做好疾病預防控制中心個人技術檔案管理的思考

劉雪玫，白應皓

云南省紅河州疾病預防控制中心，云南紅河州661199

做好疾病預防控制中心個人技術檔案管理的思考

劉雪玫，白應皓

云南省紅河州疾病預防控制中心，云南紅河州661199

為進一步規范管理疾控中心個人技術檔案，該文依據質量體系運行和實驗室資質認證工作的要求，闡述了個人技術檔案在疾病預防控工作中的作用、歸檔內容、整理方法以及存在問題，提出做好個人技術檔案管理的對策，為不斷發展的疾病預防控制工作提供服務。

疾病控制；個人技術；檔案思考

疾病預防控制中心的個人技術檔案是技術人員在技術活動中的工作經歷、業務水平、科研成果、繼續教育、實踐能力、業績榮譽及個人特長等信息的真實記錄和反映，是考核衛生技術人員綜合素質的依據，也是疾控人才信息的重要載體。就目前疾控機構的工作職能來談，必須擁有一支人才齊全、技術全面、能快速有效地應對突發公共衛生事件的專業隊伍，而加強專業技術人員個人技術檔案的管理，是實施疾控隊伍人力資源信息儲備和人才發展的基礎。因此，提高個人技術檔案的質量，對促進疾病預防控制工作的開展具有十分重要的作用。

1　個人技術檔案的作用

1.1為質量體系運行、實驗室資質認證工作提供保證

疾控機構在質量管理體系及實驗室資質認證工作中對技術人員的技術要求是相當嚴格、明確的,實驗室技術人員應具備相關授權資格、能力、培訓技能、專業資格和經驗證明等，這些記錄是實驗室資質認證現場評審的主要內容之一。因此，個人技術檔案材料的收集是不是齊全，檔案的整理是不是規范都直接影響到質量體系認證工作的運行，并且在疾病預防和科學研究工作中，是否按相關準則和法規，建立科學規范的管理體系，保證出具的檢測數據是否準確、可靠，都具有十分重要的作用。

1.2為人才流動、職稱評聘提供資料

個人技術檔案反映了技術人員的技術成長過程，是人才信息資源的重要組成部分，基本涵蓋了專業技術人員業務技術的全部內容。在人才流動時，可以依據個人技術檔案，針對專業技術人員的技術專長合理調配，流動到更適合的崗位，充分發揮技能，做出顯著成績。通過統計，可以了解單位內部專業技術人員的學歷、職稱、科技成果等多方面的情況，既可具體到人，為評聘技術人員提供及時、準確的信息，又能對單位整體技術水平作出分析，及時為領導提供信息，提高管理人員宏觀控制和決策的前瞻性、科學性。

1.3為疾控機構提供人才信息

疾病預防控制中心個人技術檔案對不同專業在崗技術人員的業務能力、專業技術水平、個人業績、以及資歷等職稱情況作出了完整的記錄，是評估專業技術人員技術能力以及業務情況的重要依據之一。疾病預防控制中心相關部門可通過對專業技術人員個人技術檔案的妥善管理與優化，為管理部門工作人員技術提供疾病預防控制機構內部各類專業人才的構成情況，以便領導能夠及時掌握隊伍構成與缺陷，通過對工作隊伍專業結構的系統分析，了解疾病預防控制中心人員隊伍存在的薄弱之處，有針對性地培養并合理應用疾病預防控制中心所需各類人才，提高專業技術人員在疾病預防控制中心中的合理利用率。同時，能及時發現專業隊伍的薄弱環節，對人員進行培訓，提高專業技術隊伍的整體素質，提供了重要的參考依據。

2　個人技術檔案的歸檔內容

疾控中心的個人技術檔案涉及內容多而廣，實行“一人一卷”，動態管理。根據質量體系運行、實驗室資質認證工作的要求，主要包括以下5個方面。

2.1專業技術人員基礎材料

主要包括履歷表、學歷學位證書及證明；各種專業技能考試、考核合格證、資格證、學分證等；參加各種科技研討會、專業技術會議、出國考察、進修學習、短期培訓、繼續教育等；以及能反映專業人員個人資歷和技術水平的各種材料。

2.2專業技術人員任職資格評聘材料

主要包括專業技術人員歷次任職資格證書及任職聘書。

2.3專業技術人員從事科研技術成果材料

主要包括專業技術人員業績工作總結、技術報告、公開發表的學術論文、論著等；參與各項科研項目獲獎證明、證書；發明創造專利證書等。

2.4專業技術人員考核材料

主要包括年度專業技術人員考核登記表、本人述職、培訓、進修學習情況總結；著作、論文及重要技術報告情況；完成的主要專業技術工作、創造發明及成果情況；工作失誤、失職情況；部門領導評鑒意見；考核委員會、小組審核意見；主管部門領導意見及被考核人意見等。

2.5專業技術人員其他材料

指專業技術人員參加各種專業學會、學術的聘書及榮獲的各種榮譽證書、學分等；獲獎榮譽證書。凡不宜歸入人事檔案，也不屬于文書檔案而確屬反映專業技術人員業務活動的材料，都應歸入個人技術檔案的范圍。

3　個人技術檔案的收集、整理

專業技術人員技術檔案實行個人專檔、動態管理原則。按技術檔案分類要求進行整理、編目，錄入電子表格，專業技術人員的技術檔案材料采取隨時收集與年終收集兩種方式，由檔案室提出材料的收集范圍、內容，專業技術人員按要求將需要歸檔或新增添的技術檔案材料復印件送交檔案室驗收、審核、歸檔，每年整理一次。整理完畢的檔案材料放入檔案盒內，由檔案室統一提供個人技術檔案。

組卷：檔案管理人員將收集齊全的個人資料，采取一人一卷進行組卷，一人編一個檔號。

排列：卷內材料排列按時間先后順序進行排列，將更新內容的復印件按逐年順序排列在相應的表格后；案卷排列按人員的先來后到順序編排。

著錄：制作相應的電子表格，將專業技術人員的信息錄入。如：人員基本情況表、進修學習表、參加學術活動登記表、專業技術工作授獎登記表、論文發表情況表、主要的學習經歷表、繼續教育情況表、歷年履職考核情況表等。

上架：采用盒裝方式，在背脊寫上姓名或者檔號，按順序排列，便于查閱。

4　當前個人技術檔案存在的問題

4.1歸檔意識不強

平時對個人技術檔案所需材料收集工作不積極，只為檢查而歸檔，一些重要資料未能及時歸入，忽略了利用個人技術檔案提供的人才信息，沒有意識到個人技術檔案對本人今后發展的長遠影響。

4.2管理方式落后

隨著科學技術和經濟的發展，疾控中心對專業技術人員的檔案信息有增無減，而且要求快速、準確、系統地提供，傳統的手工管理方式已不適應當前疾控中心日常工作的需求。

4.3檔案質量良莠不齊

個人技術檔案是實驗室認可的主要內容之一，缺乏檔案專業性，沒有明確的檔案整理方法和統一的歸檔表格，只是由檔案員憑經驗和要求來整理、制作表格。并且存入的檔案資料在時間、內容上沒有連貫性，造成檔案資料雜亂、內容不全，形成各家理各家的檔案，沒有統一的標準。

4.4個人專業技術檔案建檔困難，資料不完善

現階段，多數疾病預防控制機構針對個人專業技術檔案的歸檔工作還不夠規范，個人技術檔案歸檔具有無序性的特點，管理模式相對零散，查閱非常不便。一般情況下是專業人員在需要對某項工作進行檢查評審或需要進行職稱考核與晉升時才以突擊性的方式對檔案資料進行收集與整理。在這種突擊性的管理模式下，非常容易導致技術人員的檔案資料出現缺頁、缺件、丟失、甚至混亂無序的問題，難以為相關部門機構準確且及時的提供專業技術人員信息，管理無規范性可言。

5　作好個人技術檔案的對策

5.1實行檔案室統一指導，科室分級管理

由檔案室制定歸檔內容和歸檔要求，每年集中一次收集專業技術人員新取得的技術資料，按歸檔要求在科室內整理后，提交檔案室，再由檔案室審核歸檔。同時，根據疾控中心工作實際，制定個人技術檔案管理制度和實施細則，明確檔案責任人，配備專兼職檔案員，確立檔案管理人員崗位職責，將個人技術檔案納入科室年終目標責任考核。加大宣傳力度，使專業技術人員充分認識到個人技術檔案與自已的發展息息相關，形成把個人技術資料歸檔的自覺性和積極性。

5.2成立個人技術檔案管理領導小組

檔案的管理離不開單位領導的重視，讓中心領導加入到個人技術檔案的管理和指導中來，成立檔案管理領導小組，由中心主任任組長，各科室科長為成員，檔案室為下設辦公室。筆者認為，讓中心領導加入到檔案的管理和指導中，一方面可把涉及個人技術檔案的科室與檔案管理人員凝聚在一起，為個人技術檔案工作的順利開展搭建了平臺；另一方面提升了個人技術檔案在疾控中心工作中的地位，有利于促進疾控中心檔案管理整體水平的提高。

5.3保證個人技術檔案資料的齊全完整

為確保檔案資料的齊全完整，檔案室要與業務科室隨時保持聯系，專業技術人員在每一項業務活動結束時，要將證書復印件交檔案室，并在復印件上加蓋“與原件一致”和單位公章，以示歸檔資料的真實性和嚴肅性；檔案資料借出、借閱時，要有相應的登記制度，防止檔案流失，保證檔案的安全；專業技術人員的年終考核、職稱評聘、學分驗證、論文發表、科研成果等資料，所涉及的科室要及時提交檔案室歸檔；疾控中心每年一次的內部質量檢查，各科室要嚴把質量關，力求歸檔材料的齊全完整，保證檔案材料的數量和質量，真正為疾控中心專業技術人員服務。

5.4完善個人技術檔案的收集工作

在針對技術檔案進行收集與管理的過程中，應根據《疾病預防控制中心個人技術檔案歸檔范圍》的內容，制作并形成一個結構內容完善的表格，要求已經獲取專業技術職稱的技術人員在該表格中如實填寫當年所獲得的各項成績與成就，完善表格內容，并提交相應的復印件，不斷收集與補充。個人技術檔案材料的收集是檔案管理的前提和基礎，對保障個人技術檔案的作用具有重要意義。

5.5規范個人技術檔案的裝訂和書寫

收集的個人技術檔案資料之前是一份份散而無序的復印件或資料，要按《個人技術檔案整理規則》進行分類整理，裝訂成冊，放入檔案盒內，并且清晰地寫清案卷目錄，便于保管和查閱。如果花了大量時間和精力收集整理檔案，到最后裝訂和書寫不規范，將功虧一簣，即使檔案材料完整、齊全，其質量也將大受影響。因此，規范個人技術檔案的裝訂和書寫，是提高檔案質量的有效手段。

5.6逐步實現個人技術檔案管理信息化

隨著疾病預防控制工作的發展，專業技術人員面臨的工作任務越來越重，產生的技術資料也日益增多，傳統的手工管理方式已不能適應日常工作的需要，使用計算機管理檔案已勢在必行。根據技術檔案的要求，把每位專業技術人員的信息錄入計算機，建立人員信息數據庫，對錄入的信息進行及時更新與維護，確保檔案信息數據完整、真實、準確。利用計算機、掃描儀等現代技術和設備，將專業技術人員的畢業證、資格證、職稱證、榮譽證等制成PDF格式的圖片文件，保存在計算機中，使個人技術檔案形成雙效保存，便于快速、高效地查詢、檢索、統計、分析專業技術人員情況，為疾病預防控制工作提供人才信息。同時盡量實現個人技術檔案信息利用的網絡化，提高信息利用的效率，真正實現個人技術檔案信息化管理的目標。

總之，個人技術檔案是疾病預防控制機構檔案的一個重要組成部分，個人技術檔案管理工作既展示了檔案人員的專業技術水平，又體現了疾病控制隊伍的整體素質。只有不斷完善個人技術檔案管理工作，逐步形成具有統一標準、統一格式、統一保管要求，實現檔案管理信息化的格局，才能為不斷發展的疾病預防控制工作提供服務。

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Opinions on Doing a Good job in Individual Skill File Management in the Disease Control and Prevention Center

LIU Xue-mei,BAI Ying-hao
Honghe Prefecture Disease Control and Disease Center,Honghe,Yunan Province,661199 China

In order to further standardize and manage the individual skill files in the disease control and prevention center, the paper elaborates the function,file content,sorting methods and existing issues of the individual skill file in the disease control and prevention work and puts forwards the strategies of doing a good job in the individual skill file management thus providing service for the growing disease prevention and control work according to the requirements of quality system operation and laboratory qualification certification.

Disease control;Individual skill;File consideration

R197

A

1672-5654（2016）11（a）-0156-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.31.156

劉雪玫（1974.3-），女，河北南皮人，本科，副研究館員,研究方向：檔案管理。

（2016-08-07）