淺談基層檔案管理工作

■邢永敏

淺談基層檔案管理工作

■邢永敏

基層單位的檔案管理工作是整個檔案工作中的一個重要組成部分，是真實再現(xiàn)基層工作歷史原貌的重要載體，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著能否充分利用檔案有效地發(fā)揮作用。作為一名基層檔案指導(dǎo)人員，我認(rèn)為基層檔案部門普遍存在意識缺乏、隊伍不穩(wěn)定、收集歸檔不齊全、不完整的問題。就我市的檔案管理存在哪些問題，如何能達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，談點個人認(rèn)識。

一、基層檔案館管理現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位，管理意識淡薄。作為一名基層檔案工作者，我認(rèn)為全市有很大部分的單位領(lǐng)導(dǎo)沒有真正重視檔案工作，檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況。單位的年度工作計劃總結(jié)中很少提到檔案工作，使其不能與其他工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展，這是普遍存在的問題。一個單位檔案建設(shè)的好壞，直接反映出領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，2006年我市某局因領(lǐng)導(dǎo)不重視導(dǎo)致檔案不按時接續(xù)，檔案丟失等現(xiàn)象，被衡水市檔案局給予處罰。還有一些部門檔案建設(shè)所需的人力、財力、物力很難到位，這也直接影響整個單位對檔案的重視程度。更認(rèn)識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性等。這種思想嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.檔案室管理機制和設(shè)施不健全。到目前為止我市還有20%的單位沒有設(shè)立獨立的檔案室，和行政辦公室在一起；還有的單位雖設(shè)立了檔案室，但里面堆放各種雜物，裝具不足，木質(zhì)檔案櫥具仍在使用。管理制度形同虛設(shè)沒有執(zhí)行落實，沒有真正實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一保管，文書、會計檔案立卷后各行其是。這即給檔案保管和利用帶來了諸多不便，又對安全保密工作留有很大隱患。

3.檔案人員隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)知識不高，檔案制度不健全。冀州市所轄范圍內(nèi)的10個鄉(xiāng)鎮(zhèn)多數(shù)都沒有專職檔案人員，誰上班來的最晚誰就管檔案。檔案管理人員還存在一身兼多職，沒有時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，使其不能規(guī)范整理本單位大量的檔案資料，有時也只是應(yīng)付而已。造成本單位檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，檔案管理混亂等。借出的檔案又不履行任何手續(xù)，時間一長檔案資料就不知去向，雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。人員的頻繁更換，使許多檔案管理人員沒有長遠(yuǎn)的思想觀念，更談不上鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，所以檔案業(yè)務(wù)知識貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了檔案管理工作水平的整體提高。

二、解決我市檔案工作中存在問題的措施

1.加強基層領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識，讓領(lǐng)導(dǎo)從思想上認(rèn)識到檔案的重要性。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案室管理工作的前提。爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持主要有兩方面：一方面要找準(zhǔn)檔案工作與經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的結(jié)合點，用工作效果的不可替代來爭取領(lǐng)導(dǎo)和社會重視，讓領(lǐng)導(dǎo)及群眾認(rèn)識到檔案的重要性；另一方面要主動爭取領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和部門了解、重視檔案工作。今年冀州市人民政府辦公室把檔案管理工作納入全年工作的重要議事日程，并擺在更加突出位置，與其它工作同部署、同考核，考核結(jié)果作為年終個人評優(yōu)評先的重要依據(jù)之一。同時，還印發(fā)了冀州市《關(guān)于做好2016年度檔案工作的通知》。不斷加大檔案工作的宣傳力度，增強全員檔案意識，使廣大人民群眾真正認(rèn)識檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進(jìn)和提高基層檔案室的建設(shè)工作。

2.加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠政府的投入。各級領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作上要舍得投入，各級機關(guān)要積極爭取上級部門和財政的支持。今年5月我市政府同意了冀州市檔案館的建設(shè)項目，總投資1210萬元，項目占地3752.03平方米，總建筑面積5071.52平方米，購置設(shè)備37臺（套），目前項目前期工作已經(jīng)展開。各個單位也應(yīng)逐步將檔案工作經(jīng)費做到年初的預(yù)算中，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好“七防”等配套保護(hù)措施，確保檔案安全管理，不丟失，不破損。有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理既有實踐性，又具有理論性，既具有完整性，又具有系統(tǒng)性，它對檔案員思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都有很高的要求。首先，舉辦檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班是從根本上提高檔案人員專業(yè)技術(shù)水平和實際工作能力的有效途徑，聘請有關(guān)專家就檔案有關(guān)知識和問題進(jìn)行授課，并現(xiàn)場講解，對全面推進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)揮著很大的作用。今年5月份我市舉辦了一次大規(guī)模的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，每個單位至少1人參加了培訓(xùn)，還有的單位多人參加；4月份我市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和10多個單位的檔案員還參加了河北省檔案局在衡水舉辦的培訓(xùn)班。其次，做到各部門檔案工作責(zé)任到人，是保證檔案工作順利開展的基礎(chǔ)。在深入基層摸清底數(shù)的基礎(chǔ)上，主動加強與各機關(guān)、企事業(yè)單位的聯(lián)系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)，選拔一批政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的人員充實到檔案隊伍中，夯實基層檔案管理的力量。

4.加強檔案法制意識的培育與提高。檔案法制意識是指要求依法管理國家檔案事務(wù)的思想觀念，檔案人員必然具有檔案法律至高無上的思想觀念，一旦全社會成員普遍樹立起檔案法制觀念，必然產(chǎn)生運用法律管理檔案、維護(hù)檔案安全的強烈要求。首先要大力普及宣傳《檔案法》和《河北省檔案工作條例》，宣傳依法治檔的先進(jìn)典型，增強全社會的檔案意識。6月9日國際檔案日，我市檔案局的同志們走上街頭發(fā)放檔案宣傳5000余份，大大提高了人們對檔案的認(rèn)識。其次檔案主管機關(guān)要強化檔案執(zhí)法主體意識，加強檔案執(zhí)法力度，真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。衡水市局每年的執(zhí)法檢查使許多單位提高了認(rèn)識。

（作者單位：冀州市檔案局）