使用價值的檔案進行歸檔，造成了檔案內容不完整的情況［6］。

3.3檔案管理制度不完善

一些基層婦幼健康醫院對自己的發展沒有明確的目標，也沒有明晰的計劃。由于管理制度的不完善，造成檔案管理工作較為混亂，浪費了人力資源，也沒有取得最佳的管理效果。如在部分婦幼保健醫院中，部門應該準備好本部門的檔案資料，管理工作人員再對其進行歸檔。在實際操作過程中，部門忽視信息檔案的整理，將收集好的信息全部交給檔案管理人員，由管理人員進行整理，再歸檔。此種情況下，部門檔案信息可能發生混亂，由管理人員整理出來的信息可能缺乏全面性，不能反映出部門的情況，也不方便日后查閱檔案。

3.4欠缺專業技術人才

檔案管理工作難度看似不大，但需要運用相關的檔案管理知識。在一些規模性、綜合性的大醫院，檔案管理必須由專業性人才來掌控，他們擁有專業的檔案管理知識及管理技能，知道檔案管理對科室及醫院的重要性。在婦幼保健醫院中，需要多任用檔案管理專業技術的人員，才能滿足管理工作的實際需要。我國高校培養了一批檔案管理專業技術人才，但這些高校畢業生很少走上檔案管理這條道路，即使部分畢業生選擇了檔案管理工作，內心也有一種試一試的態度，根本不能專心于檔案管理工作。

4　婦幼健康檔案管理工作建議

4.1提高婦幼健康檔案管理的意識

由于婦幼健康檔案對醫院和婦女兒童都有重要意義，是醫院整體管理工作的重要組成部分，要嚴肅認真地對待此工作。提高婦幼健康檔案管理的意識，高度重視檔案管理工作，完善檔案管理體系。該管理工作具有很強的專業性和技術性，涉及內容多樣化，分類比較復雜，因此檔案管理工作人員要有嚴謹的工作態度，避免管理工作出現紕漏，盡量保證檔案材料的完整性。

4.2提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理的綜合素質影響著婦幼健康檔案管理成效。若要高效、高質量地完成管理工作，就需要有專業性強、綜合素質好的管理人員，可以高效地處理數據信息，也有高度責任心面對檔案管理中的任何問題。婦幼健康檔案管理工作只依靠科學技術也是不合理的。成為合格的檔案管理人員需要具備多種技能和豐富的專業知識，才能保證管理過程中不會將檔案信息復雜化。檔案管理人員必須擁有處理信息和分析信息的能力，能夠獨立解決管理中出現的突發問題。醫院需要有一套行之有效的人才選拔任用制度，選擇適合本工作的人才，要進行適當前期培訓，內容包括了解本院的基本信息，管理檔案的內容，適合本院的管理技巧等，可以保證新人可以盡快融入到集體中，也可以提高新人的檔案管理水平。同時，醫院可以對檔案管理人員進行定期培訓，不斷學習最新檔案管理知識，強化工作人員的檔案管理意識，認識到婦幼健康檔案管理對醫院的重要性，調動工作人員的創造性，指出管理過程中的不足，找到應對措施，不斷改進管理手段，改善管理效果［7］。

4.3不斷健全完善檔案管理制度

制定和完善婦幼健康檔案管理制度，讓所有管理工作都有章可循，減少管理工作中的主觀隨意性，提高管理工作有效性和工作效率。同時，完善的管理制度對管理人員有一定的指導作用，強化工作人員的理論基礎，明確部門職能，細化工作職責，避免出現推卸、拖延等情況。完善的檔案管理制度可以提升管理效果，保證管理工作有序進行，提高醫院的可信度。此外，可以明確檔案信息的歸檔原則和范圍，各個單位可以將本機構的管理工作特點結合相關制度明確檔案管理的具體工作，形成具有醫院特色的管理制度，從信息收集到編研等多個環節都有相應的制度引導，保證檔案管理工作有法可依。

4.4革新婦幼健康檔案管理工作

對婦幼健康檔案管理工作進行革新，改變不適應現代發展的體制，做到與時俱進，與實際相聯系，是確保婦幼健康醫院連續、可持續、平穩發展的手段之一。婦幼健康檔案管理是若干管理工作中的一部分，就需要在不斷革新中成長，才能促使醫院適應現代經濟的發展，提高市場競爭力，增大市場份額。婦幼健康檔案管理工作的革新，可以完善管理工作的措施，改進管理方式，促進管理工作的健康發展［8］。

5　結束語

婦幼健康檔案管理工作對婦幼保健醫院有重要作用，適應了現代社會的發展趨勢。醫院及檔案管理人員要明確婦幼健康檔案管理工作的特點，促進醫院檔案管理工作順利開展；也要充分認識到醫院婦幼健康檔案管理的不足，提高工作人員的管理意識，重視檔案管理工作，完善檔案管理制度，提高管理人員綜合素質，改善檔案管理效果。

［1］鄭高瑩.婦幼健康教育檔案的管理［J］.現代醫院，2012（3）：155-156.

［2］李紅宇.婦幼保健檔案的管理事宜［J］.蘭臺內外，2012（4）：51.

［3］關菊秋.談婦幼保健所檔案信息化管理中的問題與對策［J］.黑龍江史志，2014（1）：81.

［4］張霞.婦幼保健檔案管理工作的幾點思考［J］.辦公室業務，2014（9）：179-180.

［5］李健.淺析婦幼保健健康檢查檔案管理工作的有效途徑［J］.辦公室業務，2014（9）：181-182.

［6］王新立.談如何搞好婦幼保健檔案的管理［J］.辦公室業務，2014（5）：107.

［7］郭玉剛.當前婦幼保健檔案管理的特色初探［J］.東方企業文化，2014（17）：181.

［8］岳秋玲.對婦幼保健機構檔案管理工作的探討［J］.中國婦幼健康研究，2006（3）：248-250.

Research on Maternal and Child Health Files Management and Related Suggestions

WEI Miao
Maternal and Child Health Care Family Planning Service Center，Changchun，Jilin Province，130051 China

With the development of medical model and social economy，the functions of maternal and childhealthhospital obviously changes from diagnosis and treatment function to the comprehensive and systematical function model integrating the nursing，diagnosis and treatment，healthcare and prevention into one，and the ministry ofhealthhas repeatedly stressed that we should enhance the maternal and childhealth andhealthcare，and the maternal and childhealth files managementhas an important guidance effect on the maternal and childhealthcare andhealth education work.The paper briefly analyzes the necessity and characteristics of maternal and childhealth files management work，points out the current disadvantages in the maternal and childhealth files and puts forwards the countermeasures.

Maternal and childhealth；Files management；Strategy

R172

A

1672-5654（2016）08（c）-0004-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.24.004

衛淼（1982.6-），女，吉林長春人，本科，館員，主要從事檔案管理。

（2016-05-21）