中外檔案管理活動的異同性對比

■楊綠汀

中外檔案管理活動的異同性對比

■楊綠汀

中外關于檔案管理活動的發展各有千秋，各具特色。國外檔案學的形成可以追溯至19世紀初，無論在理論或是實踐上都經歷了漫長的孕育和發展歷程。而在我國，“檔案學”一詞于20世紀30年代才正式出現，但我國是檔案管理方面是最悠久、取得成果最豐富的國家之一。

一、萌芽期：奴隸社會時期

我國檔案界關于檔案的起源共有三種觀點：一是認為在原始社會，人們以結繩、刻契、編貝等原始記事方法形成的記錄就是檔案；二是認為在原始社會后期，人們發明了文字和符號用于記錄社會活動所保存的記錄就是檔案；三是認為進入奴隸社會，當國家出現后需要用文書作為內部管理和對外交往的工具時，才產生了檔案。在國外，大多數學者也認為國家的成立和文字的出現是檔案產生的兩個先決條件。意大利檔案學者皮斯多萊茲曾指明：檔案學歷史源遠流長，其演進歷程與各國的政治組織形式和整體社會發展水平相適應。由此可見，在檔案的起源時間上，國內外均將其大致確定在人類社會發展的第一個階段——奴隸社會。

在中國，隨著夏朝的建立，以及文字等記錄符號的發明，檔案和檔案工作就已經開始萌芽。在這一時期，中外檔案具有以下共性：

（一）因地制宜的檔案載體與檔案內容

奴隸社會生產力水平低下，科學技術不發達，國內外檔案的記錄載體和檔案內容上具有相似性。在記錄載體上，當時人們只能就地取材進行檔案記載，如甲骨檔案、石刻檔案、紙草檔案、羊皮紙檔案、蠟板檔案等粗加工載體被加以利用；在檔案內容上，已產生如宗教檔案、皇權王室檔案、盟約、法典檔案、經濟檔案等。但這一時期，檔案的形成與研究并非源于檔案學者的鉆研所得，而是在史學家、文學思想家等群體不自覺的行為中孕育而生。

（二）“權利”的象征性

奴隸社會時期的檔案管理活動已經萌發，但尚未形成系統、科學的管理制度。在奴隸社會，檔案的利用具有明顯的階級特征，檔案被視為維護統治階級利益的有力“武器”，具有崇高的地位，被視為“權力”的象征。

（三）檔案管理活動粗放、浮泛

奴隸制社會時期，中外檔案的實際管理情況可以從檔案收集、檔案的整理和分類、保管和編目、鑒定和利用等方面進行評析：

1.檔案收集。中外檔案收集呈現出以下兩個特點：第一，具有混合收集的特征，檔案管理并未形成明確的專業界限。國家所收集的不僅包括檔案，還有圖書、印章、軍旗、錢幣、銅、陶等器物等。在國外，如古代羅馬，國家檔案庫負責收藏和保管公民議會、元老院等機構以及執政官、監察官、審判官和財政官等行政長官形成的檔案資料。第二，注重檔案收集工作。如在中國，1936年出土了武丁時期甲骨1.7萬余篇，它的大量出土可以證實殷商時期非常注重檔案的收集工作。

2.檔案整理和分類。此時已出現較為簡單的記載方法，但缺乏系統的整理和分類標準。如在古代羅馬，檔案管理采用“二元主義”的分類方法；在我國，周代施行“官職分工式”管理模式，統治者設立以“五史”為基礎的史官系統來分別司掌與之職責相應的文書典藏工作，以職官為標準的分工式是我國檔案分類發展的重要標志。

3.檔案的保管。檔案保管者在奴隸社已有較高的地位，主要由高級官員兼任，為了方便保管，衍生了檔案的簡單編目，如古代印度的著名宗教檔案匯集《吠陀》便編有索引，按照首字順序排列；古羅馬人按照時間順序謄錄發文副本而形成的發文謄錄薄，可以說是現代檔案檢索工具的萌芽。在我國，商朝設立守藏史，掌記載和保管典籍作冊，在我國西周時期，為了便于日常政務利用并更好地保存正本，創造性地設立了“檔案副本”制度和“金藤之匱”制度。

二、發展期：封建社會時期

從世界范圍來看，中國的封建社會從戰國時期（公元前475年）一直延續至1912年辛亥革命推翻清王朝，成立中華民國。而歐洲卻遲了1000多年，即公元475年在西羅馬帝國滅亡后才步入封建社會。

在這一時期，中國造紙術的發明和運用引發了封建社會檔案事業的一次新的變革。其次，由于封建社會封建制度的鞏固和發展，部分國家開始積極對外侵略擴張；此外，這一時期社會生產力得以提升，出現商業和手工業經濟，這些因素都促使檔案產生大幅度的發展。這一時期國內外檔案管理活動呈現以下異同性：

（一）國內外檔案在發展期的相似性

紙張的出現和運用揭開世界檔案史上的第一次變革。

1.紙張的出現與應用使檔案數量急速膨脹。法國的統計數據顯示，在1189年造紙術傳入歐洲后的1180-1223年間，每年所產生文件數量約為2500件，而到了1285-1314年間，這一數量已經增長至每年15000件。顯而易見，紙張的出現使國內外檔案數量倍增。

2.紙張的使用對檔案機構和檔案工作人員帶來了重大改變。第一，檔案機構的增加。除了服務于統治階層的機構，在國外還出現了莊園主檔案館、教會檔案館、殖民地檔案館等；第二，推動了檔案管理人員的專職化。前文曾指出，奴隸社會檔案具有混合收藏的特點，而隨著檔案數量增加，封建社會逐漸出現專職檔案人員，不兼顧、負責其他管理工作。

3.注重檔案的保管工作。國內外出現固定場所用于檔案保管。歐洲各國從13世紀開始紛紛建立起國王檔案館，如西班牙、沙皇俄國和德國等。在我國，漢朝出現石渠閣、蘭臺和東觀等檔案保管場所。到了唐宋時期，誕生了我國古代第一個專門檔案機構——甲庫，用于收集并保管官員人事檔案。

4.檔案的利用功能延伸。第一，檔案對外開放利用的思想已萌發。14-16世紀歐洲文藝復興時期，歐洲的歷史家們呼吁檔案資料要服務于哲學、歷史研究和思想復興，在這樣的社會思潮推動下，出現了少數檔案館允許歷史學家使用的新景象。第二，檔案用于教育、編史等。在我國古代，檔案的利用功能延伸至：一是教育編史。代表人物是孔子，他撰寫《春秋》時采用了逐年、月、日記載歷史事件的編纂思想，為檔案的編次順序提供了統一格式規范。二是典章制度的匯編。體現在各朝代為維護皇權會沿用或借鑒前朝檔案為本朝統治制度的建立提供參考。三是編史修志。最具代表性的是西漢司馬遷的《史記》，收集大量檔案材料進行匯總編纂。

（二）國內外檔案發展期的差異性

1.檔案的整理與分類。相較奴隸社會粗放式的實踐方法，在封建社會呈現檔案理論的躍進式發展。國外已逐漸形成檔案工作的理論體系，但我國相對滯后，僅由統治階級頒布檔案的管理制度。封建社會后期，國外的觀點主要有四個，“事由分類法”、“系統分類法”、“實用歸類法”、“合理演繹分類法”，這四類方法，為“來源原則”的誕生奠定了基礎，但也均存在一定的局限性。在我國，唐朝為加強封建統治、編修國史，明確了官修史書制度。可見，我國當時未形成普遍適用的體系性方法，但統治階級注重檔案整理和分類工作。

2.檔案學家和檔案學理論的萌芽。從上文可見，我國檔案管理活動及思想并非來源于專職的檔案學者的研究，而是來源于為統治階級服務的史官。而歐洲是在全球范圍內最早出現檔案學者和學術成果，如德國的拉明根于1632年出版了首創性的理論論著《總結報告——怎樣才算是一個完美的登記室》和《論登記室及其機構和管理》，是檔案分類理論研究的先驅，被譽為歐洲檔案學鼻祖；此外，被譽為意大利檔案理論的先驅的波尼法西奧，于1632年出版了第一部系統論述檔案工作的著作《論檔案學》，對后世檔案分類原則有很大啟發。

三、變革期：近代時期

從世界范圍來看，以1640年的英國資產階級革命為標志，世界歷史進入到近代。從檔案史發展的角度來看，1789年的法國資產階級革命的爆發不僅真正改變了檔案工作的封建性質，也推動世界檔案工作進入了一個嶄新階段。而近代中國檔案學的發展與國外相比呈現諸多不足。

（一）檔案學研究主體的界別性不同

辛亥革命后，我國檔案學理論誕生于行政界、教育界、史學界的聯合推動，而非真正的檔案學者推動。發展歷程如下：20世紀30年代，由政界開始了以文書檔案改革為主要內容的“行政效率運動”，吸引政界加入到檔案學研究的行列中，并出版專著。“五四運動”后，史學界對明清時期歷史研究豐富了我國檔案學研究內容。20世紀30至40年代，各類新式學校開辦推動了檔案學發展，而十三書檔案學“舊著”的問世標志著我國近代檔案學的誕生。“檔案學”作為一個學界名詞在1935年滕固《檔案整理處的任務及其初步工作》一文中正式被提出。

在國外，理論與專家的誕生都來源于檔案學專業界別，如影響最大的是1901年由德國國家機密檔案館館長邁斯奈爾提出的“鑒定理論體系”，其中“高齡宗卷應當受到尊重”的觀點，帶動各國相繼制定檔案的“禁毀年限”。德國檔案學家奧格出版的專著《檔案學的理論思想》第一次使用了“檔案學”概念。

相較而言，在當時，我國的檔案學研究仍然屬于副產品的知識輸出。而歐洲多個國家已有檔案學者就檔案學進行專業研究，且學術成果對未來檔案學發展具有非凡意義。

（二）檔案管理的職業性不同

從職業角度出發，我國的檔案事業只局限于機關檔案室的管理，未形成獨立的檔案職業，未形成國家到地方兩級建制的檔案館體系，也未立專門法。放眼國外，法國在1789年7月29日就頒布了《國民議會組織條理》，并成立了國民議會檔案館，議員阿曼·卡繆當選為國民議會檔案館館長。1790年9月，成立第一個綜合性檔案館，頒布《國家檔案館條理》。同年11月，建立地方檔案館體系，頒布《關于成立行政區檔案館的法令》，由此形成中央到地方兩級建制的國家檔案館體系。同時頒布世界檔案史上第一部專門的檔案大法《法蘭西共和歷二年穡月七日檔案法》，隨后，意大利、荷蘭、比利時等多國紛紛設立國家檔案館及地方檔案館。這些國家檔案館不僅是負責保存檔案，還擁有對地方檔案館的領導和監督職權。

（三）檔案館的服務定位性不同

在當時，我國檔案室僅可為學者使用提供查閱服務，并未對外開放。而國外的檔案館更多定位于服務普通民眾，在1790年法國《國家檔案館條例》中既已提出了“檔案開放原則”，規定國家檔案館每周需向公眾開放三天，國家公民可免費查用檔案。該原則被視為“檔案的人權宣言”，且當時法國已編制各種檢索工具，方便公眾查閱檔案。

國內外檔案事業發展存在差異性的同時，還存有部分相似性，如檔案專業教育均受到較大重視。1934年武昌文華圖書館專科學校在我國首開檔案管理專業，1946年殷鐘麒等人在重慶創辦私立崇實檔案學校。1821年2月12日法國建立檔案學院，成為世界上第一所檔案高等教育機構，與后來的奧地利維也納歷史研究學院和德國馬爾堡檔案學院并稱為“三代檔案學院”。

四、成熟與完善期：現當代時期

進入現當代時期，國外的檔案管理活動已趨于成熟和完善時期，涌現了大批知名學者和著作，對于各國檔案管理提供了充實完備的借鑒。在我國，新中國成立以來檔案管理工作取得突飛猛進的發展，改革開放至今，是我國現代檔案管理發展最快的階段。

相對之前，現當代時期的檔案管理既有維護國家利益和鞏固國家政權的作用，同時又是經濟和科學技術的發展的有力支撐，在繁榮文化事業、保存歷史記憶和維護個人權益等方面也發揮積極作用。

（一）國內外檔案管理工作的相似性

1.新型載體檔案的出現。造紙術與印刷術的出現引發了檔案載體的第一次變革，而隨著現代科學技術應用于檔案領域，新型檔案的出現帶來了檔案載體的第二次變革。全球范圍內出現的新型檔案主要包括照片檔案、影片檔案、錄音磁帶檔案、微縮膠片檔案、電子文件檔案、音像檔案等多種非紙質多媒體檔案，它們的出現對檔案工作產生了深遠的影響。

2.涌現大量檔案學者及創新觀點。國外方面，英國學者希拉里·詹金遜于1922年出版《檔案管理手冊》，在檔案鑒定工作方面提出“行政官員決定論”，在檔案分類和整理方面提出“檔案組合”概念，并對檔案人員的職責做了全面的論述。戴維·比爾曼的《電子證據——當代機構文件管理戰略》，詳細論述了電子檔案文件管理的意義與方法。在國內方面，80年代末由何嘉蓀和馮惠玲教授提出的“主客觀全宗理論”，創新的把來源看作“同一社會活動過程”，與電子文件管理的來源思想相結合，解決了從布倫內克到謝倫博格在來源上的雙重標準問題。劉新安、桑毓域教授等提出“檔案二元結構理論”，認為檔案是由文件的實體和文件之間的歷史聯系記錄構成。但由于語言的不同，我國很多原創性理論沒有及時走出國門，走向世界。

3.檔案利用的多元化與豐富性。國內外均明確地將社會民眾和政府機關視為服務對象主體，此外，不斷完善服務形式和服務類型，除了閱覽、咨詢、復制、外借、展覽、公布、出版等普遍用途外，各國還積極開展富有特色與創新的服務，如歷史教育基地、文化創意產品研發、視頻教學等休息利用，并注重法制保障和高科技技術支持，豐富民眾的文化休閑生活。我國積極探索數字檔案館、公共檔案館均是對此的探索。

4.檔案教育的發展呈體系化、專業化。國內外檔案教育已形成形式豐富、結構完整、教育層次更高、教師隊伍更大的檔案教育體系，注重理論與實踐相結合的特點更為突出，培養人才以綜合性復合人才為主，且注重國際化交流合作。在我國大陸地區，共有33所高等院校開設檔案學專業并招收學生，25所院校設立了檔案學專業碩士，4所院校招收博士生。

（二）國內外檔案事業發展的差異性

研究行為的集約化程度不同。在我國，檔案學的研究集約化程度低，研究者多數各自為政，研究成果重復性多，忽略了實證研究方法，研究工作帶有自發性和分散性。國外學者更注重學術的探究與協作。

通過以上梳理可以看出，可以說中國古代的檔案管理活動整體領先于國外，但近代以來檔案學的產生與發展大大落后于國外。他山之石，可以攻玉，通過對比借鑒，厘清不足，發揮長處，將“檔案夢”匯入偉大的中國夢中。

（作者單位：福建師范大學社會歷史學院）