基于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

王坤

通化市結核病醫院，吉林通化134001

基于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

王坤

通化市結核病醫院，吉林通化134001

當前，辦公自動化系統應用越來越廣泛，為人們的工作提供了極大便利，醫院檔案管理是一項非常重要、復雜的工作，涉及多項內容，針對當前醫院檔案管理存在的不足和問題，基于辦公自動化環境，應加強醫院檔案管理，采取科學、有效的管理措施，不斷提高醫院檔案管理工作水平。該文分析了辦公自動化環境下醫院檔案管理特點，介紹了當前存在的一些問題，闡述了相關管理方法。

辦公自動化；醫院檔案管理；探討

醫院檔案管理對于醫療科技研究、醫療服務、基礎設施配置等有著重要的參考價值，其也是醫院服務管理的一項關鍵工作，對于醫院可持續發展有著重要影響。在辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作逐漸朝著現代化、自動化趨勢發展，其以計算機網絡系統為基礎，采用先進科學技術，檔案管理新思想、新模式也不斷涌現，辦公自動化替代了傳統人工紙質操作，確保了醫院檔案資料的完整性和準確性，也延長了其使用壽命。作為現代化科技發展的重要產物，為了進一步提高醫院檔案管理水平，應詳細了解當前醫院檔案管理工作的不足和漏洞，在人員培訓、標準化歸檔、規章制度、先進技術等多方面進行共同配合，改變傳統檔案管理模式和管理方法，基于辦公自動化環境，采取科學、合理、高效的檔案管理手段，深入挖掘醫院檔案信息，加強檔案管理，充分發揮辦公自動化的應用優勢，認真解決當前醫院檔案管理存在的問題，滿足現代化醫院發展需求，全面提升醫療服務水平，推動我國醫療衛生體系的更好、更快發展。

1　辦公自動化環境下醫院檔案管理特點

辦公自動化主要是為了滿足辦公需要，借助各種網絡平臺、計算機技術等先進技術，完善和豐富辦公模式，高效地管理、分析、整理和收集醫院檔案信息，規范和存儲醫院檔案資料，積極推動醫療事業不斷發展。基于先進科學技術和信息技術，醫院檔案管理可實現重要信息的共享、自動發送和傳輸，極大地提高了信息的安全性和真實性。辦公自動化環境下，醫院檔案管理具有以下特點。

1.1存儲安全

傳統的紙質檔案資料受到空氣、溫度的影響，使用壽命有限，長時間存儲和放置，檔案資料很容易受到損壞，特別是紙質檔案資料上的文字逐漸模糊，影像資料畫面質量也越來越差，直接影響了存儲質量。而辦公自動化環境下的醫院檔案管理實現電子化、信息化，所有檔案資料為電子版本，基于計算機網絡系統，利用一個小小的芯片就可存儲大量檔案資料，有效節約了檔案管理時間和空間，使醫院檔案管理更加方便、快捷，也極大地延長了檔案資料的壽命。

1.2效率高

醫院檔案管理工作涉及器材設備、醫療檔案、文書、病歷、人力資源等材料內容，以往都是管理人員對各種紙質資料進行整理、分類和歸檔，工作量較大，管理效率較低。當前，醫院實現辦公自動化，在這個背景下檔案管理工作多利用專門的管理軟件，基于計算機網絡系統平臺，檔案資料的歸整和信息有效處理，極大地提高了歸檔速度和信息檢索質量。

1.3資源共享

基于辦公自動化系統，醫院檔案管理更加快捷、方便，其中最大的優勢就是實現資源共享，借助于微博、QQ、微信等聊天軟件，可實時傳輸檔案信息，極大地提高了醫院檔案管理的技術性和規范性，全面提升了檔案管理水平。管理人員利用檔案管理信息系統，在短短幾秒內就可確定目標資料文件，通過文件檢索軟件，實時共享檔案信息資源，并且這種檔案信息共享幾乎不會受到空間、時間的限制，也改變了傳統檔案管理工作模式，節省了大量時間和人力。

2　醫院檔案管理問題

2.1信息化管理程度低

當前，有些醫院受到資金、技術等條件的限制，對于檔案管理信息化的認知度較低，相關硬件和軟件設施不完善，使得醫院檔案信息化管理程度較低，辦公自動化遠遠沒有達到理想效果，信息化建設速度緩慢，在很大程度上影響了醫院檔案管理工作水平。

2.2檔案管理混亂

醫院是一個龐大、復雜的系統，不同科室資料眾多，檔案管理比較混亂，難度較大，資料查詢時需要耗費大量的精力和時間，檔案管理工作水平不高。

2.3檔案管理人員綜合素質水平低

辦公自動化環境下，醫院檔案管理需要大量的專業技術人才，但是很多醫院的檔案管理人員綜合素質水平較低，往往認為檔案管理工作非常簡單，在日常工作中馬虎大意，不重視檔案管理工作，積極性和主動性較差，還有些醫院為了減少人力資源支出，招聘兼職人員或者非專業人員負責醫院的檔案管理工作，很多管理人員沒有經過專業的崗前培訓，在后期管理工作中經常出現各種各樣的問題。

3　辦公自動化環境下醫院檔案管理方法

3.1健全醫院檔案管理制度

醫院檔案管理工作涉及大量重要信息，為了確保高效、穩定地開展醫院檔案管理工作，應積極健全醫院檔案管理制度，利用制度約束和規范檔案管理工作，強化檔案管理工作全責，使醫院檔案管理有章可循，推動檔案管理工作的標準化、統一化、規范化發展。在辦公自動化環境下，應注意檔案管理工作的快捷性、方便性和適時性，基于計算機信息化系統，加強檔案管理，規范檔案管理技術操作和業務流程，做好醫院檔案資料的標號、歸檔和整理工作，運用標準、統一的格式，實現醫院檔案資料的高效管理和科學歸檔。一旦醫院檔案管理工作中出現資料缺失或者整理錯亂問題，追究相關工作人員責任，強化其責任意識，不斷提高醫院檔案管理水平。

3.2構建信息化設備體系

辦公自動化環境下，應加快醫院檔案管理信息化建設，在檔案管理工作中積極運用各種先進的科學技術，為了更好地實施辦公自動化，提高醫院檔案管理水平，應積極補充各種信息化管理設備，實現檔案管理一體化。在醫院日常工作中產生的辦公文件資料直接傳送到檔案管理系統中，避免出現忘記統計或者檔案資料遺漏等情況，檔案管理系統可自動識別各類檔案資料，并及時將檔案資料信息和其他部門進行共享，檔案管理人員只需要利用管理系統接收相關資料文件，極大地提高了檔案管理工作效率，減少了人為失誤。醫院應加大對檔案管理信息化建設的資金和技術投入，積極發展檔案管理工作，由于醫院檔案文件資料具有較高的應用價值，也比較珍貴，包括醫院多年發展過程中的醫療成就和科研成果，所以檔案管理工作對于醫院可持續發展有著非常重要的現實意義。另外，積極應用各種辦公自動化設備，醫院檔案管理工作一方面要注重工作效率和工作質量；另一方面必須提高檔案管理的安全性，確保醫院各種檔案資料文件的安全性，定期對檔案管理信息系統進行升級優化，由專業技術人員復雜醫院檔案管理信息系統的日常管理和維護工作。

3.3提高管理人員綜合素質

醫院應注意提高檔案管理人員綜合素質，一方面提高檔案管理工作人員招聘門檻，多招聘一些專業的檔案管理技術人才；另一方面，對管理人員進行崗前培訓，明確醫院檔案管理工作職責和工作內容，還要不定期對其進行專業技能培訓，鼓勵管理人員積極學習先進的科學技術和知識，熟練運用各種檔案管理軟件，強化檔案管理工作責任意識，提高醫院檔案管理工作的規范性和實效性。

4　結語

辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作更加方便快捷，針對當前不同醫院還存在的不足和問題，應結合醫院自身實際條件，有針對性地進行改進和完善，加快醫院檔案管理信息化建設，全面提高醫院檔案管理工作水平。

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Study on Hospital File Management under the Office Automation Environment

WANG Kun
Tonghua Tuberculosis Hospital，Tonghua，Jilin Province，134001 China

Currently，the application of office automation system is more and more wide，and it provides great convenience for people's work，andhospital file management is a very important and complex job and involved in multiple contents，and we should adopt the scientific and effective management measures to enhance thehospital file management and continuously improve thehospital file management work level under the office automation environment aiming at the disadvantages and problems existing in the currenthospital file management.The paper analyzes thehospital file management characteristics under the office automation environment and introduces some problems at present，and elaborates related management methods.

Office automation；Hospital file management；Discuss

R7

A

1672-5654（2016）08（c）-0148-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.24.148

王坤（1975.1-），女，吉林通化人，大專，館員，主要從事醫院檔案管理工作。

（2016-05-27）